6 Dicas para administrar sua Caixa de Entrada de E-Mails

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Com o surgimento das mídias  sociais e, mais recentemente, do WhatsAp muita gente previu o fim dos e-mails como instrumento de comunicação.

Mas a realidade é que o e-mail não só sobreviveu como ainda é uma das formas mais utilizadas de nos comunicarmos tanto no ambiente profissional como na área pessoal.

O problema, porém, é que se não corretamente utilizados, os e-mails podem se transformar numa fonte de stress, perda de foco e de produtividade.

Aqui vão algumas dicas de especialistas sobre como administrar sua caixa de entrada de mensagens, para não correr o risco de ser administrado por ela.

Dica # 1 – Não faça da leitura de e-mails a sua primeira atividade do dia

Se você é como 10 entre 10 pessoas, sua primeira atividade ao chegar ao trabalho é abrir a sua caixa de entrada de e-mails, afim de verificar se não há alguma providência ou algum trabalho urgente a ser feito.

Ocorre que, ao fazer isso, você estará trocando as suas prioridades pelas prioridades alheias ou pelas urgências dos outros. Assim, comece o seu dia pela tarefa que você incluiu na sua lista de tarefas e classificou como prioritária, o que preferentemente deve ser feito no final do dia anterior, para livrar sua cabeça de preocupações antes de dormir, receando ter esquecido de alguma tarefa.

Somente após concluir a sua primeira e mais importante atividade do dia, abra a sua caixa de e-mails, o que deve se limitar a três vezes por dia: após a primeira tarefa, imediatamente antes ou depois do almoço, e ao final do expediente. Se alguém tiver algo urgente para tratar com você certamente telefonará ou irá falar como você pessoalmente.

Dica # 2 – Desative os sons de notificação de chegada de e-mails

Isso vale também para notificações de mensagens, Facebook, WhatsAp, etc, para evitar e tentação de, durante o expediente de trabalho, você desviar sua atenção para as mensagens, daí pular para outra e mais outra e, quando olhar para o relógio, já terá desperdiçado  metade da manhã, sem realizar nada de produtivo.

Dica # 3 – Defina uma meta de caixa zero

how-to-deal-with-email-inboxComprometa-se a zerar a sua caixa de entrada diariamente. Isso não significa responder ou trabalhar em todas a suas mensagens num só dia, mas processar cada uma delas, ou seja,  dar o tratamento adequado, que só podem ser enquadrados em algumas dessas categorias:

  •  responder,  ou fazer o que está sendo solicitado,  se a tarefa puder ser feita em até 2 minutos, técnica de produtividade tratada no livro “GTD – Getting Things Done”, de David Allen, e deletar  a mensagem em seguida.Se precisar recorrer a ela posteriormente, sempre haverá uma copia na caixa de mensagens enviadas;
  •  deletar, se a mensagem não for importante, não for utilizada como instrumento de consulta futura ou não exigir nenhuma providência de sua parte; agendar ou transferir para uma pasta de “próximas ações” ou “projetos” se a tarefa puder ser feita posteriormente ou exigir mais de um passo para sua conclusão;
  • delegar, se a tarefa exigir algum tipo de ação, mas houver uma pessoa mais indicada para isso. Nesse caso, retransmita a mensagem para essa pessoa, com cópia oculta para você mesmo, e arraste-a para uma pasta “aguardando resposta” para cobrar a tarefa posteriormente ou agendar no calendário caso tenha data-limite para sua conclusão;
  • arquivar, se a mensagem não exigir nenhuma ação de sua parte, mas for algo que possa ser consultado posteriormente, como atas de reunião, alterações no estatuto da empresa, etc;

Dica # 4 – Reduza a quantidade de post, blogs e newsletter que você recebe

Se você é como eu, deve ter assinado dezenas de Newsletters de blogs ou sites cuja leitura achou interessante, para se dar conta posteriormente que não tem tempo de ler todos eles ou que o conteúdo não é  bem o que você esperava. Nesse caso, cancele a subscrição, clicando no botão unsubscribe ou cancelar a assinatura, quando receber esses e-mails. Existe uma forma muita prática e rápida para isso, através do site Unrol.Me, que é gratuito e permite o cancelamento de várias newsletter de uma só vez.

Dica # 5 – Não deixe mensagens pendentes e já lidas em sua caixa de entrada

Isso significa retrabalho e perda de produtividade, porque você estará lendo as mensagens diariamente. Em vez disso, transforme a mensagem em uma tarefa em sua lista de tarefas e delete os e-mails. Vários aplicativos de produtividade e administração de tempo permitem esse procedimento, tais como o Toodledo, Todoist e o Microsoft Outlook dentre outros.

Dica # 6 – Decrete a “falência” de seus e-mails

Essa é uma expressão utilizada pelo escritor Michael Hyatt e serve para designar os e-mails antigos que você ainda mantém em sua caixa de entrada, e que já estão ultrapassados ou já foram respondidas. Assim, decrete a sua “falência”, deletando todos eles.

E comece tudo do zero utilizando as dicas aqui mencionadas!

 

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