Produtividade: Como Lidar com Tarefas Inesperadas

 

 

Decisões

 

A menos que vivêssemos num mundo perfeito ou numa espécie de templo budista onde tudo ocorresse sempre de acordo com o planejado, temos que lidar, em nosso dia-a-dia profissional com emergências e situações inesperadas e interrupções frequentes. Saber lidar com essas situações é uma questão essencial.

Se você planejou bem a semana, priorizou bem as suas tarefas e atividades, deve ter separado algum tempo para situações inesperadas. O problema é quando não sabemos o que fazer e acabamos caindo na armadilha da multitarefa e da perda de tempo.

Para enfrentar esses desafio, o fluxograma abaixo, transcrito do livro GTD – Fazendo as Coisas Acontecer, de David Allen, nos fornece um roteiro completo de como lidar com essas situações

GTD Fluxograma

Assim  que um evento inesperado surgir, a primeira providência é avaliar se ele exige algum tipo de ação. Se não requer ação, deve ser uma informação de referência (cópia de ata de uma reunião, material para simples leitura, etc), e que deve ser arquivado para ser examinado posteriormente se for o caso.

Se exigir alguma ação, temos quatro alternativas:

1 – Dizer Não

Você não precisa nem deve aceitar tudo que lhe é pedido para fazer. Saber dizer não é uma atitude assertiva, sábia e não um ato de grosseria, se dito polidamente, mas com firmeza. Assim, se não puder fazer uma determinada tarefa que lhe é solicitada e se puder adotar essa atitude sem que isso lhe cause algum tipo de problema (um pedido urgente de seu chefe, por exemplo), diga não sem hesitações.

2 – Delegar a tarefa

Nem tudo que precisa ser feito deve ser feito por você. Se há outra pessoa em sua equipe ou outro colega que possa fazer isso, delegue a tarefa. Não assuma obrigações que não possa atender e saiba procurar ajuda quando necessário.

3 – Fazer

Se o evento ou tarefa tiver uma duração de dois a cinco minutos para ser feito, então faça logo. Ficar adiando pequenas tarefas só acumula mais pendências e aborrecimentos. Então, tire o problema de sua cabeça e faça-o imediatamente para que possa se dedicar a coisas mais importantes assim que terminar.

Para que as tarefas não se acumulem, anote essa atividade que acabou de surgir em sua lista de tarefas, coloque no lugar daquela que estava realizando e faça-a em lugar dela. Ao concluí-la, não pule para outra atividade e retorne aquela que deixou inconclusa e termine a sua execução. Isso é diferente de ser multitarefa e fazer duas coisas simultaneamente, mas, ao contrário, significa ter uma sequencia e fazer uma tarefa de cada vez. A diferença parece sutil, mas é muito importante para sua produtividade.

4 – Priorizar

Se a tarefa exigir mais tempo e você tiver que fazê-la de qualquer jeito, torna-se necessário definir uma data em sua agenda ou calendário para que seja executada. Escreva o dia em que precisa ser feita, estime a duração e volte ao que estava fazendo.

Em qualquer uma das situações acima descritas, o evento não é negligenciado e uma ação é definida para ele, o que evitar problemas e esquecimentos. Utiliza o fluxograma de ação como um instrumento de trabalho diário e recorra a ele sempre que precisa tomar decisões quando coisas não planejadas acontecerem.

 

O modelo 6Ws no Processo de Coaching

Modelo 6whs 2

 

O modelo 6Ws engloba todos os tipos de situações de coaching e pode ser utilizado tanto num processo de coaching formal quanto no coaching informal, numa situação típica do ambiente de trabalho. Envolve uma conversa breve e focada, com o objetivo de desenvolver habilidades, enfrentar problemas, promover mudanças comportamentais e muitos outros.

Os 6Ws referem-se ás palavras inglesas where (onde), e what (o que), as quais podem ser empregadas para identificar:

  • onde a pessoa está (where)
  • aonde ela quer chegar (where)
  • o que a impede de chegar lá (what)
  • quais são os seus pontos fortes (what)
  • o que pode ajuda-lo a atingir seus objetivos. Quais os recursos necessários (what)
  • como saber e avaliar que ele chegou onde queria. O que precisa acontecer para que o objetivo seja considerado alcançado. Quais são os indicadores (what)

Modelo 6Ws

 

1 – Situação atual: onde a pessoa está no momento? Exemplos: posição, desafios, conquistas pessoais e profissionais;

2 – Situação desejada: aonde a pessoa pretende chegar? Exemplos: objetivos pessoais e profissionais, ambições, planos, metas a atingir, problemas a superar…..

3 – Obstáculos: quais são os impedimentos para chegar à situação desejada? Fatores ou limitações pessoais, crenças, medos que podem estar no caminho….

4 – Forças: quais são seus pontos fortes, pessoais e profissionais, que podem ser alavancados para o crescimento e desenvolvimento.

5 – Estratégias: quais são as melhores estratégias a serem implementadas para atingir o objetivo desejado. de modo a reforçar os pontos fortes e minimizar os obstáculos: mudança de comportamento, mudança de crenças, desenvolvimento das habilidades e competências.

6 – Indicadores: quais são os indicadores mensuráveis do sucesso? Exemplos: mudanças específicas no comportamento, objetivos específicos registrados dentro de um determinado espaço de tempo.

Modelo 6Ws 3

 

Passos para implementação

Passo 1 – fazer com que a pessoa reconheça que há um problema;

Passo 2 – discutir alternativas de soluções;

Passo 3 – obter a concordância e o comprometimento da pessoa para entrar em ação e superar ou solucionar o problema;

Passo 4 – fazer o acompanhamento (follow-up) e medir os resultados.

