Produtividade: Porque Muitas Listas de Tarefas Não Funcionam

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Quantas vezes você se vê frustrado quando, após um árduo dia de trabalho, vê uma longa lista de tarefas pendentes à sua frente? E com aquela tarefa que, dia após dia, permanece em sua lista sem ser concluída?

Ironicamente, as listas de tarefas, ou “to-do lists”, como são chamadas em Inglês, que deveriam ser um instrumento de organização e de aumento de produtividade, terminam se transformando em um motivo de desânimo e frustração.

O problema não está nas listas em si, mas na maneira como elas são organizadas. Alguns exemplos:

1 – Elas são muito longas

As pessoas costumam colocar muitas coisas em suas listas, sem distinguir uma tarefa de um projeto. Não é incomum ter coisas como “passar na padaria para comprar pão” e “elaborar a monografia”, por exemplo.

A primeira é uma tarefa, mas a segunda é um projeto, que exige mais tempo e mais de um passo para a sua execução.

2 – Não consideram o contexto em que serão realizadas

De que adianta relacionar uma tarefa que deve ser feita na rua se você está em seu local de trabalho onde deve permanecer por oito horas?

Esse é um dos problemas mais comuns e que resultam em listas longas e improdutivas, culminando com a frustração de vermos um grande numero de coisas não concluídas ao final do dia.

3 – Não avaliam o tempo de sua duração

Por melhor que seja o nosso planejamento, não temos como prever como será o dia e os imprevistos e emergência que poderão surgir no caminho. Entretanto, as pessoas costumam criar listas com muitos afazeres, sem estimar a sua duração nem alocar tempo na agenda para as emergências.

Como fazer uma lista de tarefas que funcione.

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1 – Faça listas distintas para compromissos, projetos e tarefas

Tarefas são aquelas que podem ser realizadas num mesmo dia e exigem uma única providência para sua realização. Compromissos são aqueles com data e hora marcadas (consultas médicas,  reuniões, etc) e devem estar na sua agenda ou calendário. Já os projetos, segundo definição do David Allen, em seu método GTD – Getting Things Done (ou Faça as Coisas Acontecer, em sua tradução em Português) são tudo aquilo que não pode ser concluído com uma tarefa, e exige mais de uma ação para sua conclusão.

Os projetos com os quais você ainda não se comprometeu, e ainda não definiu ou identificou a ação necessária, devem figurar numa categoria de “algum dia/talvez”, “projetos futuros”, para serem examinados posteriormente, na revisão semanal de sua lista.

2 – Utilize verbos de ação

Não é incomum vermos listas com coisas imprecisas que não esclarecem o que deve ser feito. Uma lista com onde está escrito apenas “mamãe”, por exemplo, não permite saber qual a ação requerida: é o aniversário dela e você tem que lhe fazer uma ligação? É a compra do presente?

Assim, use sempre verbos de ação (escrever, comprar, agendar, ligar para etc), que lhe permitam identificar claramente a próxima ação.

3 – Elabore as tarefas por contexto

Faça listas distintas para o que você vai fazer no trabalho, na rua e em casa ou no computador. Se você utiliza agenda ou caderno de anotações isso dá um pouco mais de trabalho, porque te obriga a carregar a sua agenda para onde for.

Assim, a melhor opção seria uma agenda eletrônica que permita a sincronização com smart fone ou tablete, como o Todoist, Toodledo e Wunderlist, todos gratuitos.

Assim, quando estiver no trabalho, consulte a sua lista especifica para aquele local. Ao sair no carro, veja o que tem de fazer na rua, e ao chegar em casa, consulte as tarefas que serão realizadas em seu computador.

4 – Faça sua revisão semanal

Essa é uma das providências mais importantes,mas que  não exige mais de 15 minutos.e deve ser feita no final de semana, aos sábados ou no final do domingo, conforme a sua preferência e disponibilidade..

Verifique a sua agenda para a próxima semana, as tarefas pendentes, as próximas ações de seus projetos, e distribua as respectivas ações ao longo da semana, priorizando aquelas mais importantes, de forma a não  relacionar mais do que cinco tarefas por dia.

Para isso, é indispensável que você mantenha um pequeno caderno de anotações que possa ser carregado no bolso, onde deve anotar todos os “insights” que aparecem ao longo do dia, todos os assuntos que estão “pipocando” em sua cabeça, e depois transportá-los para uma lista mestra, num caderno ou folhas de papel, para lhe dar o tratamento adequado na revisão semanal.

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