Produtividade: Como Lidar com Interrupções

Dealing with interruptions

As interrupções durante a jornada de trabalho representam um dos maiores “ladrões de tempo” e muitas pessoas se surpreendem ao constatar que praticamente a metade de seu dia é desperdiçada com conversas, telefonemas, e-mails, enfim com interrupções desnecessárias.

Algumas dicas para minimizar o problema,extraídas do livro “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa:

1 – Telefonemas

  • ao receber uma ligação e se tiver tempo responda imediatamente. É mais fácil, rápido e barato responder logo do que acessar constantemente a sua caixa postal para anotar números, retornar a ligação, etc;
  • se possível, agrupe todas as ligações e reserve um horário na agenda para respondê-las de uma só vez;
  • em reuniões mantenha o telefone no silencioso e deixe a secretaria eletrônica atender, para evitar dispersões;
  • ao deixar recado, repita o número do telefone de retorno (isso evita que a outra pessoa tenha de repetir o recado para anotar);

2 – Cafezinhos e conversas de corredor

  • o bom senso é a regra, sempre levando em conta que a sua hora é valiosa para você e para a empresa. Se passar 10 minutos diários para tomar seis cafezinhos estará jogando uma hora por dia no lixo. Assim seja focado e criterioso e se imponha um limite de tempo para essas paralisações;
  • evite assumir ou delegar tarefas em conversas de corredor ou durante os cafezinhos. Peça sempre uma formalização por e-mail;
  • se a conversa no cafezinho se prolongar, seja polido mas firme e encerre o papo o mais rápido possível, seguindo a máxima “while at work, work” (se estiver no trabalho, trabalhe);
  • procure agrupar seus horários de cafezinho em momentos de retorno de reuniões ou próximo do retorno do almoço, pois são momentos em que você já está em deslocamento, sem ter que interromper nenhuma atividade em andamento;

Interruptions 2

3 – Reuniões

  • defina claramente o objetivo a ser atingido com a reunião, os tópicos que serão discutidos, bem como a contribuição esperada de cada participante, para que todos saiba exatamente o que foram fazer lá;
  • distribua a pauta com antecedência de modo a permitir que todos tenham conhecimento prévio,e em tempo hábil,  dos assuntos que serão abordados;
  • convoque apenas as pessoas que tenham relação direta com os assuntos da pauta e que possam agregar valor á reunião e peça que se preparem adequadamente;
  • não deixe a reunião ultrapassar duas horas sem intervalos, a fim de evitar dispersões e frequentes idas ao banheiro ou cafezinho;
  • ao término da reunião, distribua a ata dos assuntos discutidos ou, na impossibilidade de fazer isso no momento, reveja as conclusões de cada item debatido, deixando claro quais as responsabilidades de cada um dos participantes, a descrição do que deve ser feito, prazo para conclusão,  e a forma de monitoramento;

4 –E-mails

  • defina horários para ler seus e-mails e desligue os avisos de recebimento de novas mensagens, evitando consultar sua caixa de entrada a cada minuto;
  • se o assunto for importante, complexo ou delicado use o telefone ou fale pessoalmente. Falar é muito mais rápido do que escrever, e e-mails não conseguem transmitir emoções;
  • utilize e-mails para o que é importante e não precisa ser resolvido imediatamente, já que não é possível garantir que o destinatário esteja á frente do computador naquele momento, ou que não  haja falhas técnicas ou demoras na transmissão da mensagem;
  • como regra geral, os e-mails devem ser curtos, objetivos e ir direto ao ponto. Sua redação deve ser clara para evitar ambiguidades;
  • utilize o recurso do c/c (com cópia) com moderação e apenas quando for para dar conhecimento de alguma coisa já previamente resolvida;
  • se você costuma responder a mesma coisa diversas vezes para pessoas diferentes, crie um e-mail informativo bem elaborado e guarde-o numa pasta de “modelos” ou “perguntas frequentes”. Assim, quando receber uma pergunta frequente, verifique se já não existe uma resposta “pré-formatada” e a envie, com as alterações e adaptações cabíveis em cada caso.

 

Interruptions

Em conclusão e de uma forma geral, se você constatar que está lidando com um volume muito grande de interrupções, vale a pena questionar-se se não estaria centralizando excessivamente as informações, deixando de delegar tarefas,  e refletir como as tem distribuído, de forma a reduzir o desperdício de tempo e a melhorar sua produtividade nessa área.

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