Produtividade: Como Lidar com Tarefas Inesperadas

 

 

Decisões

 

A menos que vivêssemos num mundo perfeito ou numa espécie de templo budista onde tudo ocorresse sempre de acordo com o planejado, temos que lidar, em nosso dia-a-dia profissional com emergências e situações inesperadas e interrupções frequentes. Saber lidar com essas situações é uma questão essencial.

Se você planejou bem a semana, priorizou bem as suas tarefas e atividades, deve ter separado algum tempo para situações inesperadas. O problema é quando não sabemos o que fazer e acabamos caindo na armadilha da multitarefa e da perda de tempo.

Para enfrentar esses desafio, o fluxograma abaixo, transcrito do livro GTD – Fazendo as Coisas Acontecer, de David Allen, nos fornece um roteiro completo de como lidar com essas situações

GTD Fluxograma

Assim  que um evento inesperado surgir, a primeira providência é avaliar se ele exige algum tipo de ação. Se não requer ação, deve ser uma informação de referência (cópia de ata de uma reunião, material para simples leitura, etc), e que deve ser arquivado para ser examinado posteriormente se for o caso.

Se exigir alguma ação, temos quatro alternativas:

1 – Dizer Não

Você não precisa nem deve aceitar tudo que lhe é pedido para fazer. Saber dizer não é uma atitude assertiva, sábia e não um ato de grosseria, se dito polidamente, mas com firmeza. Assim, se não puder fazer uma determinada tarefa que lhe é solicitada e se puder adotar essa atitude sem que isso lhe cause algum tipo de problema (um pedido urgente de seu chefe, por exemplo), diga não sem hesitações.

2 – Delegar a tarefa

Nem tudo que precisa ser feito deve ser feito por você. Se há outra pessoa em sua equipe ou outro colega que possa fazer isso, delegue a tarefa. Não assuma obrigações que não possa atender e saiba procurar ajuda quando necessário.

3 – Fazer

Se o evento ou tarefa tiver uma duração de dois a cinco minutos para ser feito, então faça logo. Ficar adiando pequenas tarefas só acumula mais pendências e aborrecimentos. Então, tire o problema de sua cabeça e faça-o imediatamente para que possa se dedicar a coisas mais importantes assim que terminar.

Para que as tarefas não se acumulem, anote essa atividade que acabou de surgir em sua lista de tarefas, coloque no lugar daquela que estava realizando e faça-a em lugar dela. Ao concluí-la, não pule para outra atividade e retorne aquela que deixou inconclusa e termine a sua execução. Isso é diferente de ser multitarefa e fazer duas coisas simultaneamente, mas, ao contrário, significa ter uma sequencia e fazer uma tarefa de cada vez. A diferença parece sutil, mas é muito importante para sua produtividade.

4 – Priorizar

Se a tarefa exigir mais tempo e você tiver que fazê-la de qualquer jeito, torna-se necessário definir uma data em sua agenda ou calendário para que seja executada. Escreva o dia em que precisa ser feita, estime a duração e volte ao que estava fazendo.

Em qualquer uma das situações acima descritas, o evento não é negligenciado e uma ação é definida para ele, o que evitar problemas e esquecimentos. Utiliza o fluxograma de ação como um instrumento de trabalho diário e recorra a ele sempre que precisa tomar decisões quando coisas não planejadas acontecerem.

 

O modelo 6Ws no Processo de Coaching

Modelo 6whs 2

 

O modelo 6Ws engloba todos os tipos de situações de coaching e pode ser utilizado tanto num processo de coaching formal quanto no coaching informal, numa situação típica do ambiente de trabalho. Envolve uma conversa breve e focada, com o objetivo de desenvolver habilidades, enfrentar problemas, promover mudanças comportamentais e muitos outros.

Os 6Ws referem-se ás palavras inglesas where (onde), e what (o que), as quais podem ser empregadas para identificar:

  • onde a pessoa está (where)
  • aonde ela quer chegar (where)
  • o que a impede de chegar lá (what)
  • quais são os seus pontos fortes (what)
  • o que pode ajuda-lo a atingir seus objetivos. Quais os recursos necessários (what)
  • como saber e avaliar que ele chegou onde queria. O que precisa acontecer para que o objetivo seja considerado alcançado. Quais são os indicadores (what)

Modelo 6Ws

 

1 – Situação atual: onde a pessoa está no momento? Exemplos: posição, desafios, conquistas pessoais e profissionais;

2 – Situação desejada: aonde a pessoa pretende chegar? Exemplos: objetivos pessoais e profissionais, ambições, planos, metas a atingir, problemas a superar…..

3 – Obstáculos: quais são os impedimentos para chegar à situação desejada? Fatores ou limitações pessoais, crenças, medos que podem estar no caminho….

4 – Forças: quais são seus pontos fortes, pessoais e profissionais, que podem ser alavancados para o crescimento e desenvolvimento.

5 – Estratégias: quais são as melhores estratégias a serem implementadas para atingir o objetivo desejado. de modo a reforçar os pontos fortes e minimizar os obstáculos: mudança de comportamento, mudança de crenças, desenvolvimento das habilidades e competências.

6 – Indicadores: quais são os indicadores mensuráveis do sucesso? Exemplos: mudanças específicas no comportamento, objetivos específicos registrados dentro de um determinado espaço de tempo.

Modelo 6Ws 3

 

Passos para implementação

Passo 1 – fazer com que a pessoa reconheça que há um problema;

Passo 2 – discutir alternativas de soluções;

Passo 3 – obter a concordância e o comprometimento da pessoa para entrar em ação e superar ou solucionar o problema;

Passo 4 – fazer o acompanhamento (follow-up) e medir os resultados.

 

 

 

Dê vida a seus objetivos com a PNL

Metas e Objetivos 2

 

Todos sabemos da importância de estabelecer metas e objetivos que sejam desafiadores, motivadores, mas realistas, e que nos impulsionem a atingir o objetivo a que nos propomos. Assim, talvez você já esteja familiarizado, ou pelo menos já conheça, o método SMART, que significa que os objetivos devem ser Específicos (S de specific em Inglês), Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais, ou seja com um tempo determinado para acontecer.

A abordagem da Programação Neurolinguística (PNL) para tornar os objetivos SMART ainda mais abrangentes é conhecida como “o processo dos objetivos bem formados”, e requer que algumas perguntas sejam respondidas para explorar o “como”, “por que”, e “para que” do resultado desejado. Ao seguir esse processo, se pode entender os verdadeiros motivos de se querer atingir uma meta, e pesar os prós e os contras do sucesso em oposição ao fracasso.

Quando o resultado desejado atender aos critérios abaixo, ele satisfará as condições de “objetivo bem formado”. Para tanto, faça a si mesmo as seguintes perguntas em relação a cada objetivo ou resultado desejado.

  1. O objetivo está fundamentado em algo positivo?
  2. O objetivo foi iniciado por mim, será mantido por mim e está sob meu controle?
  3. O objetivo descreve o método das evidências, ou seja, quando ou como você saberá que ele foi alcançado?
  4. O contexto do objetivo está claramente definido (onde, como, com quem ele acontecerá)?
  5. O objetivo identifica os recursos necessários?
  6. Avaliei se o objetivo é ecológico?
  7. Sei qual o primeiro passo que preciso dar?

Metas e Objetivos NLP

 

1 – O objetivo está fundamentado em algo positivo

Criar objetivos com palavras positivas é um passo crucial para a sua fixação. Muitas pessoas, porém, só sabem dizer o que NÃO querem e não o que querem atingir em lugar disso. Ocorre que nosso subconsciente não reconhece a palavra não é só se concentra no que vem a seguir.

Ter objetivos negativos como “não quero mais fazer esse tipo de trabalho” pode afetar de forma adversa a chance de sucesso, porque acaba focando no que não se quer. Em vez disso, mantenha a linguagem em termos positivos e reestruture objetivos de negação em positivos. Exemplo: “quero ter um trabalho que tenha a ver com a minha paixão por educação”, por exemplo.

Assim, pergunte-se: O que você realmente quer? O que mais você quer os preferiria ter?

Além de ser positivo, um objetivo deve ser específico. Objetivos vagos como “quero ser feliz” ou “quero ser uma pessoa de sucesso” ou “quero uma carreira de sucesso”, são difíceis de determinar, porque nos tiram o foco daquilo que especificamente queremos obter ou realizar.

2 – O objetivo é iniciado e será mantido por mim e está sob meu controle?

É comum  que algumas pessoas tenham objetivos que, na realidade, atendem os desejos de outra pessoa, ou um problema que outra pessoa quer que seja resolvido, tais como: “minha esposa quer que eu perca peso, porque se preocupa com a minha saúde”. A probabilidade de sucesso no alcance desse objetivo será muito maior se vier de dentro, dizendo, por exemplo, “quero perder …quilos para me manter em forma e ter mais energia”

Da mesma forma, se o objetivo for “quero que os diretores me promovam no próximo ano/semestre etc” é preciso  entender que talvez os diretores tenham outros planos e, como esse objetivo não está sob seu inteiro controle, você deve fixar metas que lhe dê  visibilidade profissional e o coloque na melhor situação possível para ser promovido, já que a decisão de promove-lo está na mão de outras pessoas.

As duas perguntas seguintes ajudam a assumir o controle da situação:

  • estou fazendo isso para mim ou para outra pessoa?
  • o resultado esperado depende somente de mim? Em caso contrário, o que posso fazer para que o controle dependa de mim?

3 – O objetivo descreve o método das evidências?

O método das evidências é uma forma de perguntar: “Quando você saberá se atingiu seu objetivo? A maioria das viagens tem um destino pretendido especifico, embora o caminho entre o ponto de partida e o de chagada possa ser desconhecido.

Assim, as perguntas seguintes tem a especificidade sensorial de ajudar as pessoas a refletir sobre objetivos que ainda estão muito vagos ou com resultados não claramente especificados:

  • como você saberá que está conseguindo o objetivo desejado?
  • o que você estará fazendo quando o conseguir?
  • o que estará vendo, ouvindo ou sentindo quando o tiver conseguido?

Com esse última pergunta, você estará imaginando os aspectos visuais, auditivos e sinestésicos (sentir) do objetivo desejado e, com essa experiência sensorial fixada na memória, seu subconsciente começa a trabalhar para auxiliar no atingimento do objetivo desejado.

4 – O contexto do objetivo está claramente definido?

Definir o contexto em que você quer atingir um objetivo permite uma maior especificidade. O contexto se refere ao momento, lugares e pessoas envolvidas. A resposta á pergunta “Onde, quando e com quem você quer atingir seu objetivos”? ajuda a definir com mais precisão o que você quer, ao eliminar o que você não quer.

Ao definir, por exemplo, quando se quer fazer alguma coisa, podemos identificar os passos que precisam ser implementados para isso. Por exemplo, o objetivo “Quero me mudar quando eu puder pagar por uma casa com vista para o mar” pode fazer com que você perceba que precisa aumentar sua renda antes de considerar o projeto de mudança.Portanto, o objetivo que se impõe, no caso, é atualizar e melhorar o currículo e pesquisar oportunidades de melhor remuneração antes de olhar a nova casa.

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5 – O objetivo identifica os recursos necessários

Recursos abrangem uma ampla gama de itens, que incluem: tempo, dinheiro, energia, habilidades, fontes de informação, pessoas que apoiem, equipamentos necessários (computadores, maquinário, etc), mentalidade positiva e boa saúde e disposição física.

As quatro perguntas que se seguem ajudam a identificar quais recursos, dentre os que já dispomos ou que precisamos adquirir, vão possibilitar o atingimento de nosso objetivo:

  • que recursos você tem agora?
  • que recursos você precisa adquirir?
  • há evidências de que você já foi capaz de atingir esse objetivo antes?
  • o que aconteceria se você já tivesse todos os recursos necessários?

Essa última pergunta – agindo como se os recursos já estivessem disponíveis – ajuda a pessoa a reconhecer e mudar qualquer crença que possa estar lhe limitando, além de ajudar a calibrar o seu objetivo caso este não esteja bem formulado.

6 – Avaliei se o objetivo é ecológico?

Na PNL, objetivos ecológicos são aqueles que combinam e se harmonizam com todas as áreas da vida de uma pessoa. Se, por exemplo, alguém quer montar um novo negócio, qual será o efeito na sua saúde ou em relação aos demais membros da família? O que uma pessoa tem a perder ou ganhar se inscrevendo num curso de pós-graduação?

Para avaliar se seu objetivo é ecológico, pergunte-se: “Qual o verdadeiro propósito que me leva a querer isso”? ” O que irei ganhar ou perder se consegui-lo”? “Existe alguma parte ou papel dentro de mim que tenha objeção a essa meta”? ” O que me impediu de ter criado esse objetivo no passado”?  “Ao alcançar esse objetivo, todas as pessoas e situações de minha vida mudarão de forma positiva”?

Caso algumas dessas perguntas o tenha incomodado e o levado a refletir, não hesite em parar antes de partir para a ação. Pense e veja se é realmente se é isso o que você quer de verdade. Converse com as pessoas envolvidas, busque mais informações, faça novas perguntas. É melhor rever seus planos antes que eles se concretizem do que se arrepender pelo tempo e energia gastos desnecessariamente e interrompê-los mais adiante.

7 – O objetivo identifica o primeiro passo que devo dar?

Para transformar seu sonho em realidade concreta você tem que tomar aquele primeiro passo vital, porque sem ele não terá disposição suficiente para dar o próximo passo, o próximo….. e depois o seguinte.

A ação é o ingrediente principal do sonho a ser realizado, da ideia a ser concretizada, da meta a ser atingida. A execução nada mais é do que uma série de ações encadeadas, sempre voltadas para a consecução de um objetivo, o que exige envolvimento. Portanto, o primeiro passo no caminho dos seus sonhos é a ação e a caminhada até a sua realização é a execução.

 

Produtividade: Comece pela Tarefa mais Dificil

Eat that Frog

 

Em seu best-seller “Eat That Frog“” (literalmente, “Coma aquele Sapo“) o autor Brian Tracy diz que devemos começar o dia fazendo a tarefa que nos parece a mais difícil porque geralmente é aquela que nos traz mais resultados ou consequências se deixar de ser feita.

Eat That Frog Mark Twain

 

Segundo a recomendação de Mark Twain, se sua primeira ação toda manhã é comer um sapo vivo, você pode passar o resto do dia com a sensação de saber que, não importa o que acontecer no restante do dia, nada poderá ser pior.

No caso, seu “sapo” é a maior a mais importante tarefa, aquela que você tem mais chances de procrastinar se não resolver trabalhar nela de uma vez por todas, já que a tarefa que pode exercer o impacto mais positivo e gerar os melhores resultados.

Voltando á referência de Mark Twain, se tiver que escolher entre dois sapos, coma logo o mais feio. Ou seja, se você tem duas tarefas pela frente, comece pela mais importante, trabalhosa e difícil. Discipline-se para começar imediatamente e seguir com ela até finalizá-la e só depois passar para a tarefa seguinte.

Pense na tarefa como um teste, um desafio pessoal e resista á tentação de começar pela mais fácil. Lembre-se a todo momento que uma das decisões mais importantes que se pode tomar todos os dias é resolver o que se fará imediatamente e o que será deixado para depois.

Segundo Brian, o segredo para alcançarmos altos níveis de desempenho e produtividade é ter o hábito de resolver a tarefa mais importante logo pela manhã. Desenvolva a rotina de “comer esse sapo” antes de qualquer outra coisa, sem perder tempo pensando no assunto.

Principais destaques do livro

1 – Defina seu propósito

Pegue uma folha de papel e elabore uma lista com 10 objetivos que você deseja alcançar em um ano. Escreva-os como se esse tempo já tivesse ocorrido e seus planos já fossem realidade. Use a primeira pessoa do singular e em um tom positivo para que seus objetivos sejam imediatamente aceitos por seu subconsciente. Por exemplo: “Eu estou ganhando…… reais por ano”, “Estou pesando…..quilos”, ou “Moro num lindo apartamento de….quartos, no bairro….”

