Produtividade: A Importância da Definição da Próxima Ação

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” O segredo de progredir é começar. O segredo de começar é dividir as tarefas árduas e complicadas em tarefas pequenas e fáceis de executar e depois começar pela primeira” – Mark Twain

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer“, uma referência na área de produtividade e já publicado em mais de 30 países, David Allen, palestrante e consultor de organizações como a Fundação Ford, Banco Mundial e Marinha dos Estados Unidos, dá especial ênfase à definição da próxima ação a ser executada, que considera a pedra angular do método GTD – Getting Things Done”, por ele desenvolvido.

Allen, cujos trabalhos são publicados em periódicos como “Los Angeles Times”, “The New York Times” e “Wall Street Journal”, entre outros, ressalta que nenhuma reunião, ou mesmo uma conversa, poderia ser encerrada sem uma resposta clara à pergunta “Qual é a próxima ação”?

Por mais simples que isso possa parecer, muitas pessoas esquecem dessa regra básica e, em vez de tomar uma decisão ou implementar uma ação quando as coisas surgem, somente o fazem quando elas estão prestes a explodir.

Imagine, por exemplo, um dialogo hipotético entre um consultor organizacional ou coach e um cliente em cuja caixa de entrada ou lista de tarefas esteja escrito a palavra “pneus”:

O que quer dizer isso”? – pergunta o consultor

” Preciso trocar os pneus do carro” – responde a pessoa

” E aí, qual é a próxima ação”? – questiona o consultor

A pessoa franze a testa, reflete por alguns momentos, e por fim dá a sua solução: “Pesquisar lojas e preços de pneus na Internet”

É muito provável que essa pessoa já estivesse com a ideia na cabeça já há algum tempo, apenas não queria se comprometer com a sua execução. Se tivesse definido previamente o que fazer, poderia aproveitar o tempo livre do intervalo de uma reunião, por exemplo, para pesquisar os preços dos pneus. Com isso, se sentiria motivado a realizar a tarefa apenas pelo fato de poder riscá-la de sua lista.

No modelo GTD, projeto é conceituado como tudo aquilo que exige mais de uma tarefa para sua conclusão e que pode  ser finalizado em até um ano. David Allen diz que as pessoas não se engajam em projetos, mas nas ações deles decorrentes.O problema é que, em suas Listas de Tarefas, as pessoas costumam listar coisas vagas como “aniversário de Fulano”, “Reunião do comitê”, “Recepcionista”, etc, sem definir claramente o que deve ser feito,  terminando o dia com uma relação infindável de pendências.

Problemas semelhantes ocorrem no âmbito das empresas. Quantas reuniões são realizadas e encerradas sem uma definição clara das próximas ações e de quem será responsável pela sua execução? A verdade é que muitas vezes os participantes de uma reunião saem da sala com a sensação vaga de que algo deveria ser realizado, mas ninguém tem vontade de fazer acontecer.É preciso, portanto,  que alguém tome a iniciativa e assuma o risco de fazer a pergunta: “E então, qual é a próxima ação”? para que ninguém saia angustiado com a indefinição das ações e dos papéis e responsabilidades de cada um.

Definir a próxima ação não é uma tarefa difícil, nem exige mais do que poucos minutos. Para tanto, porém, é preciso que tenhamos uma visão clara do resultado que queremos atingir, ou seja, do que precisa acontecer para que ela possa ser considerada concluída.

Uma vez definida a próxima ação, agende a tarefa em seu calendário e comprometa-se com a sua execução, para não correr o risco de – voltando ao exemplo do pneu – em vez de “fazer pesquisa”, a próxima ação seja “ligar para a seguradora e chamar o reboque”, quando você estiver com um pneu furado em plena hora do rush numa avenida movimentada.

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Mindfulness: O que é e o que ela pode fazer por você.

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Mindfulness – ou concentração plena, na falta de uma definição específica em Português – é um estado de total conscientização em nossos pensamentos e emoções e no ambiente que nos cerca,, totalmente focado no momento presente, sem julgamentos ou interpretações

A  prática milenar da meditação, até há algum tempo reconhecida exclusivamente como  um costume budista, a partir dos anos 70 passou a ser adotada no mundo ocidental,graças aos seus comprovados benefícios para a saúde física e mental, e hoje é amplamente utilizada em hospitais,escolas,  academias militares,  e até no mundo corporativo, como uma forma de aumentar o foco e produtividade, e reduzir o stress e as tensões do dia-a-dia no trabalho.

