Empreendedor: É Hora de Planejar 2019

Executive Coaching 3

 

Diante do atual cenário politico e econômico, e independentemente de quem vença as eleições presidenciais no Brasil, é praticamente impossível prever como ficará o ambiente de negócios no pais em 2019, daí a necessidade da elaboração de um plano estratégico minucioso, capaz de dar direção para as empresas e orientar os passos futuros.

Nesse cenário, os consultores recomendam fazer planos com três diferentes enfoques: pessimista, conservador e otimista, de modo a prevenir o que pode dar errado e definir alternativas para o caso, por exemplo, de uma variação acentuada na taxa de câmbio, ou para a necessidade de ter que renegociar com fornecedores e colaboradores.

O planejamento estratégico reduz o impacto de fatores imponderáveis, garante o controle sobre os negócios e permite correções de rumo, evitando que a maior parte do ano vindouro seja consumido na tarefa de apagar incêndios. Para isso, ter indispensável ter uma visão panorâmica da empresa e conhecer as suas vulnerabilidades, de modo a escolher, com mais segurança, a melhor rota a seguir.

É recomendável que essa reflexão não seja feita na própria empresa. Para tomar certa distância, ver o todo e respirar novos ares,é importante que o empreendedor ou executivo reserve um fim de semana, ou pelo menos um dia inteiro, para refletir sobre o futuro, seja sozinho ou, preferentemente, com um grupo reduzido de colaboradores.

Ao final desse exercício de planejamento, recomenda-se que todas as empresas, qualquer que seja o seu porte, recorram a um conselho independente, formado por dois ou três colaboradores qualificados, de preferência não remunerados. Essa prática reforça a disciplina em todos os escalões da organização, porque obriga o dono a reportar os resultados a alguém.

No caso das startups, principalmente as de tecnologia, esse planejamento deve ser realizado em períodos mais curtos – ás vezes até trimestralmente – devido á rapidez das inovações tecnológicas e aos indicadores diferentes dos usados nas empresas tradicionais, como custos de produção e canais de venda. Como são negócios inovadores, muitas vezes sem parâmetros de comparação, as startups precisam identificar as necessidades dos clientes e a receptividade do produto, antes mesmo da fase de planejamento

Passo a passo do planejamento

1 – Entenda o cenário

 

Gerenciamento de informações 3

Para começar, é sempre bom responder a pergunta: por que a empresa existe? Qual é a sua missão ou finalidade principal da atividade desenvolvida? O mais importante não é o que o empreendedor faz, mas os problemas que ele resolve. Um restaurante, por exemplo, não apenas fornece comida – pode também incentivar encontros ou oferecer um certo tipo de alimentação (prática, saudável, etc).

Feito isso, passa-se a olhar para fora da empresa, para situá-la no mercado, de modo que, antes mesmo do inicio da fase de planejamento, se tenha uma visão clara das tendências do publico-alvo e da atuação da concorrência, que devem ser analisados de acordo com os objetivos mais imediatos que a empresa tem em vista, como aumento de vendas ou diversificação de clientes.

2 – Reflita sobre as conquistas

A situação real da empresa se revela a partir de um balanço honesto do ano que está terminando. Esses dados de desempenho são a fonte básica para o planejamento e devem incluir faturamento, lançamento ou cancelamento de produtos, ações de marketing, etc. A partir desse retrato, definem-se as lições que devem ser extraídas dos resultados obtidos – sejam eles positivos ou não.

Esse balanço deve levar em conta todos os elementos do cenário macroeconômico, como uma nova legislação, inovações tecnológicas e as novidades da concorrência. Essa fase do planejamento é de importância vital para as novas empresas, porque é nesse momento que se pode avaliar e corrigir as projeções feitas antes da abertura do negócio.

3 – Defina visões

 

Planejamento Anual

A missão da empresa, somada á visão que ela tem de si mesma, deve orientar as estratégias para o desempenho futuro. Nessa etapa, os tomadores de decisões – sócios, ou gestores de cada unidade do negócio, de acordo com o tamanho da companhia – reúnem-se para discutir os objetivos empresariais e o papel de cada profissional no estágio da execução. É necessário, também, considerar as alternativas de ação diante de fornecedores e clientes.

É também nessa fase que se analisa a possibilidade de implantar novas atividades e modos de incrementar resultados, bem como a conveniência de atrair parcerias ou buscar investidores.