 

 

 

Dê vida a seus objetivos com a PNL

Metas e Objetivos 2

 

Todos sabemos da importância de estabelecer metas e objetivos que sejam desafiadores, motivadores, mas realistas, e que nos impulsionem a atingir o objetivo a que nos propomos. Assim, talvez você já esteja familiarizado, ou pelo menos já conheça, o método SMART, que significa que os objetivos devem ser Específicos (S de specific em Inglês), Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais, ou seja com um tempo determinado para acontecer.

A abordagem da Programação Neurolinguística (PNL) para tornar os objetivos SMART ainda mais abrangentes é conhecida como “o processo dos objetivos bem formados”, e requer que algumas perguntas sejam respondidas para explorar o “como”, “por que”, e “para que” do resultado desejado. Ao seguir esse processo, se pode entender os verdadeiros motivos de se querer atingir uma meta, e pesar os prós e os contras do sucesso em oposição ao fracasso.

Quando o resultado desejado atender aos critérios abaixo, ele satisfará as condições de “objetivo bem formado”. Para tanto, faça a si mesmo as seguintes perguntas em relação a cada objetivo ou resultado desejado.

  1. O objetivo está fundamentado em algo positivo?
  2. O objetivo foi iniciado por mim, será mantido por mim e está sob meu controle?
  3. O objetivo descreve o método das evidências, ou seja, quando ou como você saberá que ele foi alcançado?
  4. O contexto do objetivo está claramente definido (onde, como, com quem ele acontecerá)?
  5. O objetivo identifica os recursos necessários?
  6. Avaliei se o objetivo é ecológico?
  7. Sei qual o primeiro passo que preciso dar?

Metas e Objetivos NLP

 

1 – O objetivo está fundamentado em algo positivo

Criar objetivos com palavras positivas é um passo crucial para a sua fixação. Muitas pessoas, porém, só sabem dizer o que NÃO querem e não o que querem atingir em lugar disso. Ocorre que nosso subconsciente não reconhece a palavra não é só se concentra no que vem a seguir.

Ter objetivos negativos como “não quero mais fazer esse tipo de trabalho” pode afetar de forma adversa a chance de sucesso, porque acaba focando no que não se quer. Em vez disso, mantenha a linguagem em termos positivos e reestruture objetivos de negação em positivos. Exemplo: “quero ter um trabalho que tenha a ver com a minha paixão por educação”, por exemplo.

Assim, pergunte-se: O que você realmente quer? O que mais você quer os preferiria ter?

Além de ser positivo, um objetivo deve ser específico. Objetivos vagos como “quero ser feliz” ou “quero ser uma pessoa de sucesso” ou “quero uma carreira de sucesso”, são difíceis de determinar, porque nos tiram o foco daquilo que especificamente queremos obter ou realizar.

2 – O objetivo é iniciado e será mantido por mim e está sob meu controle?

É comum  que algumas pessoas tenham objetivos que, na realidade, atendem os desejos de outra pessoa, ou um problema que outra pessoa quer que seja resolvido, tais como: “minha esposa quer que eu perca peso, porque se preocupa com a minha saúde”. A probabilidade de sucesso no alcance desse objetivo será muito maior se vier de dentro, dizendo, por exemplo, “quero perder …quilos para me manter em forma e ter mais energia”

Da mesma forma, se o objetivo for “quero que os diretores me promovam no próximo ano/semestre etc” é preciso  entender que talvez os diretores tenham outros planos e, como esse objetivo não está sob seu inteiro controle, você deve fixar metas que lhe dê  visibilidade profissional e o coloque na melhor situação possível para ser promovido, já que a decisão de promove-lo está na mão de outras pessoas.

As duas perguntas seguintes ajudam a assumir o controle da situação:

  • estou fazendo isso para mim ou para outra pessoa?
  • o resultado esperado depende somente de mim? Em caso contrário, o que posso fazer para que o controle dependa de mim?

3 – O objetivo descreve o método das evidências?

O método das evidências é uma forma de perguntar: “Quando você saberá se atingiu seu objetivo? A maioria das viagens tem um destino pretendido especifico, embora o caminho entre o ponto de partida e o de chagada possa ser desconhecido.

Assim, as perguntas seguintes tem a especificidade sensorial de ajudar as pessoas a refletir sobre objetivos que ainda estão muito vagos ou com resultados não claramente especificados:

  • como você saberá que está conseguindo o objetivo desejado?
  • o que você estará fazendo quando o conseguir?
  • o que estará vendo, ouvindo ou sentindo quando o tiver conseguido?

Com esse última pergunta, você estará imaginando os aspectos visuais, auditivos e sinestésicos (sentir) do objetivo desejado e, com essa experiência sensorial fixada na memória, seu subconsciente começa a trabalhar para auxiliar no atingimento do objetivo desejado.

4 – O contexto do objetivo está claramente definido?

Definir o contexto em que você quer atingir um objetivo permite uma maior especificidade. O contexto se refere ao momento, lugares e pessoas envolvidas. A resposta á pergunta “Onde, quando e com quem você quer atingir seu objetivos”? ajuda a definir com mais precisão o que você quer, ao eliminar o que você não quer.

Ao definir, por exemplo, quando se quer fazer alguma coisa, podemos identificar os passos que precisam ser implementados para isso. Por exemplo, o objetivo “Quero me mudar quando eu puder pagar por uma casa com vista para o mar” pode fazer com que você perceba que precisa aumentar sua renda antes de considerar o projeto de mudança.Portanto, o objetivo que se impõe, no caso, é atualizar e melhorar o currículo e pesquisar oportunidades de melhor remuneração antes de olhar a nova casa.

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5 – O objetivo identifica os recursos necessários

Recursos abrangem uma ampla gama de itens, que incluem: tempo, dinheiro, energia, habilidades, fontes de informação, pessoas que apoiem, equipamentos necessários (computadores, maquinário, etc), mentalidade positiva e boa saúde e disposição física.

As quatro perguntas que se seguem ajudam a identificar quais recursos, dentre os que já dispomos ou que precisamos adquirir, vão possibilitar o atingimento de nosso objetivo:

  • que recursos você tem agora?
  • que recursos você precisa adquirir?
  • há evidências de que você já foi capaz de atingir esse objetivo antes?
  • o que aconteceria se você já tivesse todos os recursos necessários?

Essa última pergunta – agindo como se os recursos já estivessem disponíveis – ajuda a pessoa a reconhecer e mudar qualquer crença que possa estar lhe limitando, além de ajudar a calibrar o seu objetivo caso este não esteja bem formulado.

6 – Avaliei se o objetivo é ecológico?

Na PNL, objetivos ecológicos são aqueles que combinam e se harmonizam com todas as áreas da vida de uma pessoa. Se, por exemplo, alguém quer montar um novo negócio, qual será o efeito na sua saúde ou em relação aos demais membros da família? O que uma pessoa tem a perder ou ganhar se inscrevendo num curso de pós-graduação?

Para avaliar se seu objetivo é ecológico, pergunte-se: “Qual o verdadeiro propósito que me leva a querer isso”? ” O que irei ganhar ou perder se consegui-lo”? “Existe alguma parte ou papel dentro de mim que tenha objeção a essa meta”? ” O que me impediu de ter criado esse objetivo no passado”?  “Ao alcançar esse objetivo, todas as pessoas e situações de minha vida mudarão de forma positiva”?

Caso algumas dessas perguntas o tenha incomodado e o levado a refletir, não hesite em parar antes de partir para a ação. Pense e veja se é realmente se é isso o que você quer de verdade. Converse com as pessoas envolvidas, busque mais informações, faça novas perguntas. É melhor rever seus planos antes que eles se concretizem do que se arrepender pelo tempo e energia gastos desnecessariamente e interrompê-los mais adiante.

7 – O objetivo identifica o primeiro passo que devo dar?

Para transformar seu sonho em realidade concreta você tem que tomar aquele primeiro passo vital, porque sem ele não terá disposição suficiente para dar o próximo passo, o próximo….. e depois o seguinte.

A ação é o ingrediente principal do sonho a ser realizado, da ideia a ser concretizada, da meta a ser atingida. A execução nada mais é do que uma série de ações encadeadas, sempre voltadas para a consecução de um objetivo, o que exige envolvimento. Portanto, o primeiro passo no caminho dos seus sonhos é a ação e a caminhada até a sua realização é a execução.

 

Produtividade: Comece pela Tarefa mais Dificil

Eat that Frog

 

Em seu best-seller “Eat That Frog“” (literalmente, “Coma aquele Sapo“) o autor Brian Tracy diz que devemos começar o dia fazendo a tarefa que nos parece a mais difícil porque geralmente é aquela que nos traz mais resultados ou consequências se deixar de ser feita.

Eat That Frog Mark Twain

 

Segundo a recomendação de Mark Twain, se sua primeira ação toda manhã é comer um sapo vivo, você pode passar o resto do dia com a sensação de saber que, não importa o que acontecer no restante do dia, nada poderá ser pior.

No caso, seu “sapo” é a maior a mais importante tarefa, aquela que você tem mais chances de procrastinar se não resolver trabalhar nela de uma vez por todas, já que a tarefa que pode exercer o impacto mais positivo e gerar os melhores resultados.

Voltando á referência de Mark Twain, se tiver que escolher entre dois sapos, coma logo o mais feio. Ou seja, se você tem duas tarefas pela frente, comece pela mais importante, trabalhosa e difícil. Discipline-se para começar imediatamente e seguir com ela até finalizá-la e só depois passar para a tarefa seguinte.

Pense na tarefa como um teste, um desafio pessoal e resista á tentação de começar pela mais fácil. Lembre-se a todo momento que uma das decisões mais importantes que se pode tomar todos os dias é resolver o que se fará imediatamente e o que será deixado para depois.

Segundo Brian, o segredo para alcançarmos altos níveis de desempenho e produtividade é ter o hábito de resolver a tarefa mais importante logo pela manhã. Desenvolva a rotina de “comer esse sapo” antes de qualquer outra coisa, sem perder tempo pensando no assunto.

Principais destaques do livro

1 – Defina seu propósito

Pegue uma folha de papel e elabore uma lista com 10 objetivos que você deseja alcançar em um ano. Escreva-os como se esse tempo já tivesse ocorrido e seus planos já fossem realidade. Use a primeira pessoa do singular e em um tom positivo para que seus objetivos sejam imediatamente aceitos por seu subconsciente. Por exemplo: “Eu estou ganhando…… reais por ano”, “Estou pesando…..quilos”, ou “Moro num lindo apartamento de….quartos, no bairro….”

Revise a lista e selecione a meta que, se alcançada, causará o impacto mais positivo em sua vida. Escreva-a numa folha á parte, estabeleça um prazo para sua realização, trace um plano de ação, e a cada dia faça uma coisa que o torne mais próximo dessa meta. Esse exercício, por si só,pode mudar a sua vida.

2 – Planeje cada dia

Planejar é trazer o futuro para o presente de modo a fazer algo a respeito agora – Alan Lakein

Comece hoje mesmo a planejar o dia, a semana e o mês, numa folha de papel ou em algum meio digital, e elabore uma lista com tudo o que precisa fazer acrescentando os itens que forem surgindo no caminho.

