A Arte de Fazer Acontecer com o GTD

 

Acabo de ler a versão atualizada do livro “A Arte de Fazer Acontecer”, de David Allen, originalmente publicado em 2001 e desde então aclamado como uma das mais importantes publicações na área de produtividade.

Um dos mais influentes estudiosos da produtividade, com mais de 35 anos de experiência na área, David Allen é o criador do método GTD – Getting Things Done – além de Coach e palestrante em instituições como Fundação Ford, Banco Mundial e Marinha dos Estados Unidos, e seu trabalho tem sido divulgado em publicações como o New York Times, The Wall Street Journal, Los Angeles Times, entre outras.

Nessa nova versão, revisada e atualizada, ele acrescenta novas perspectivas empresariais e incorpora novos dados que validam seu argumento de que “o nosso cérebro deve ser utilizado para gerar idéias e não para guarda-las”. Assim, Allen defende que somente depois de tirarmos as idéias da cabeça e as incorporarmos  em um sistema confiável  é que conseguiremos liberar nosso potencial criativo e ter um desempenho elevado

Pelo extenso volume da obra (315 páginas) seria muito difícil sintetizá-la num artigo. Assim, vou me deter na parte que me parece a essência do método GTD: o que fazer (ou “esclarecer” como ele fala) com o material com que nos defrontamos em nossa caixa de entrada, seja ela física, eletrônica (e-mails) ou simplesmente com as ideias ou “insights” que surgem em nossa cabeça.

A primeira pergunta a ser feita é: isso exige alguma ação? Se nenhuma ação for necessária, existem três alternativas:

  •  não será mais necessário (delete ou jogue no lixo)
  • nenhuma ação é necessária agora, mas talvez seja útil no futuro: arquive-a ou anote numa pasta denominada “algum dia/talvez”. Algumas tarefas que poderiam se enquadrar nessa categoria: aprender um novo idioma ou  tocar um instrumento musical, criar um site, etc. São tarefas que você gostaria de fazer mas ainda não se decidiu a respeito
  • embora não demande ação a informação é útil e com certeza será utilizada mais adiante: arquive o documento numa pasta de referência, para utilização futura. Exemplos típicos: atualização de estatuto de sua empresa, ata do condomínio, etc
  • se uma ação é necessária, faça-se  as seguintes perguntas: qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos para ser feita? Se a resposta for sim, faça-a imediatamente, para eliminar uma pendência e esvaziar a cabeça, sem necessidade de anotar o assunto em sua lista de atividades.
  • caso a tarefa leve  mais de dois minutos para ser feita, delegue-a para outra pessoa ou a adie, anotando na agenda (se for um compromisso com hora e data marcada) ou na lista de “próximas ações”,  para realiza-la posteriormente.

David Allen define um projeto como qualquer resultado a ser alcançado em um ano e que exige mais de uma ação para ser concluído. Ele não diferencia  os projetos e metas mais ambiciosas daquelas pequenas tarefas que normalmente não classificaríamos nessa categoria. O seu raciocínio é que, se apenas uma ação não for suficiente para atingir o objetivo ou resultado, será necessário manter um sistema de acompanhamento, para lembrar-nos de que alguma coisa ainda precisa ser feita,  de modo a evitar que a pendência fique perdida em nossa cabeça.

Assim, a tarefa de comprar pneus, por exemplo, mesmo se considerada sem maior importância, pode se transformar num problema urgente se, por falta dessa providência, tivermos um pneu furado em plena Avenida Brasil, no Rio de Janeiro, em plena hora do rush.

Embora descreva um processo extremamente prático e simples em sua concepção, o GTD não é um sistema de fácil implementação,  sobretudo devido á quantidade de material que deve ser utilizado, como agenda física ou eletrônica, bloco de anotações, fichas de acompanhamento de projetos, lista, pasta ou agenda de próximas ações, que Allen recomenda sejam separadas por contexto ( o que deve ser feito em casa, no escritório ou empresa, na rua, no computador, etc), lista ou agenda do “algum dia/talvez”, lista de “aguardando resposta” (para acompanhamento das ações delegadas), além do arquivo de todo o material de referência.

O próprio David Allen reconhece que quem mais pode se beneficiar do GTD são as pessoas normalmente já organizadas, ou que já adotam algum sistema de gestão de produtividade e administração do tempo, lembrando que o domínio das técnicas do seu método exige uma ação continua, não sendo atingido em curto espaço de tempo.

Assim, para quem não conhece o método e pretende se familiarizar com o GTD , é recomendável a leitura do livro, a realização do curso sobre o assunto, oferecido  em várias cidades do Brasil , e adapta-lo ao seu estilo e às  suas necessidades, incorporando-o, ainda que parcialmente (a regra dos dois minutos, por exemplo, me parece sensacional) aos métodos que você eventualmente já estiver  adotando.

 

 

 

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