Em seu livro “A Tríade do Tempo”, hoje um best-seller de gestão do tempo e produtividade, Christian Barbosa, amplamente reconhecido como a principal autoridade brasileira na área, fala do conceito que desenvolveu com base no chamado Principio de Eisenhower (ver post a respeito aqui), também conhecido como a Matriz do Tempo proposta por Stephen Covey, autor do livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.
Nele, Barbosa divide as atividades segundo três critérios: importante, urgente e circunstancial, numa forma de simplificar, modernizar e tornar mais aplicável a teoria proposta na Matriz de Eisenhower. Segundo o autor, a principal diferença desse modelo em relação á Matriz é que, nele, as esferas da importância e da urgência nunca acontecem simultaneamente, não havendo intersecção de esferas como no trabalho original.
AS TRES ESFERAS
A esfera da importância refere-se a todas as atividades que fazemos e que são significativas em nossas vidas, aquelas que trazem resultados a curto, médio e longo prazos, sem a pressão do prazo: o que é importante pode ser feito em horas, dias, semanas, meses, etc.
A esfera da urgência reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou já se esgotou. São aquelas atividades que surgem de última hora, que não podem ser previstas, as crises, enfim todas as tarefas que geralmente causam estresse.
A esfera das circunstâncias, por sua vez, abrange todas as tarefas desnecessárias, muitas delas feitas por puro comodismo ou por serem “socialmente apropriadas” (almoços, recepções, etc), É aquela estrada que não leva a lugar nenhum e não gera nenhum resultado a não ser frustrações.
A ESFERA DA IMPORTÃNCIA
É a esfera a ser priorizada porque é aquela quem contém as atividades verdadeiramente importantes em nossas vidas, as que trazem resultados mais duradouros e significativos. Os exemplos de atividades importantes são os mais diversos e variam de pessoas para pessoa. Podemos incluir atividades como exercício físico, lazer, atenção á família, meditar, e todas aquelas que contribuem para o crescimento mental e espiritual.
A ESFERA DA URGENCIA
Urgente é toda tarefa que deve ser feita imediatamente e que gera algum tipo de problema ou consequência se não for executada. Uma tarefa urgente não tem prazo – tem que ser feita já!
A esfera da urgência á autoexplicativa, já que a maioria de nós sabe do que trata porque a vivenciamos todos os dias. O maior problema da urgência é que ela está tão arraigada em nosso padrão de vida que já se tornou algo normal e não uma exceção como deveria ser. O “estou numa correria” já se tornou hábito de linguagem das pessoas e o verbo correr deve ser um dos mais utilizados nos dias de hoje.
Muitas pessoas erroneamente acreditam que esse tipo de tarefa é que os mantém no emprego, que traz resultados e gera promoção. Na realidade, ela apenas interrompe o seu dia, atrasa as tarefas verdadeiramente importantes e faz você ficar no trabalho depois do expediente, levar trabalho para casa, se afastar das pessoas importantes em sua vida e desenvolver problemas de saúde como dor de cabeça, gastrite, infarto ou coisas mais graves.
A ESFERA DAS CIRCUNSTÃNCIAS
De todas as esferas da tríade é a que exige maior atenção e preocupação porque é nela que nos envolvemos na maior parte do tempo e nos dão a ilusão de que estamos sendo produtivos quando estamos apenas nos mantendo ocupados com coisas sem importância, que não nos trazem nenhum resultados. Nela se incluem:
- tarefas que podem ser importantes e urgentes para outras pessoas mas não para você;
- coisas que fazemos em excesso e nos levam a perder tempo desnecessariamente (conversas intermináveis no cafezinho, leitura de e-mails sem importância, algumas reuniões em que você entra e sai sem fazer o que foi fazer lá, algumas atividades sociais irrelevantes, aqueles pedidos de colegas para os quais você não consegue dizer não – enfim, a lista é interminável)
Não é fácil ficar fora das tentações das circunstancias. Elas parece, ser uma forma mais fácil de se levar a vida, ás vezes até mais divertida. Mas quando ficamos presos ao circulo vicioso das circunstancias, deixamos as coisas importantes de lado e deixamos de assumir a posição de piloto de nossas vidas, colocando nosso destino na mãos da sorte e do que der e vier, tal como na música de Zeca Pagodinho, “Deixa a vida de me levar….”
COMO REDUZIR A ESFERA DA URGENCIA
Para Barbosa, a solução mais indicada para diminuir a dedicação á urgência é descobrir porque entramos nela. Para tanto, pense nas atividades urgentes da última semana e pergunte-se:
- Por que essa atividade foi urgente?
- Como eu poderia ter evitado essa urgência?
- Que atividades posso planejar para evitar essa urgência no futuro?
- É possível pedir a ajuda de alguém nessa atividade?