Organize seus principais projetos e tarefas por ordem de prioridade por ordem de prioridade, partindo do essencial para o menos importante. Ponha suas ideias no papel ou em um dispositivo digital e trabalhe sempre com base nessa lista

3 – Aplique o Principio 80/20 ou Lei de Pareto

Identifique na sua lista de objetivos, projetos e tarefas quais deles estão entre os 10% ou 20% das tarefas que representam 80% ou 90% dos seus resultados e comprometa-se a investir mais tempo nas poucas tarefas que podem fazer a diferença em sua vida e em sua carreira e a perder menos tempo em atividades triviais

4 – Reflita sobre as consequências

Revise suas lista de tarefas, atividades e projetos com regularidade, sempre com a seguinte pergunta em mente: “O que terá mais consequências positivas em meu trabalho ou na minha vida pessoal”?

Determine a tarefa mais importante e discipline-se a buscar, de maneira contínua, o uso mais produtivo de seu tempo. Lembre-se das palavras de Goethe: “Basta se engajar,  e sua mente dará a partida.Comece, e o trabalho será concluído”

5 – Pratique a procrastinação criativa

Imagine-se recomeçando do zero em todos os aspectos de sua vida e pergunte-se: “Se já não fizesse essa atividade há tanto tempo, e se na época em que comecei tivesse os conhecimentos que tenho agora,  eu a adotaria em minha vida novamente”? Se a resposta for não, você está diante de um candidato perfeito para a eliminação ou a procrastinação criativa.

Avalie todas as suas atividades pessoais e profissionais com base em sua situação atual e abandone pelo menos uma imediatamente ou pelo menos a adie para concentrar seus esforços e atenção nos seus objetivos mais importantes.

6 – Use o Método A  B C D E

Crie uma lista de tudo que tem que fazer ao longo e, em seguida, antes de começar cada tarefa, escreva as letras A,B C D e E ao lado de cada uma. Um item A é algo fundamental que você precisa fazer o pode acarretar consequências mais sérias, sejam positivas ou negativas, caso não sejam concluídas Se há alguma outra tarefa que se enquadre nesse item, organize-as por prioridade: A1, A2, A3 e assim por diante, sendo a A1 a mais importante.

Entre os itens B estão as tarefas que você deveria fazer mas que geram consequências menos graves e não têm a mesma importância de uma A. A regra aqui é nunca iniciar uma tarefa B se houver uma A por terminar.

A tarefa C é aquela que seria interessante fazer mas que, em última análise, não faz a menor diferença se deixar de ser feita (almoçar com um colega de trabalho, um problema pessoal sem maior importância, etc), ou seja, atividades sem maior impacto em sua vida profissional.

A tarefa D é aquela que pode ser delegada. A regra á delegar tudo o que puder para que sobre espaço para as tarefas A que somente você pode desempenhar. 

A letra E inclui tudo aquilo que pode ser eliminado, algo que talvez já tenha sido importante mas que hoje não tem mais relevância. Muitas vezes é uma atividade que você continua a fazer por hábito ou predileção. No entanto, cada minuto gasto numa atividade E é um tempo tirado de uma tarefa A.

7 – Concentre-se nas áreas que geram resultados fundamentais

Identifique as áreas de resultados-chave para seu cargo. Anote os resultados importantes que você precisa alcançar e atribua-se uma nota de 1 a 10 em cada área e, em seguida, determine a habilidade fundamental que você precisa desenvolver e que o ajudará a desempenhar melhor aquela  função.

Mostre essa lista a seu chefe e converse com ele pedindo-lhe em feedback honesto. Converse sobre suas conclusões com sua equipe e colegas de trabalho. Converse também com sua família. Habitue-se a fazer essa análise regularmente ao longo de toda a sua carreira e nunca pare de evoluir.

8 – Organize seu ambiente de trabalho

Dê uma olhada em sua mesa de trabalho e pergunte-se: “Que tipo de pessoa trabalha num ambiente como este”? Quanto mais limpo e organizado for seu ambiente de trabalho, mais positivo, produtivo e confiante você se sentirá.

Comece por organizar a mesa de trabalho, deixando apenas o material necessário para cumprir a sua tarefa principal, sem ter que levantar-se muitas vezes para localizá-lo, e certifique-se de que tem tudo a seu alcance: papel, caneta, pendrives, agenda, etc.

9 – Dê um passo de cada vez

Selecione qualquer objetivo, tarefa ou projeto que esteja procrastinando e elabore uma lista com os passos que precisará dar para completá-lo e dê esse primeiro passo imediatamente. Ás vezes, tudo o que se precisa fazer é começar e se concentrar em finalizar um item da lista. Depois é só terminar outro, mais outro….e assim por diante. Siga com essa disciplina e ficará surpreso com a velocidade de seu progresso.

10 – Aprimore suas principais habilidades

Identifique as principais habilidades que poderão levá-lo a alcançar melhores resultados.Determine as competências fundamentais que precisará desenvolver para se tornar uma referência em sua área. Estabeleça um objetivo, trace um plano e comece a trabalhar nele para tornar-se um especialista.

Estabeleça um plano de aprimoramento. Leia textos e livros sobre sua área de atuação, participe de cursos e seminários de especialização. Participe de congressos, palestras, workshops que tenham a ver com sua atividade, escute programas de rádio e podcasts ou audiolivros enquanto se desloca para o trabalho. Em média, passamos de 500 a 1.000 horas em trânsito por ano. Transforme esse tempo num momento de aprendizado para se tornar uma das pessoas mais bem informadas, competentes e bem pagas em sua área.

11 – Identifique suas maiores limitações

Identifique seus objetivos mais importantes atualmente. Qual deles exerceria o efeito mais positivo em sua vida pessoal caso fosse alcançado? Qual realização impactaria mais positivamente a sua vida profissional?

