Produtividade: A Matriz de Eisenhower

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” O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente” – Dwight Eisenhower

O general Dwight Eisenhower foi presidente dos Estados Unidos em dois mandatos(1953/1961). Seu período de governo foi marcado pelo desenvolvimento e implementação de grandes projetos, como o desenvolvimento e construção da Interstate Higway System, a criação da NASA, e o uso pacífico de fontes alternativas de energia.

Antes de tornar-se presidente, Eisenhower, como general de 5 estrelas, foi o  Comandante Supremo das Forças Aliadas, durante a 2a.Guerra Mundial, sendo responsável pelo planejamento e execução dos planos de invasão do Norte da África, França e Alemanha.

Além disso, foi presidente da Columbia University e o primeiro comandante da NATA, e ainda encontrava tempo para dedicar-se a duas de suas paixões: a prática do golfe e a pintura.

A ele é atribuída a frase que encima esse post, bem como o método de gestão de tempo que se tornou conhecido como The Eisenhower Matrix ou The Eisenhower Box, mais tarde popularizado no best-seller “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes“, de Sthepen R.Covey.

A matriz de Eisenhower (figura abaixo), mostra que utilizamos nosso tempo de acordo com quatro possibilidades, conforme a urgência e importância de cada tarefa. No quadrante 1, estão as tarefas urgentes e importantes; no 2, as tarefas que, embora sejam importantes, não são urgentes; no 3, as tarefas que são urgentes mas não importantes. e no 4 aquelas que não são nem urgentes nem importantes.

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Quadrante # 1 – Urgente e Importante

Aqui se situam as tarefas que, pela urgência, devem ser feitas imediatamente, como as emergências, as crises, as tarefas e projetos com deadline, enfim, todas aquelas tarefas que identificamos como “apagamento de incêndios”. São as tarefas que devemos Administrar;

Quadrante # 2 – Não urgentes mas Importantes

São as tarefas que,embora não tenham uma data de realização definida, nem tenham que ser feitas imediatamente, são as mais importantes, porque estão relacionadas as nossas metas e objetivos, e contribuem para a melhoria de nossa qualidade de vida:os cuidados com a saúde, relacionamento com a família, aprendizagem e desenvolvimento pessoal, bem como as atividades de planejamento. São as tarefas que devemos Priorizar.

Quadrante # 3 – Urgentes mas Não Importantes

Essas são as tarefas mais enganosas, porque são nelas que costumamos despender mais tampo, com a sensação de que estamos sendo produtivos, quando, na realidade, estamos apenas ocupados com tarefas que não agregam valor aos nossos objetivos.

Aqui se incluem os e-mais com urgências de terceiros, as frequentes interrupções no ambiente de trabalho para atender pedidos de outras pessoas; aquelas reuniões não programadas, nas quais entramos e saímos sem saber o que fomos fazer lá, etc. São as tarefas que devemos Delegar ou para as quais devemos dizer Não;

Quadrante # 4 – Nem Urgentes nem Importantes

Essas são autoexplicativas, porque se referem às distrações de toda ordem, como as redes sociais, o bate-papo no cafezinho, as fofocas da “rádio corredor”, os joguinhos da Internet, etc. São as tarefas que devemos não eliminar (afinal ninguém é de ferro), mas reduzir, deixando-os para os momentos em que não estamos envolvidos em nenhuma tarefa importante ou urgente, ou para os momentos em que nosso nível de energia e produtividade está mais baixo, como uma forma de recarregar as baterias.

Como reduzir as urgências no nosso dia-a-dia

O primeiro passo é identifica-las e tentar descobrir porque se tornaram urgentes. Elas se referem a situações imprevistas e realmente inesperadas? Ou poderiam ser evitadas se as tivéssemos planejado antecipadamente?

Assim, sem entrar num processo paranoico de anotar minuto a minuto o seu dia de trabalho, procure avaliar ao final do dia, ou ao término de cada semana, onde você mais concentrou a maior parte de  seu tempo, e procure reduzir as urgências planejando antecipadamente o que vai fazer, e agindo proativamente antes que elas ocorram.

Limite a sua lista de tarefas a três ou cinco, no máximo, de forma a deixar tempo livre em sua agenda para as situações de emergência e para as atividades realmente imprevistas.

E, sobretudo, procure alocar tempo para as tarefas realmente importantes, buscando realizar diariamente pelo menos uma atividade do quadrante 2, porque são as que nos levam á realização de nossas metas e objetivos, e as que estão alinhadas com o nosso propósito e missão de vida.

 

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