Produtividade: A Importância da Definição da Próxima Ação

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” O segredo de progredir é começar. O segredo de começar é dividir as tarefas árduas e complicadas em tarefas pequenas e fáceis de executar e depois começar pela primeira” – Mark Twain

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer“, uma referência na área de produtividade e já publicado em mais de 30 países, David Allen, palestrante e consultor de organizações como a Fundação Ford, Banco Mundial e Marinha dos Estados Unidos, dá especial ênfase à definição da próxima ação a ser executada, que considera a pedra angular do método GTD – Getting Things Done”, por ele desenvolvido.

Allen, cujos trabalhos são publicados em periódicos como “Los Angeles Times”, “The New York Times” e “Wall Street Journal”, entre outros, ressalta que nenhuma reunião, ou mesmo uma conversa, poderia ser encerrada sem uma resposta clara à pergunta “Qual é a próxima ação”?

Por mais simples que isso possa parecer, muitas pessoas esquecem dessa regra básica e, em vez de tomar uma decisão ou implementar uma ação quando as coisas surgem, somente o fazem quando elas estão prestes a explodir.

Imagine, por exemplo, um dialogo hipotético entre um consultor organizacional ou coach e um cliente em cuja caixa de entrada ou lista de tarefas esteja escrito a palavra “pneus”:

O que quer dizer isso”? – pergunta o consultor

” Preciso trocar os pneus do carro” – responde a pessoa

” E aí, qual é a próxima ação”? – questiona o consultor

A pessoa franze a testa, reflete por alguns momentos, e por fim dá a sua solução: “Pesquisar lojas e preços de pneus na Internet”

É muito provável que essa pessoa já estivesse com a ideia na cabeça já há algum tempo, apenas não queria se comprometer com a sua execução. Se tivesse definido previamente o que fazer, poderia aproveitar o tempo livre do intervalo de uma reunião, por exemplo, para pesquisar os preços dos pneus. Com isso, se sentiria motivado a realizar a tarefa apenas pelo fato de poder riscá-la de sua lista.

No modelo GTD, projeto é conceituado como tudo aquilo que exige mais de uma tarefa para sua conclusão e que pode  ser finalizado em até um ano. David Allen diz que as pessoas não se engajam em projetos, mas nas ações deles decorrentes.O problema é que, em suas Listas de Tarefas, as pessoas costumam listar coisas vagas como “aniversário de Fulano”, “Reunião do comitê”, “Recepcionista”, etc, sem definir claramente o que deve ser feito,  terminando o dia com uma relação infindável de pendências.

Problemas semelhantes ocorrem no âmbito das empresas. Quantas reuniões são realizadas e encerradas sem uma definição clara das próximas ações e de quem será responsável pela sua execução? A verdade é que muitas vezes os participantes de uma reunião saem da sala com a sensação vaga de que algo deveria ser realizado, mas ninguém tem vontade de fazer acontecer.É preciso, portanto,  que alguém tome a iniciativa e assuma o risco de fazer a pergunta: “E então, qual é a próxima ação”? para que ninguém saia angustiado com a indefinição das ações e dos papéis e responsabilidades de cada um.

Definir a próxima ação não é uma tarefa difícil, nem exige mais do que poucos minutos. Para tanto, porém, é preciso que tenhamos uma visão clara do resultado que queremos atingir, ou seja, do que precisa acontecer para que ela possa ser considerada concluída.

Uma vez definida a próxima ação, agende a tarefa em seu calendário e comprometa-se com a sua execução, para não correr o risco de – voltando ao exemplo do pneu – em vez de “fazer pesquisa”, a próxima ação seja “ligar para a seguradora e chamar o reboque”, quando você estiver com um pneu furado em plena hora do rush numa avenida movimentada.

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