Como delegar de forma efetiva em 6 Passos

 delegation-blogA delegação de qualquer atividade exige comunicação adequada, esclarecimento de dúvidas, apoio e liderança em todo o processo. Saber o que deve ser delegado é fundamental, pois existem tarefas que, pelo seu grau de complexidade e confidencialidade não podem ser transferidas para outra pessoa. Assim, o primeiro passo para uma delegação eficaz é saber o que pode e o que não pode ser delegado.

Você pode delegar tarefas rotineiras ou atividades ligadas ao conhecimento técnico e especifico de outras pessoas, assim como detalhes, preparativos e atividades especificas de projetos e metas. Não podem, porém, ser objeto de delegação atividades relacionadas com o exercício de liderança, tarefas de alto risco e que envolvam responsabilidade sobre a motivação de equipe – atribuição específica e indelegável do líder

Identificado o que pode e o que não pode ser delegado, é importante saber a forma correta de delegar, observando os passos a seguir:

1 – A delegação deve ser sempre individual

Um fator indiscutível num processo de delegação é a sua individualidade. Uma tarefa deve ser delegada a uma pessoa e não de forma coletiva, o que pode gerar insegurança e competição entre os membros da equipe. Assim, quando delegar alguma coisa, identifique claramente que será responsável pela sua execução.

2 – Escolha a pessoa certa

Ao delegar, certifique-se de que a pessoa escolhida é a mais adequada para dar conta da tarefa. Ao tomar essa decisão, podem ser levados em conta fatores como conhecimento técnico, disponibilidade de tempo, agilidade e afinidade pessoal. Para as tarefas com prazo curto e data-limite para execução, escolhas as pessoas mais ágeis e já testadas anteriormente em situações semelhantes. Evite, porém, distribuir tarefas sempre para as mesmas pessoas, o que pode gerar dois efeitos negativos: sobrecarregar aquelas pessoas e desmotivar as demais. Aproveite a oportunidade para dar espaço para que todos evoluam a cresçam profissionalmente, liberando a si mesmo para tarefas mais importantes.

 

3 – Defina claramente as expectativas de autoridade

No momento de delegar, é fundamental deixar claro o nível de autoridade que a pessoa terá em relação á tarefa delegada, a fim de evitar mal-entendidos, podendo ser utilizados os níveis de referência seguir:

  • 0 – autoridade máxima – Tome todas as decisões;
  • 1 – Prossiga, mantendo-me informado de cada passo;
  • 2 – Comunique-me o que pretende fazer. Não faça sem minha aprovação;
  • 3 – autoridade mínima – Estude todas as alternativas. Analise os prós e contras. Eu escolho a melhor alternativa

4 – Estimule o feedback

Deixe a pessoa à vontade para fazer perguntas. É melhor esclarecer todas as dúvidas no momento da delegação do que entender errado e ter que recomeçar todo o trabalho. Esteja aberto, também, para receber sugestões e opiniões que possam contribuir para o aperfeiçoamento da tarefa ou até modifica-la completamente. Ás vezes estamos tão comprometidos com o resultado, que não conseguimos perceber alternativas facilmente notadas por quem está de fora do processo.

5 – Monitore a execução

Monitorar não significa pegar a pessoa pela mão nem perguntar a cada minuto pelo andamento do trabalho. Mas se a tarefa for longa, você deve acompanhar o seu desenvolvimento, definindo dias e horários para acompanhamento, o que pode ser feito em reunião pessoal ou mediante troca de e-mails.

6 – Elogie os resultados

Lembre-se que apenas a tarefa foi delegada. A responsabilidade pelos resultados continua a ser de quem a delegou. Assim aproveite para elogiar os resultados para motivar as pessoas. Elogie, parabenize e agradeça, procedimento que aumentará a confiabilidade e o respeito entre a equipe. Se, por alguma razão, a tarefa não deu certo, identifique os erros e ações para evitar que eles se repitam no futuro e aproveite para transformar esse fracasso
num momento de aprendizado.


delegation-2Procedimentos que devem ser evitados

  • fuja da tentação de delegar a mesma tarefa a várias pessoas, para, com isso, agilizar a sua execução. Isso só causa competição e desconfiança entre as pessoas;
  • evite detalhar excessivamente o “como fazer”da tarefa, o que inibe a criatividade e impede o subordinado de definir qual o melhor caminho a seguir;
  • não “fatie” ou “esquarteje” a tarefa. Delegue-a por inteiro e não por partes;
  • fuja da informalidade. Delegar uma tarefa no elevador ou na sala do cafezinho,  de forma apressada e sem definir claramente os prazos e responsabilidade, é um erro grave que pode comprometer o resultado;

Alguns “líderes” resistem á delegação, adotando as mais variadas desculpas, como “não tenho tempo para delegar”, “não há ninguém dentro da equipe para entender a importância da tarefa”, “não posso correr riscos” etc.Ou então a pessoa conhece tão bem a tarefa a ser feita que acha melhor e mais rápido fazer ele mesmo do que atribui-la a outra pessoa.

Qualquer que seja a desculpa utilizada, a verdade é que, ao não atribuir a outra pessoa a realização de uma tarefa que poderia ser delegada, você está desperdiçando um tempo desnecessário, além de abdicar de seu papel de líder, impedindo que seus subordinados cresçam e consigam resolver os problemas por si próprios.

A delegação deve ser vista como uma grande, se não a maior, oportunidade de crescimento e aprendizado de uma equipe, incentivando o comprometimento, a confiança e a responsabilidade pela realização das tarefas e pelos resultados a serem alcançados.

Quanto mais você delegar, mais tempo terá para inovar, aproveitar oportunidades e desenvolver novos produtos e serviços. Quanto mais pessoas em sua equipe estiverem preparadas para fazer o que você faz, mais chances você terá de subir e ocupar novas posições. Se você é a única pessoa capaz de desempenhar determinada atividade. dificilmente vai conseguir ascender na pirâmide executiva e galgar posições de maior responsabilidade, correndo o risco de ser preterido quando a oportunidade surgir;

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