Agora, pergunte-se? “Qual a limitação interna ou externa está impedindo ou atrasando o cumprimento  desse objetivo”? “Por que eu ainda não conclui essa tarefa ou projeto”? “Que fator interno, o que está dentro de mim, que está me atrapalhando”? Seja qual for a resposta, comece a trabalhar imediatamente para eliminá-la. Dê o primeiro passo

12 – Ponha pressão em si mesmo

Estabeleça prazos finais e parciais para suas atividades e crie uma forma de se pressionar. Eleve seus padrões e não se exima da responsabilidade. Quando definir um prazo para entrega de um trabalho, mantenha-se firme e procure terminá-lo antes da data prevista. Desenvolva um sentido de urgência.

Antes de começar um trabalho ou projeto importante, descreva todas as etapas no papel.Em seguida, defina o tempo estimado de duração de cada tarefa. Por fim, comece a correr contra o relógio e procure entregar o trabalho antes do prazo. Transforme o trabalho num jogo e jogue para vencer!

13 – Motive-se a agir

Controle seus pensamentos e lembre-se de que você se torna naquilo em que pensa. Assim, procure pensar sobre o que deseja atrair e não nas coisas que não quer para si. Mantenha o pensamento opositivo e aceite as responsabilidades pelos seus atos e por tudo o que acontece com você.

Jamais critique ou culpe os outros por seus resultados. Em vez de dar desculpas, procure progredir. Mantenha seus pensamentos e energia focados no que você pode fazer para melhorar sua vida e ignore o resto.

 

 

Diferenças entre o Business e o Executive Coach

Business Coach

 

Tanto o business como o executive coach estão voltados para o aumento do desempenho de alguma forma. Ambos exigem treinamento formal com coaches preparados e reconhecidos em seu campo de atuação, além de reunir experiência em níveis superiores da organização.

As principais diferenças entre o business e o executive coach estão em seu foco e na abordagem de atuação.

Business Coaching

Os clientes são normalmente os proprietários e diretores de pequenas e médias empresas que necessitam de aconselhamento e orientação na melhoria de desempenho operacional. Por meio de dialogo e de sessões estruturadas, o coach estimula o cliente a implementar novas estratégias e aumentar a performance do negócio, através do estabelecimento conjunto de metas e alvos específicos a serem atingidos durante o contrato de coaching.

O foco do business coach consiste em fornecer apoio e estimular ações que levem o cliente a atingir o objetivo do negócio, concentrando-se nos múltiplos aspectos das funções de uma organização, como marketing, vendas, publicidade, RH, operações, finanças, etc, para atingir o plano estratégico definido e o crescimento do negócio desejado

 

Executive Coach

 

Equipe dos sonhos

Esse profissional geralmente trabalha com gerentes seniores, CEOs, diretores e donos de empresas que utilizam o aprendizado para elevar o seu desenvolvimento a uma patamar superior. Isso pode incluir melhor equilíbrio dos relacionamentos interpessoais, preparo para uma mudança de papel na empresa, gestão de stress, enfrentamento de um desafio específico em uma ou mais áreas da organização..

O executive coach tem por foco o aumento da performance do executivo e o desenvolvimento de sua carreira e das habilidades que seus objetivos profissionais exigem. Por meio desse processo, é possível trabalhar efetivamente e diretamente na melhoria dos resultados do negócio.

Áreas de atuação do business coach

Os resultados do business coach abrangem desde o desenvolvimento de relações mais fortes com os clientes até na expansão e aperfeiçoamento de uma base de mercado mais ampla que levem a uma mudança no andamento dos negócios. Os business coaches podem atuar com empreendedores, desenvolvimento de um pequeno e médio negócio e até com grandes corporações.

A lista a seguir destaca algumas das principais áreas em que o business coach é chamado a atuar:

Planejamento estratégico

  • atrair mais negócios;
  • identificar novos targets (alvos) e oportunidades de investimento futuro;
  • melhorar o serviço ao cliente;
  • oferecer estrutura, direcionamento e foco;
  • monitorar e avaliar as ações;
  • direcionar as pessoas para adotar as melhores soluções, simplificar os processos e procedimentos visando assegurar a produtividade e satisfação do cliente;
  • promover a iniciativa e responsabilidade, encorajando os gerentes para que sejam responsáveis em relação a toda a organização e não apenas em relação ao próprio trabalho;
  • aumentar a motivação;
  • oferecer feedback objetivo, mas sem interferência nas decisões do negócio;
  • elevar a consciência quanto à aplicação e utilização dos recursos;
  • expandir o escopo das informações, ideias e soluções disponíveis

Planejar os relacionamentos interpessoais

  • descobrir e alavancar o potencial e a criatividade;
  • eliminar os fatores de stress no trabalho;
  • coordenar a vida pessoal e a carreira;
  • aumentar a capacidade de lidar e receber as mudanças e transições;
  • melhorar a concentração, confiança e tomada de decisões. Eliminar os medos e as ansiedades de performance;
  • networking: buscar o oferecer apoio a outros proprietários de negócio; compartilhar ideias, informações e recursos;
  • ajudar os proprietários e diretores em suas interações com executivos, subordinados e funcionários de outros escalões, e investidores;
  • melhorar as habilidades de negociação com o staff interno, clientes e fornecedores externos.

De acordo com a pesquisa The 10th Coaching Survey (Sherpa Coaching, 2015), não há um padrão de duração para um programa de business coach, porém o processo costuma estender-se de 6 a 12 meses. Um trabalho mais intenso e abrangente, que envolva, por exemplo,  mudanças nos negócios e em seus resultados, pode levar até 18 meses para que os resultados se consolidem a apresentem uma base sólida e sustentável.

