Produtividade: O que a Lei 80/20 pode fazer por você

Lei de Pareto 2

Em 1897 o economista italiano Vilfredo Pareto, após um estudo cientifico sobre distribuição de renda, constatou que a grande concentração da riqueza (80%) estava nas mãos de uma pequena parcela (20%) da população. Essa descoberta deu origem ao que hoje se chama a Lei de Pareto, ou Principio de Pareto, ou simplesmente a Lei 80/20 como ficou popularizada, e que afirma que, para muitos fenômenos, 80% das conseqüências advêm de 20% das causas.

Em outras palavras, podemos dizer que 80% de nossos resultados decorrem de 20% do esforço despendido ou de 20% do tempo que foi gasto na atividade que determinou esse resultado. Ou que  80% do lucro de uma empresa provém de 20% de seus melhores clientes; 80% dos quilos extras que você adquiriu resultam de 20% dos alimentos calóricos de sua alimentação – e assim por diante, os exemplos são infindáveis.

A Lei de Pareto, contudo, ficou mais conhecida ao ser relacionada com produtividade, como passou a ocorrer nos tempos mais modernos, quando se constatou que boa parte do tempo de trabalho é utilizado em tarefas circunstanciais ou com falsas urgências, sem impacto direto nos resultados e metas das organizações

Como Aplicar a Lei de Pareto

Lei de Pareto

Mas, embora muito se comente sobre a Lei de Pareto, pouco se sabe, em termos práticos, sobre como implementá-la. Em seu livro “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em produtividade pessoal e gerenciamento do tempo do país, dá uma importante contribuição nesse sentido, ao descrever a técnica que utiliza, baseada em três perguntas-chave.

Para ele, a Lei de Pareto deve ser aplicada durante o planejamento semanal e ao longo da execução diária. Após planejar as suas atividades, olhe para cada uma delas isoladamente e pense nas tarefas das quais não tem muita certeza da real importância. Para isso, aplique uma nota de 0 (nenhum resultado) a 10 (resultado muito importante) para cada tarefa, questionando-se:

  • essa atividade terá algum impacto sobre os resultados para a minha vida e/ou da empresa?
  • essa atividade é realmente indelegável ou sigilosa e ninguém mais poderá executá-la?
  • se essa atividade fosse a unica no meu dia, eu ficaria feliz e realizado com a sua conclusão? É algo que gosto de fazer, que me desafia e desperta meus talentos?

Somadas as notas das atividades, verifique a média do resultado e veja a ação apropriada:

  • de 0 a 5 – essa atividade com certeza deve ser cancelada, adiada, delegada, pois o resultado dela nada agregará ao meu dia. No caso de uma tarefa atribuída por seu superior, converse com ele para descobrir a sua real importância ou se não existiria outra forma de atingir o resultado almejado;
  • de 5 a 7 – essa atividade poderia ser revista, delegada a alguém ou ter uma prioridade menor em seu dia, e o resultado não é tão impactante que justifique sua atenção total;
  • de 8 a 10 – essa atividade é extremamente importante e deve ser executada por você pois terá impactos e resultados importantes para mim e para a empresa. Evite delegá-la e concentre-se na sua correta execução.

Segundo Barbosa, a experiência e estatística demonstram que 1/3 das atividades diárias têm nota inferior a 5; outro 1/3 se situa na segunda escala (5 a 7) e apenas o restante tem um impacto significante no seu dia de trabalho. Assim, você não precisa lotar sua agenda ou lista de tarefas com muitas coisas para serem executadas. Concentre sua atenção e energia no que de fato merece seus cuidados e para de se absorver com atividades sem sentido ou que representem prioridades de terceiros.

Enfim utilize a Lei 80/20 para trabalhar  menos – mas com muito mais inteligência e sabedoria!

 

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