Revise a lista e selecione a meta que, se alcançada, causará o impacto mais positivo em sua vida. Escreva-a numa folha á parte, estabeleça um prazo para sua realização, trace um plano de ação, e a cada dia faça uma coisa que o torne mais próximo dessa meta. Esse exercício, por si só,pode mudar a sua vida.

2 – Planeje cada dia

Planejar é trazer o futuro para o presente de modo a fazer algo a respeito agora – Alan Lakein

Comece hoje mesmo a planejar o dia, a semana e o mês, numa folha de papel ou em algum meio digital, e elabore uma lista com tudo o que precisa fazer acrescentando os itens que forem surgindo no caminho.

Organize seus principais projetos e tarefas por ordem de prioridade por ordem de prioridade, partindo do essencial para o menos importante. Ponha suas ideias no papel ou em um dispositivo digital e trabalhe sempre com base nessa lista

3 – Aplique o Principio 80/20 ou Lei de Pareto

Identifique na sua lista de objetivos, projetos e tarefas quais deles estão entre os 10% ou 20% das tarefas que representam 80% ou 90% dos seus resultados e comprometa-se a investir mais tempo nas poucas tarefas que podem fazer a diferença em sua vida e em sua carreira e a perder menos tempo em atividades triviais

4 – Reflita sobre as consequências

Revise suas lista de tarefas, atividades e projetos com regularidade, sempre com a seguinte pergunta em mente: “O que terá mais consequências positivas em meu trabalho ou na minha vida pessoal”?

Determine a tarefa mais importante e discipline-se a buscar, de maneira contínua, o uso mais produtivo de seu tempo. Lembre-se das palavras de Goethe: “Basta se engajar,  e sua mente dará a partida.Comece, e o trabalho será concluído”

5 – Pratique a procrastinação criativa

Imagine-se recomeçando do zero em todos os aspectos de sua vida e pergunte-se: “Se já não fizesse essa atividade há tanto tempo, e se na época em que comecei tivesse os conhecimentos que tenho agora,  eu a adotaria em minha vida novamente”? Se a resposta for não, você está diante de um candidato perfeito para a eliminação ou a procrastinação criativa.

Avalie todas as suas atividades pessoais e profissionais com base em sua situação atual e abandone pelo menos uma imediatamente ou pelo menos a adie para concentrar seus esforços e atenção nos seus objetivos mais importantes.

6 – Use o Método A  B C D E

Crie uma lista de tudo que tem que fazer ao longo e, em seguida, antes de começar cada tarefa, escreva as letras A,B C D e E ao lado de cada uma. Um item A é algo fundamental que você precisa fazer o pode acarretar consequências mais sérias, sejam positivas ou negativas, caso não sejam concluídas Se há alguma outra tarefa que se enquadre nesse item, organize-as por prioridade: A1, A2, A3 e assim por diante, sendo a A1 a mais importante.

Entre os itens B estão as tarefas que você deveria fazer mas que geram consequências menos graves e não têm a mesma importância de uma A. A regra aqui é nunca iniciar uma tarefa B se houver uma A por terminar.

A tarefa C é aquela que seria interessante fazer mas que, em última análise, não faz a menor diferença se deixar de ser feita (almoçar com um colega de trabalho, um problema pessoal sem maior importância, etc), ou seja, atividades sem maior impacto em sua vida profissional.

A tarefa D é aquela que pode ser delegada. A regra á delegar tudo o que puder para que sobre espaço para as tarefas A que somente você pode desempenhar. 

A letra E inclui tudo aquilo que pode ser eliminado, algo que talvez já tenha sido importante mas que hoje não tem mais relevância. Muitas vezes é uma atividade que você continua a fazer por hábito ou predileção. No entanto, cada minuto gasto numa atividade E é um tempo tirado de uma tarefa A.