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10 Dicas e Citações para aumentar a sua produtividade

Time Management

 

Você gostaria de ter mais tempo para suas atividades mais importantes? Você tem o sentimento de que está cada vez mais ocupado, mas não está sendo produtivo? Gostaria de sentir-se altamente produtivo, com um sentimento de realização ao final de cada dia e mais tempo disponível para fazer o que realmente gosta?

As dicas e sugestões que se seguem foram extraídas do livro “The Seven Keys to Life Sucess” ( As sete chaves de uma vida de sucesso, numa tradução livre) de Preston Ni, intercaladas com citações famosas sobre o assunto.

1 – Não confunda ocupação com produtividade

Pessoas altamente produtivas estão normalmente menos ocupadas do que aquelas que se sentem frequentemente sobrecarregadas.

“Ser ocupado não é o suficiente. As formigas o são. A questão é saber em que você está ocupado” – Henry David Thoreau;

2 – Não confunda urgência com importância

Tarefas urgentes e que aparecem  de ultima hora não necessariamente significam prioridades

” Seu tempo é limitado, por isso não o desperdice com prioridades alheias” – Steve Jobs[

” Se você quer fazer bom uso de seu tempo, você tem que saber o que é mais importante e lhe dedicar toda a atenção” – Lee Iacocca

Time Management 2

 

 

3 –  A chave da administração do tempo é a auto-administração

” A noticia ruim é que o tempo voa. A boa notícia:você é o piloto” – Michael Altshuler

4 – Lembre-se da regra 80/20 de administração do tempo

A regra 80/20 ou Principio/Lei de Pareto, diz que 80% do que produzimos em determinado momento provém de 20% de nossas atividades. Assim, procure focar e realizar as tarefas mais importantes que se incluem nesse percentual e se sentirá mais produtivo e realizado ao final do dia

” Um homem pode obter apenas uma semana de valor ao longo de um ano, enquanto um outro pode extrair um ano de valor em apenas uma semana” – Charles Richards.

” Eu sou pago não pelo número de horas de trabalho, mas pela importância do problema que resolvo” – Anônimo.

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5 – Use um bom planner ou calendário que lhe permita alocar tempo e espaço para as tarefas mais importantes

” Devo administrar o relógio e não ser gerenciada por ele” – Golda Meier

6 – Separe tarefas e compromissos obrigatórios do tempo disponível para outras atividades

Em seu planejamento diário ou agenda, bloqueie o tempo a ser utilizado em compromissos e tarefas previamente agendadas. O que não estiver nesse período é o seu tempo discricionário, que é aquele que você pode administrar.

” Entenda que agora você está criando o seu próximo momento – e este é que é real” – Sara Paddison

7 – Faça uma lista diárias de tarefas

” Este momento, como qualquer outro, é um bom momento, desde que você saiba o que fazer com ele” – Ralph Waldo Emerson

8 – Priorize a sua lista de tarefas

Ao lado de cada tarefa coloque um “A” para aquelas obrigatórias, que você deve fazer. Assinale um “B” para as que você poderia fazer mas que não precisam ser feitas necessariamente nesse dia, e “C” para as tarefas que você gostaria de fazer mas não se incluem entre as mais urgentes e prioritárias.

Divida as tarefas maiores ou projetos em partes menores e priorize cada uma delas de acordo com sua importância.

Se ganha uma hora em cada minuto que se gasta na organização e planejamento – Benjamin Franklin.

” A chave não é gastar tempo, mas investir nele” – Stephen R. Covey

9 – Implemente

Foque nas atividades listadas como “A” e trabalhe nelas até a sua conclusão e não passe para uma “B” enquanto houver uma A incompleta. Dessa forma, mesmo se concluir apenas 20% de suas tarefas, terá completado 80% daquelas mais importantes.

Enquanto não conseguir gerenciar o seu tempo, você não conseguirá gerenciar nada” – Peter F. Drucker

10 – Transfira para o dia seguinte o que não foi concluído hoje e repriorize cada uma das atividades da lista.

Tempo é igual a vida. Perca o seu tempo e perderá sua vida. Administre o seu tempo e administre a sua vida” – Alan Lakein

 

A Única Coisa: O Foco pode Trazer Resultados Extraordinários

The One Thing

 

 

Qual a única coisa que, se for feita, tornará todas as outras mais fáceis e até desnecessárias” – Gary Keller

Esse é o mote e tema central do livro “One Thing”, que no Brasil recebeu o título de “A única coisa”, de Gary Keller, em coautoria com Jay Papasan. best-seller internacional e amplamente reconhecido como um dos melhores livros já escritos na área de auto desenvolvimento e produtividade.

Principais tópicos

O efeito dominó

O autor faz uma analogia entre o poder de propulsão que tem as pedras do dominó e o efeito multiplicador que focar na coisa mais importante, ou a única coisa, pode representar em termos de alavancagem em relação ás demais áreas de nossa vida

Com uma diferença de 50% de tamanho de um para outro, um dominó de 0,5 cm pode derrubar todos os outros que, se enfileirados, podem alcançar, em progressão geométrica, a altura da Torre de Pisa (18ª.pedra), a Torre Eiffel (23ª), o Monte Everest (31ª),  e a de número 57 provavelmente cobriria a distância entre a Terra e a Lua.

Assim, segundo Keller, para alcançarmos o sucesso, temos que mirar para a lua, e colocar toda a nossa energia na realização da coisa mais importante, que equivaleria no caso, á primeira pedra do dominó.

“ Quem corre atrás de dois coelhos, termina sem pegar nenhum” – provérbio indiano.

