5 Dicas Práticas para Gerenciar a Caixa de Entrada de E-Mails

 

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Com o surgimento das redes  sociais e, mais recentemente, do WhatsAp, muita gente previu o fim dos e-mails como instrumento de comunicação.

Mas a realidade é que o e-mail não só sobreviveu como ainda é uma das formas mais utilizadas de nos comunicarmos tanto no ambiente profissional como na área pessoal.

O problema, porém, é que se não corretamente utilizados, podem se transformar numa fonte de stress, perda de foco e de produtividade.

Aqui vão algumas dicas de especialistas sobre como administrar sua caixa de entrada de mensagens, para não correr o risco de ser administrado por ela.

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1 – Não faça da leitura de e-mails a sua primeira atividade do dia

Se você é como 10 entre 10 pessoas, sua primeira atividade ao chegar ao trabalho é abrir a sua caixa de entrada de e-mails, afim de verificar se não há alguma providência ou algum trabalho urgente a ser feito.

Ocorre que, ao fazer isso, você estará trocando as suas prioridades pelas prioridades alheias ou pelas urgências dos outros. Assim, comece o seu dia pela tarefa que você incluiu na sua lista de tarefas e classificou como prioritária, o que deve ser feito no final do dia anterior para poupar sua cabeça de preocupações antes de dormir, receando ter esquecido de alguma tarefa.

Somente após concluir a sua primeira e mais importante atividade do dia, abra a sua caixa de e-mails o que deve se limitar a três vezes por dia: após a primeira tarefa, imediatamente antes ou depois do almoço, e ao final do expediente. Se alguém tiver algo urgente para tratar com você certamente irá  telefonará ou  falar como você pessoalmente.

2 – Desative os sons de notificação de chegada de e-mails

Isso vale também para notificações de mensagens, Facebook, WhatsAp etc, para evitar e tentação de, durante o expediente de trabalho,  você desviar sua atenção para as mensagens, daí pular para outra e mais outra e, quando olhar para o relógio, já terá desperdiçado  metade da manhã, sem realizar nada de produtivo.

3 – Defina uma meta de caixa zero

Comprometa-se a zerar a sua caixa de entrada diariamente. Isso não significa responder ou trabalhar em todas a suas mensagens num só dia, mas processar cada uma delas, dando-lhes o trabalho adequado, que só podem se enquadrar numa dessas alternativas:

  •  responder ou fazer o que está sendo solicitado se a tarefa puder ser feita em até 2 minutos, técnica de produtividade tratada no livro “GTD – Getting Things Done”, de David Allen, e deletar a mensagem em seguida.Se precisar recorrer a ela posteriormente, sempre haverá uma copia na caixa de mensagens enviadas;
  •  deletar, se a mensagem não for importante, não for utilizada como instrumento de consulta futura,  ou não exigir nenhuma providência de sua parte;
  • agendar ou transferir para uma pasta de “próximas ações” ou “projetos” se a tarefa puder ser feita posteriormente ou exigir mais de um passo para sua conclusão;
  •  delegar, se a tarefa exigir algum tipo de ação, mas houver uma pessoa mais indicada para isso. Nesse caso, retransmita a mensagem para essa pessoa, com cópia oculta para você mesmo,  e arraste-a para uma pasta “aguardando resposta” para cobrar a tarefa posteriormente ou agendar no calendário caso tenha data-limite para sua conclusão;

4 – Reduza a quantidade de post, blogs e newsletters que você recebe

Se você é como eu, deve ter assinado dezenas de nesletters de blogs ou sites cuja leitura achou interessante, para se dar conta posteriormente que não tem tempo de ler todos ou que o conteúdo de alguns deles não é exatamente o que você esperava.

Nesse caso, cancele a subscrição, clicando no botão unsubscribe quando receber esses e-mails. Existe uma forma muita prática e rápida para isso, através do site Unrol.Me, que é gratuito e permite o cancelamento de várias newsletters de uma só vez.

5 – Não deixe mensagens pendentes e já lidas em sua caixa de entrada

Isso significa retrabalho e perda de produtividade, porque você estará lendo as mensagens diariamente. Em vez disso, transforme a mensagem em uma tarefa em sua lista de tarefas e delete o email. Vários aplicativos de produtividade e administração de tempo permitem esse procedimento, tais como o Toodledo, Todoist e o Microsoft Outlook dentre outros.

6 – Crie modelos de respostas

Se você costuma responder a mesma coisa para pessoas diferentes ou receber pedidos para as quais já tenha uma resposta padronizada. crie um e-mail bem elaborado e informativo e guarde-o em uma pasta “modelos”, para ser utilizado em suas respostas,  com as adaptações cabíveis em cada caso,

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