Ao contrário do que muitos ainda supõem, a meditação não é uma prática espiritual, filosófica ou religiosa,  e pode ser feita por qualquer pessoa,qualquer que seja a sua religião, nível  cultural e crenças de vida

E também diferentemente do que se imagina pelas imagens de revistas e programas de TV, não precisa ser praticada no chão, com as pernas e braços cruzados, podendo ser praticada sentado na cadeira, no ônibus ou trem, em caminhadas, no deslocamento para o trabalho  – basicamente em qualquer lugar.

Como praticar a meditação

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No livro “Mindfulness – A Practical Guide to Find Peace in a Frantic World” ( Mindfulness – Um Guia Prático para Encontrar a Paz num Mundo Frenético), escrito em co-autoria com o jornalista inglês Danny Penman, o professor de psicologia da Oxford University Mark Williams, um dos introdutores do MBCT – Mindfulness-Based Cognitive Therapy, diz que,para produzir efeitos duradouros, essa prática deve ser adotada ao longo de oito semanas consecutivas, de cinco a oito minutos de duração cada, até que se incorpore à rotina diária

A prática da meditação pode ser começada de forma simples, por cerca de 5 minutos, adotando os seguintes passos:

  • em lugar isolado, longe de distrações, sente-se na cadeira sem recostar-se no assento e, com os pés no chão, concentre-se em sua respiração;
  • durante o processo, vários pensamentos vão povoar a sua mente. Não tente evitá-los, controlá-los ou redirecioná-los, apenas concentre-se na sua respiração, sem quaisquer julgamentos

Benefícios da meditação

Inúmeros estudos já realizados comprovam os efeitos positivos da meditação para a saúde física e mental, com redução significativa dos níveis de stress, ansiedade e depressão, além de fortalecer a memória e o sistema imunológicos, ajudando a prevenir gripes, resfriados e outras doenças.

A meditação também ajuda no tratamento de doenças mais graves, como hipertensão e câncer, e no   combate às drogas e dependência de bebidas alcoólicas.

Os estudos também revelaram que as pessoas que praticam regularmente a meditação desfrutam de relacionamentos mais saudáveis e duradouros

O que a meditação não é

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Quando nos sentimos deprimidos ou infelizes, temos a tendência natural de tentar descobrir as suas causas e encontrar uma forma de resolver “o problema. Mas a depressão, a ansiedade ou exaustão não são problemas que devem ser resolvidos ou defeitos que tenham que ser “consertados.

Esses sentimentos refletem emoções e estados físicos e mentais – e como tal devem ser “sentidos” e não resolvidos. Alguns devem ser tratados no nível emocional; outros, de forma lógica e racional,e outros devem ser simplesmente ignorados ou deixados de lado, pelo menos no momento presente.O estado de mindfulness não ignora o desejo natural de resolver nossos problemas. Apenas nos dá o tempo e o espaço necessários para escolher a melhor alternativa de ação.

Isso não significa dizer que é uma forma de aceitar resignadamente o inaceitável.e de  nos afastar da realização de nossos metas e objetivos, adotando uma filosofia contemplativa ou Polyanna de vida. Ao contrário,a meditação nos ajuda a ver o mundo como ele verdadeiramente é, focado no aqui e agora, para que, com maior clareza e sabedoria, possamos fazer as mudanças que precisam ser feitas e adotar as ações que precisam ser implementadas

Com a prática, passamos a identificar nossos pensamentos pelo que eles são – apenas isso, pensamentos,  que tem um efeito transitório, como as imagens de um filme, e que tendem a diluir-se como bolhas de sabão.

Não podemos controlar nossos pensamentos, mas podemos e devemos controlar o que vem depois, impedindo que eles se transformem em uma cascata de sentimentos negativos que levam á ansiedade, depressão, stress e irritabilidade.

Enfim, a meditação nos ensina a assumir o banco do motorista e assumir o controle de nossas emoções – e não nos deixar controlar por elas.