As seis mentiras sobre o sucesso

1 – Todas as coisas têm igual importância;

2 – O mito da multitarefa;

3 – O mito da autodisciplina.

4 – a força de vontade é permanente;

5 – Uma vida balanceada;

6 – Pensar grande é ruim

“ As coisas  mais importantes não podem ficar a mercê das coisas menos importantes” – Johann Wolfang Von Goethe.

Tratar as coisas igualmente, de forma equânime, é um nobre ideal que buscamos em nome da justiça e dos direitos humanos. No mundo real de resultados, contudo, as coisas nunca são iguais, e entender isso é a base das grandes decisões. Quando tudo parece urgente e importante, tudo se torna igual. Podemos nos manter ativos e ocupados, mas muito distantes da realização e do sucesso.

Como disse Henrique David Thoreau “manter-se ocupado não é suficiente; as formigas o são. A questão é saber em que estamos nos ocupando”. Realizar um monte de tarefas que estão relacionadas em sua lista de afazeres é uma alternativa ruim entre fazermos uma única tarefa que seja a mais importante. Assim, o autor defende que, em vez de uma lista de tarefas, tenhamos uma lista de sucessos, propositadamente criada e direcionada para a obtenção de resultados.

Para isso, devemos restringir ainda mais o que chamamos de Lei 80/20, ou Principio de Pareto, que diz que uma minoria de causas, inputs ou esforços produzem a maioria dos resultados ou recompensas. Keller vai mais longe e defende que, uma vez identificadas as tarefas que geram  mais resultados, devemos estreitá-las ainda mais, buscando os 20% dos 20%,  e assim sucessivamente, até chegarmos á atvidade mais importante.

2 – O mito da multitarefa

O mito da multitarefa, ou de fazer duas ou mais coisas simultaneamente, se tornou tão disseminado que muitos sites de carreira na web ainda a apontam como uma habilidade das pessoas mais produtivas. A verdade, porém, é que quando você faz duas coisas ao mesmo tempo não irá fazer bem nenhuma delas. O conceito de multitarefa só chegou ao mundo corporativo no inicio dos anos 60 e era usado para descrever computadores e não pessoas.

Pesquisadores estimam que no trabalho as pessoas sejam interrompidas em média a cada 11 minutos e levam cerca de um terço do dia para retomar o foco e se recuperar dessas distrações. Assim, quanto mais você alternar de uma tarefa para outra, mais difícil será retornar á tarefa original.

3 – O mito da autodisciplina

Segundo o escritor Leo Babauta, um dos mitos mais prevalecentes em nossa cultura é o da autodisciplina. A verdade, porém, é que não precisamos de mais disciplina do que a que já temos. O que precisamos é direcioná-la e administra-la de uma forma melhor. Segundo o autor, ao contrário do que muitos supõem, sucesso não é uma maratona de ações disciplinadas, onde cada ação é treinada e o controle é a solução para cada situação.

Sucesso é, na realidade, uma sequencia de pequenos passos, uma corrida curta, que dure o suficiente para a formação e consolidação de um novo habito. Quando sabemos que alguma coisa precisa ser feita, mas não está sendo feita, costumamos dizer: “O que eu preciso é de mais autodisciplina”, quando, na realidade, tudo que precisamos é da disciplina para formar o hábito.

Assim, você não precisa ser uma pessoa disciplinada para alcançar o sucesso. Na verdade, pode obter o sucesso com menos disciplina do que imagina, por uma razão muito simples: sucesso é fazer a coisa certa e não fazer tudo de forma certa. O sucesso, portanto, reside em escolher o hábito correto e ter a disciplina necessária para construí-lo.

4 – A força de vontade é permanente

Imagine a força de vontade como a bateria de seu celular que, no inicio do dia, está plenamente carregada, e vai acabando com o decorrer do tempo. A força de vontade tem uma bateria limitada, mas, assim como o celular, pode ser recarregada. E é como um músculo que precisa ser exercitado, mas também precisa de descanso.

Assim, como todos nós dispomos de uma reserva limitada de força de vontade, decida qual a coisa mais importante a ser feita e reserve o seu período de maior energia física para executá-la.

5 – Uma vida balanceada

O mito de uma vida balanceada é um conceito em que muitos aceitam como verdadeiro e como uma meta a ser atingida, sem analisar mais detidamente o que isso significa. Para o autor, a ideia de uma vida balanceada é apenas isso – uma ideia, uma grande ideia, mas não uma ideia prática; uma ideia idealista, mas não realista. Uma vida balanceada simplesmente não existe.

Propósito e significado de vida é tudo em que se resume uma vida de sucesso. Busque descobri-los e você com certeza terá uma vida balanceada. Resultados extraordinários exigem tempo e atenção focada e isso significa fazer uma coisa em detrimento de outra – o que torna o balanceamento impossível.

O termo “balanço vida-trabalho” só apareceu a partir dos anos 80, quando mais da metade de mulheres casadas ingressaram na força de trabalho e, como citado no livro do mesmo título, de Ralph E.Gomory, saímos de uma situação em que havia um provedor e a dona da casa, para a situação posterior, onde marido e mulher passaram a trabalhar fora.

O autor afirma que, em vez de uma vida balanceada – no sentido de ficar no centro de um círculo, sem mirar os extremos, onde as coisas extraordinárias acontecem – devemos buscar uma vida contrabalanceada, e priorizarmos as coisas mais importantes tanto em nossa vida pessoal quanto profissional.

5 – Pensar grande é ruim

A história do “Big Bad Wolf” (O Lobo Mau) ajudou a popularizar a crença de que grande e ruim são coisas semelhantes e que costumam vir juntas, mas elas não guardam nenhuma relação. Uma grande oportunidade é melhor do que uma pequena, mas um pequeno problema é melhor do que um grande.