Um exemplo típico é a entrega da declaração do imposto de renda, que muitas pessoas deixam para a última hora, Quando o prazo está acabando é que elas começam a reunir os comprovantes e documentos necessários e acabam descobrindo que ficou faltando alguma coisa, quando a urgência já está instalada.
Esse problema poderia ser evitado se a pessoa tivesse guardado a documentação necessária em uma pasta para que não precisasse perder tempo na hora de preencher a declaração, Ou poderia delegar a tarefa para um contador, que poderia faze-la com antecedência.
Algumas outras dicas para você diminuir a esfera da urgência
- planeje, planeje, planeje – o que você planeja hoje evita a urgência de amanha
- quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela se repita;
- se possível, tente delegar a tarefa para alguém que possa ajuda-lo;
- aja imediatamente diante da urgência para que ela não se transforme em uma catástrofe, mas não entre em pânico e reveja as suas prioridades para não ficar sobrecarregado
COMO DIMINUIR A ESFERA DAS CIRCUNSTANCIAS
Segundo o autor, sair da esfera das circunstancias é muitas vezes mais difícil do que sair da esfera da urgência, na qual disciplina e planejamento são os ingredientes necessários. No caso das circunstancias, porem, além da disciplina e do planejamento, é necessário enfrentar certas coisas que muitas vezes queremos deixar debaixo do tapete. Mudar hábitos arraigados exige muita determinação de nossa parte.
O problema das circunstancias é a dificuldade de manter o foco, É muito mais fácil aceitar o que nos está sendo solicitado do que nadar contra a corrente. É mais simples dizer sim ás pessoas do que dizer não por achar que estaria sendo rude ou indiferente a um pedido de um colega.
Uma das formas de lidar com as circunstancias é definir objetivos e se manter focado neles, sabendo dizer não quando necessário. Pense nas tarefas circunstanciais da ultima semana, Quantas poderiam ser eliminadas? Quantas poderiam ser evitadas com um simples não? Quantas poderiam ser delegadas a outras pessoas? Quantas não tinham nada a ver com seus objetivos?
Algumas dicas básicas para dizer não
- Em primeiro lugar, lembre-se de que “não” foi a palavras que você mais ouviu na sua infância, logo ela é familiar;
- Seja sincero. De nada adianta dizer sim e não conseguir fazer a tarefa ou se prejudicar apenas para conseguir a aprovação das pessoas;
- Não aceite chantagens emocionais; como “Me ajude por favor, só desta vez” Só você pode me ajudar” “Não me desaponte”. “Não me deixe na mão. Estou contando com você”
- Seja simpático, porém firme nas suas posições, sem agressividades ou mentiras;
- Não tenha medo e nunca volte atrás, pois isso pode dar margem a situações similares no futuro
ASSUMA A RESPONSABILIDADE
Se quiser aumentar a esfera da importância, diminuir a das urgências e reduzir ou quase eliminar a esfera das circunstancias, é preciso que você assuma a responsabilidade por essa decisões. Não existe técnica, metodologia ou procedimentos que o leve a atingir esse objetivos se você não se comprometer com isso, o que quer dizer que você precisa assumir uma postura mais assertiva e proativa.
Proatividade, aqui, significa que você é o único responsável pela sua vida, que você toma a iniciativa e age para conseguir o que deseja. Assertividade é demonstrar confiança no que faz e expressá-la de forma aberta e sincera.
Não espere ajuda de ninguém. Você é a única pessoa capaz de transformar a sua vida, de reduzir suas urgências, de dizer não, de fugir do circulo das circunstancias. Pare de culpar seu chefe por não lhe dar aumento, sua esposa por ser infeliz, seu banco por sua conta negativa, sua geladeira por faze-lo engordar. Somos especialistas em achar culpados, mas não temos a capacidade de entender que tudo o que acontece em nossa vida é fruto de nossas próprias escolhas e atitudes.
Por fim, cabe destacar um pensamento atribuído a Buda que encerra uma profunda reflexão sobre o que é importante. Certa vez perguntaram ao mestre: “O que mais o surpreende na humanidade”? E ele respondeu: “Os homens que perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde, Por pensarem ansiosamente no futuro, esquecem o presente de tal forma que acabam por não viver no presente nem no futuro. Vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se nunca tivessem vivido”
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Jerry Seinfeld é um famoso comediante americano, ator, produtor e escritor, e mais conhecido pelo sitcom Seinfeld, que é basicamente uma versão dele próprio, e até hoje um enorme sucesso na televisão.
Os lembretes de ações nas quais devemos nos engajar se enquadram em duas categorias: coisas que têm dia e hora para acontecer e coisas que devem ser feitas o mais rápido possível. Segundo o método GTD (Getting Things Done), criado e desenvolvido pelo americano David Allen, o calendário ou agenda (fisica ou eletrônica) deve utilizar apenas o primeiro tipo de lembrete, devendo ser incluídos:
