Como organizar e gerenciar o seu conhecimento pessoal

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O conhecimento é hoje um dos maiores diferenciais competitivos das empresas do século XXI. Em empresas de tecnologia, por exemplo, os profissionais são altamente valorizados em função de seu conhecimento. Além de bons salários, as empresas ainda oferecem bônus e ações da próprias companhia, como forma de reter os colaboradores mais talentosos.

Quando a Microsoft foi desenvolver uma nova linguagem de programação, contratou uma equipe inteira de engenheiros e programadores  da concorrente Borland. Imagine o que isso não representou, para a Borland, em termos de prejuízo intelectual, produtivo, financeiro e de tempo.

Na era do profissional do conhecimento, o seu valor não está apenas no seu currículo, mas reside, principalmente, em suas competências e conhecimento. Esse perfil profissional acaba por se constituir num problema para as empresas que precisam compartilhar esses conhecimentos para aumentar lucros e reduzir prejuízos com a saída desses funcionários. Surge então a necessidade de gerenciar conhecimento na empresa.

A definição do professor Tadeu Cruz, especialista em gestão do conhecimento, mencionada no livro “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa, resume bem esse conceito: “Gerência do conhecimento, ou Knowledge Management (KM), é um conjunto formado por metodologias e tecnologias que têm por finalidade criar condições para identificar, integrar, capturar, recuperar e compartilhar conhecimentos existentes em qualquer tipo de organização”.

Imagine todo o conhecimento que morreu com gênios como Einstein, Thomas Edison, Henry Ford, Aristóteles, Benjamin Franklin, entre outros. Como seria uma sociedade que pudesse absorver e compartilhar todo esse conhecimento, aperfeiçoá-lo e perpetuá-lo através de gerações? Essas são algumas das questões que a área de gerenciamento do conhecimento procura responder.

Você sabe tudo o que já pesquisou? Quanto tempo você poderia poupar se aproveitasse o conhecimento que já gerou e ficou perdido? Quantas vezes, no desenvolvimento de um trabalho, você lembra de que já leu alguma coisa a respeito mas não consegue lembrar onde? Quantas decisões poderiam ser mais facilmente tomadas com base em informações já validadas por você?

Se aplicarmos os conceitos da gestão do conhecimento e do conteúdo em nível pessoal podemos nos tornar mais eficazes. Podemos parar de reinventar a roda e passar a acessar mais rapidamente as informações de que precisamos. Podemos capturar e distribuir conhecimento aos nossos colaboradores, e assim por diante. A produtividade pessoal está relacionada á gestão eficaz de nosso conhecimento pessoal.

Como organizar o conhecimento pessoal

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Gerenciamento do conhecimento pessoal é uma forma moderna e inteligente de trabalhar e de economizar tempo. Geramos conhecimento em todos os lugares e em todos os momentos e isso independe do tipo de organização em que trabalhamos, por isso ele é pessoal.

Não existe uma ordem natural para o gerenciamento pessoal do conhecimento, que não é um processo sequencial e mecânico, mas sim uma série de tarefas vivas, que ocorrem espontaneamente e nas mais variadas circunstâncias.

No livro citado, Christian Barbosa diz que o gerenciamento do conhecimento pode conter as seguintes atividades:

  1. Criar – o conhecimento pode ser criado a partir de uma ideia abstrata, de uma inspiração, um insight, um sonho, um conceito, uma informação – e assim por diante, As opções são as mais variadas possíveis. Criamos conhecimento e cada minuto de nossas vidas. Cada nova experiência que vivemos nos remete imediatamente a um novo conhecimento que absorvemos.
  2. Capturar – uma informação ou uma ideia importante deve ser capturada de forma a ser colocada no papel ou no computador. Você pode transformar um e-mail em uma informação importante, digitalizar uma reportagem e fazer sobre ela as suas próprias considerações. Pode coletar dados relacionados a ela e fazer uma análise, etc.

Capturar é, enfim, transformar o conhecimento em algo que possa ser aproveitado e reutilizado futuramente, o que é um processo desafiador e também o mais importante.Se o conhecimento não for capturado, ele não poderá ser reaproveitado e poderá ser perder. A captura também poderá ser feita mediante o armazenamento do documento em uma pasta física ou lógica de acordo com seu tipo de organização pessoal.

3 – Taxomizar

Após a captura do conhecimento, ele precisa ser classificado, categorizado e hierarquizado, ou seja, precisa passar pelo processo de taxonomia pessoal, onde quanto mais elementos e palavras-chaves contiver, mais alternativas existirão para uma futura pesquisa.

4 – Compartilhar

Quem detém o conhecimento detém o poder. O seu conhecimento pode ser distribuído para outras pessoas, que poderão reutilizá-lo. Por outro lado, você pode aproveitar o conhecimento compartilhado por outra pessoa para aumentar o seu.

5 – Pesquisar

Quando precisar, o conhecimento poderá ser facilmente recuperado. Essa pesquisa poderá ser feita por palavras-chave, pelo conteúdo do texto, autor, período, etc. Quanto mais regras de pesquisa, mais refinada e abrangente ela será.

6 – Reutilizar

A reutilização do conhecimento poderá ajudá-lo a economizar tempo e agilizar processos. Em alguns casos, ele pode ser refinado e novamente capturado, categorizado e compartilhado, fazendo acréscimos a sua base de conhecimento.

Como fazer a gestão do conhecimento

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Não importa a sequencia em que ocorra gestão do conhecimento.O importante é ter ferramentas com as quais ele possa ser corretamente gerenciado. Das cinco fases apresentadas, a que requer mais cuidado é a da captura do conhecimento, que deve representar o repositório de todo o conhecimento armazenado e constituir um ponto único e centralizado, pois quanto mais disperso, mais tempo e esforço serão necessários para localizá-lo.

Se preferir, pode utilizar meios em papel para essa finalidade, com uma pasta subdividida em tópicos, conforme a categoria das informações. Dentro de cada categoria você deve acrescentar seu conteúdo – uma ideia, um e-mail, um texto de revista ou jornal, um blog, etc.

Apesar de ser possível a gestão do conhecimento com ferramentas de papel. Barbosa recomenda enfaticamente que se utilize a tecnologia para essa finalidade, o que, segundo ele, é muito mais simples, prático e rápido, sobretudo no momento da pesquisa, que é o objetivo principal.

Para tanto, poderá ser adotado um formulário em planilha Excel, com as seguintes informações: Título da obra ou do artigo, post, etc; data da publicação, mídia (revista, site, jornal, etc). resumo do assunto, palavras-chave (produtividade, liderança, plano de negócios, etc) e localização (sala de reuniões, armário cinza, estante, pasta meus documentos, pasta cursos, gaveta pessoal, etc).

Veja as estratégias que o próprio Christian Barbosa utiliza e recomenda  para gerenciar seu conhecimento:

  • dieta de informação: leia apenas o que interessa e não todo o conteúdo da publicação, revista, site, jornal, etc. Isso poupa tempo e faz com que nos concentremos apenas no que é importante, deixando de lado as coisas circunstanciais;
  • recorte a informação: se a informação for digital, você deve copiá-la para sua base de dados; se for impressa ou uma reportagem, recorte-a da publicação e guarde em uma pasta sanfonada, dividida por assunto (produtividade, tecnologia, empreendedorismo, liderança, etc) e capture o conhecimento.

Os passos aqui descritos resumem de forma prática gestão do conhecimento, que podem ser aplicadas a qualquer contexto, com o uso de tecnologia, pelas razões expostas, ou apenas com um caderno, mediante a utilização do formulário mencionado anteriormente.

 

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