Por isso, pense grande e evite perguntar simplesmente“ o que vou fazer agora”? Faça perguntas poderosas e desafiadoras. Se sua meta é 10, pergunte-se: como posso chegar a 20? Defina uma meta maior do que a que você quer e terá construído os alicerces de um plano de ação que te levará á realização da meta original.

Não tema o fracasso e o encare como parte de uma jornada que o levará ao sucesso.

Resultados extraordinários não são construídos somente de sucesso, mas também de fracassos. Quando erramos temos a oportunidade de parar e refletir no que deu errado e nos perguntar o  que temos de fazer para alcançar melhores resultados. Encare o insucesso como uma forma de aprendizado e continue lutando e utilizando todo o seu potencial.

Os quatro “ladrões” da produtividade.

1 – Inabilidade de dizer “não”

Quando você disser sim para alguma coisa, é imperativo que você saiba para o que está dizendo não. A arte de dizer sim é, por padrão, a arte de dizer não. Dizer sim para todo mundo é o mesmo que dizer sim para nada. Cada obrigação que você assume diminui a sua eficácia em tudo que tenta fazer. Assim, quanto mais coisas você faz, menor será a sua possibilidade de ser bem sucedido em cada uma delas. Quando você tenta agradar a todo mundo, a única pessoa a quem você não conseguirá agradar é a você próprio.

2 – Medo do caos

Focar em uma única coisa tem uma consequência inevitável – outras coisas não serão feitas. Com isso é possível que você se sinta pressionado a fazer coisas que não são prioritárias. É importante que você encare e aceita essa situação, sem procurar lutar contra ela, ou seja, acostume-se a esses problemas e tente superá-los, mantendo-se fiel a sua agenda.

Todos nós temos parentes e amigos que, numa situação difícil, pedem nossa ajuda e nossa atenção. Procure ajudá-los e ser solidário, mas sem desviar-se do seu foco principal e das suas próprias prioridades.

3 – Hábitos de saúde não saudáveis

A falta de cuidados e de controle com a nossa saúde e energia pessoal é seguramente o ladrão silencioso da produtividade. A questão óbvia, mas muitas vezes ignorada,  é que alto desempenho e resultados extraordinários exigem saúde e energia física – o problema é aprender como obtê-las e conservá-las.

O autor sugere algumas atividades matinais adotadas por pessoas altamente produtividade:

·         Praticar a meditação ou fazer uma prece para desenvolver a energia espiritual;

·         Fazer uma refeição saudável, fazer exercícios físicos e dormir o suficiente para acordar com boa disposição;

·         Abraçar, beijar e rir com as suas pessoas queridas para incrementar a energia emocional;

·         Planejar as metas e atividades do dia, bloqueando tempo para a sua atividade mais importante.

4 – O seu ambiente não dá suporte ás suas metas

O seu ambiente é simplesmente o que você vê e o que você vivencia no dia a dia,  e isso inclui não só o ambiente físico, mas também as pessoas á sua volta. As pessoas lhe parecem familiares e o ambiente, confortável, mas esteja atento e não considere isso como “favas contadas”. Qualquer pessoa ou qualquer ambiente, em determinado momento, pode transformar-se em um “ladrão de seu tempo” e distrair sua atenção da coisa mais importante.

Ninguém vive em isolamento. A cada dia, ao longo do dia, estamos em contato com outras pessoas e somos influenciados por eles, o que pode ter impactos na atitude, na  saúde e, em última análise, em nosso desempenho. Aqueles com quem convivemos diariamente (amigos, colegas de trabalho, ou familiares) podem exercer uma influência em nossas atitudes muito maior do que imaginamos.

Assim, é importante evitar pessoas cuja negatividade possa afetar os resultados que pretende alcançar e cercar-se daqueles que possam lhe incentivar, dar apoio, e ajudá-lo a atingir as suas metas e objetivos.

Como chegar à “Única Coisa”

The One Thing Dominoes

O autor propõe um exercício para chegarmos á única coisa ou, como na analogia citada, á primeira pedra do dominó. Escreva numa folha de papel e desenvolva o hábito de ler em voz alta as seguintes perguntas:

·         Com base nas minhas metas e objetivos para toda a vida, qual a única coisa que posso fazer nos próximos cinco anos para atingi-las?

·         Baseado nas minhas metas dos próximos cinco anos, qual a única coisa que possa fazer este ano para realizá-las e que estejam alinhadas com as minhas metas e objetivos de vida?

·       Considerando a minha meta anual, o que posso fazer neste semestre para atingi-la?

·         Com base nas minhas metas semestrais, o que posso fazer este mês para realizá-la?

·         Baseado na minha meta mensal, o que posso fazer esta semana?

·         Considerando a minha meta semanal, o que posso fazer hoje?

·         … E o que posso fazer AGORA?

 

Com esse exercício, você estará treinando a sua mente em como pensar e como conectar uma meta com outra ao longo do tempo, até que descubra qual a coisa mais importante a fazer agora mesmo.

Resultados extraordinários se tornam possível quando onde queremos chegar está completamente alinhado com o que fazemos hoje. Descubra o seu propósito, e a clareza do que você quer irá ditar as suas prioridades. A melhor maneira de trabalhar em suas prioridades é marcar um compromisso com você mesmo, bloqueando tempo em sua agenda (o autor sugere não menos do que 40%) para as tarefas mais importantes, e resista a todas as distrações que possam desviar sua atenção.

 

Mas, afinal, como saber qual é a única coisa que devo priorizar em minha vida?

Segundo o autor, por envolver seus valores, propósito e missão de vida, essa é a primeira e única coisa que cabe a você, e só a você, descobrir.