A Importância do Planejamento Semanal

Planejamento semanal agenda

Muitas pessoas, mesmo as que utilizam listas de tarefas, as chamadas “to do lists”, costumam fazer isso diariamente, antes de iniciar o dia de trabalho, o que pode resultar numa lista infindável de coisas a fazer e no sentimento de frustração de, ao final de um dia de trabalho, verificar a existência de muitas tarefas não concluídas.

Esse tipo de planejamento é extremamente reativo e propicia o surgimento de vários imprevistos e urgências ao longo do dia, sem considerar o fato de que, fazendo o planejamento apenas no dia, pode ocorrer que muitas tarefas realmente importantes não tenham sido incluídas na lista.

Daí a importância do planejamento semanal, que é uma forma de economizar horas de  seu dia-a-dia. Ao planejar uma semana inteira, com base em suas perspectivas anuais e mensais, você estará trabalhando de forma proativa e passa a priorizar as atividades mais importantes e prevenir as urgências. É um processo simples, mas que pode fazer uma enorme diferença em termos de produtividade.

A semana é o menor período de abrangência das três etapas de planejamento – anual, mensal e semanal. Mas é, sem dúvida, a mais importante. De nada adianta ter um belo plano de metas anual ou mensal sem que as ações deles decorrentes sejam postas em prática no momento presente.

Quando e como fazer

Planejamento semanal

O momento ideal para fazer o seu planejamento é um dia antes do inicio da próxima semana (o final da tarde de domingo é a opção mais recomendada), e isso não leva mais do que 20 a 30 minutos. Se não for possível fazer no domingo, use o sábado ou sexta-feira ao final do expediente, mas nunca deixe para a segunda-feira, pois poderá ser atropelado pelas urgências que surgirem.

O planejamento semanal deve ser feito com um calendário que permita visualizar todos os dias da semana e os compromissos já agendados (reuniões, consultas previamente marcadas,etc). Se você utiliza uma agenda convencional, use o lado esquerdo para os compromissos e o lado direito para as tarefas, estimando um tempo de duração para cada uma.

Com essas informações, fica mais fácil fazer o acompanhamento de monitoramento de suas ações, evitando a sobrecarga de tarefas. O somatório da duração das tarefas e compromissos permite fazer uma distribuição mais racional e equilibrada das atividades pelos dias da semana.

Assim, se você trabalha oito horas por dia, então planeje no máximo seis horas, deixando espaço para as emergências ou imprevistos. A regra básica é não comprometer mais do que 70% da sua jornada diária de trabalho, podendo começar com 50% até que se familiarize com o processo.

O planejamento semanal é o momento de colocar as suas metas em ação, lembrando que os pequenos passos executados durante a semana serão os responsáveis pela sua concretização. Assim, selecione aquelas que possam ser executadas e distribua-as durante a semana, mas seja absolutamente realista quanto á possibilidade de realização de cada uma. Faça o que for possível dentro das limitações de tempo, mas sem deixar de fora as tarefas conectadas com as suas metas, atuando de forma proativa na direção de seus maiores objetivos.                                                                                                                                                                                                                         

 

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