7 – Concentre-se nas áreas que geram resultados fundamentais

Identifique as áreas de resultados-chave para seu cargo. Anote os resultados importantes que você precisa alcançar e atribua-se uma nota de 1 a 10 em cada área e, em seguida, determine a habilidade fundamental que você precisa desenvolver e que o ajudará a desempenhar melhor aquela  função.

Mostre essa lista a seu chefe e converse com ele pedindo-lhe em feedback honesto. Converse sobre suas conclusões com sua equipe e colegas de trabalho. Converse também com sua família. Habitue-se a fazer essa análise regularmente ao longo de toda a sua carreira e nunca pare de evoluir.

8 – Organize seu ambiente de trabalho

Dê uma olhada em sua mesa de trabalho e pergunte-se: “Que tipo de pessoa trabalha num ambiente como este”? Quanto mais limpo e organizado for seu ambiente de trabalho, mais positivo, produtivo e confiante você se sentirá.

Comece por organizar a mesa de trabalho, deixando apenas o material necessário para cumprir a sua tarefa principal, sem ter que levantar-se muitas vezes para localizá-lo, e certifique-se de que tem tudo a seu alcance: papel, caneta, pendrives, agenda, etc.

9 – Dê um passo de cada vez

Selecione qualquer objetivo, tarefa ou projeto que esteja procrastinando e elabore uma lista com os passos que precisará dar para completá-lo e dê esse primeiro passo imediatamente. Ás vezes, tudo o que se precisa fazer é começar e se concentrar em finalizar um item da lista. Depois é só terminar outro, mais outro….e assim por diante. Siga com essa disciplina e ficará surpreso com a velocidade de seu progresso.

10 – Aprimore suas principais habilidades

Identifique as principais habilidades que poderão levá-lo a alcançar melhores resultados.Determine as competências fundamentais que precisará desenvolver para se tornar uma referência em sua área. Estabeleça um objetivo, trace um plano e comece a trabalhar nele para tornar-se um especialista.

Estabeleça um plano de aprimoramento. Leia textos e livros sobre sua área de atuação, participe de cursos e seminários de especialização. Participe de congressos, palestras, workshops que tenham a ver com sua atividade, escute programas de rádio e podcasts ou audiolivros enquanto se desloca para o trabalho. Em média, passamos de 500 a 1.000 horas em trânsito por ano. Transforme esse tempo num momento de aprendizado para se tornar uma das pessoas mais bem informadas, competentes e bem pagas em sua área.

11 – Identifique suas maiores limitações

Identifique seus objetivos mais importantes atualmente. Qual deles exerceria o efeito mais positivo em sua vida pessoal caso fosse alcançado? Qual realização impactaria mais positivamente a sua vida profissional?

Agora, pergunte-se? “Qual a limitação interna ou externa está impedindo ou atrasando o cumprimento  desse objetivo”? “Por que eu ainda não conclui essa tarefa ou projeto”? “Que fator interno, o que está dentro de mim, que está me atrapalhando”? Seja qual for a resposta, comece a trabalhar imediatamente para eliminá-la. Dê o primeiro passo

12 – Ponha pressão em si mesmo

Estabeleça prazos finais e parciais para suas atividades e crie uma forma de se pressionar. Eleve seus padrões e não se exima da responsabilidade. Quando definir um prazo para entrega de um trabalho, mantenha-se firme e procure terminá-lo antes da data prevista. Desenvolva um sentido de urgência.

Antes de começar um trabalho ou projeto importante, descreva todas as etapas no papel.Em seguida, defina o tempo estimado de duração de cada tarefa. Por fim, comece a correr contra o relógio e procure entregar o trabalho antes do prazo. Transforme o trabalho num jogo e jogue para vencer!

13 – Motive-se a agir

Controle seus pensamentos e lembre-se de que você se torna naquilo em que pensa. Assim, procure pensar sobre o que deseja atrair e não nas coisas que não quer para si. Mantenha o pensamento opositivo e aceite as responsabilidades pelos seus atos e por tudo o que acontece com você.

Jamais critique ou culpe os outros por seus resultados. Em vez de dar desculpas, procure progredir. Mantenha seus pensamentos e energia focados no que você pode fazer para melhorar sua vida e ignore o resto.