4 – Elabore estratégias

 

Gerenciamento de informações

Ainda com a participação de todos os setores da empresa e levando em conta as sugestões de cada um, passa-se a considerar as novidades do cenário para traçar estratégias. Existem novas oportunidades no mercado e iniciativas que venham a atendê-las? Entre os serviços ou produtos oferecidos pela empresa, quais os que ficaram ultrapassados ou precisam ser reformulados?

Cada área deve responder à parte que lhe cabe nessas questões e apresentar suas conclusões relativas ao período que se encerra. As novidades devem ser propostas em conjunto pelas áreas de venda, inovação e marketing. Em seguida, é a vez da área de operações, em sinergia com a de recursos humanos, criar os formatos dos novos projetos., de forma que todos possam agir em sintonia para operacionalizar as novas ideias.

5 – Estabeleça metas

Uma vez definida a visão do futuro, é  hora de estabelecer as metas,. contemplando faturamento, produtividade e novos projetos, como a abertura de uma nova unidade ou o lançamento de um novo produto, por exemplo. Os objetivos devem levar em conta a realidade presente mas com com base numa visão macro – o desenvolvimento detalhado fica a cargo de cada área.

É importante que a viabilidade de cada meta seja avaliada da melhor forma possível. É provável, ou até mesmo inevitável, que a soma das metas iniciais extrapolem as limitações dos recursos disponíveis, daí a necessidade de o planamento envolver todas as áreas. Nesse momento, é absolutamente necessário ter critérios muito bem definidos para avaliar os projetos, focar nos mais importantes e deixar de lado aqueles que não prioritários.

6 – Proponha caminhos

Com metas e projetos definidos, resta decidir como implementá-los.Para tanto, os consultores sugerem a elaboração de um plano de negócios que não precisa descer ao nível de detalhamento, mas que liste as tarefas que caberão a cada setor na sua execução. O planejamento deve ser desdobrado e prever ações mês a mês.

Um método bastante utilizado,  e que tem como principal vantagem o seu caráter dinâmico, é aquele em que o principal executivo atribui dois objetivos para cada gestor de área e estes propõem dois compromissos adicionais para si mesmos. A partir daí, faz-se uma reunião trimestral para avaliar os resultados. Para conferir o andamento dos processos, bastam reuniões mais rápidas – mensais, quinzenais, ou trimestrais, dependendo do porte da empresa e do tamanho das equipes envolvidas – de até 15 minutos.

7 – Engaje a equipe

 

Coaching em grupos 3

Embora a elaboração do plano estratégico caiba aos diretores e gerentes, é fundamental que todos os colaboradores conheçam as metas e objetivos para o próximo ano, mantendo acesa a discussão sobre a razão da existência da empresa, para inspirar toda a equipe. O cumprimento ou não das metas deve ser conhecido por todos e, se for o caso, discutido em grupo, mas cada projeto deve ter apenas um responsável. Adotar remunerações variáveis ou participação nos lucros, com base nos indicadores estratégicos, é um poderoso fator de estimulo para as equipes.

8 – Valide objetivos

A cada três meses, pelo menos, as metas precisam ser revisitadas, á luz dos resultados obtidos no períodos. Existem softwares e ferramentas que podem ajudar a organizar essa comparação, sendo importante se guiar pelos indicadores adotados no inicio do ano, como a percentagem de crescimento prevista ou a conquista de novos clientes.

O trabalho de validação das metas é feito ao longo do ano e pode ser considerado uma pre-elaboração para os exercícios seguintes – o controle de 2018 fornece informações para o planejamento de 2019, e assim por diante.

Três maneiras de se preparar 

Em sua edição de agosto/2018, a revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios, fornece uma guia de planejamento para cada empresa, a partir da situação de cada uma;

1 – Para uma empresa inciante

A metodologia de planejamento é a mesma para qualquer empresa, mas as perguntas são diferentes para empreendedores inciantes, onde, em geral, a falta de experiência é compensada pelo planejamento estratégico e se beneficia da simplicidade do funcionamento interno;

Em função da vulnerabilidade maior das empresas jovens, alguns consultores recomendam a utilização do Orçamento Base Zero, que analisa todos os custos e os divide entre fundamentais, estratégicos (utilizados na execução das metas) e acessórios, que talvez sejam dispensáveis.

2 – Para uma empresa em dificuldades

Nesse caso, a ênfase deve ser dada á compreensão do mercado-alvo e do desempenho da empresa no último exercício. Quais os fatores que fizeram a demanda reduzir ou estagnar? O produto ou serviço ainda tem espaço no mercado? É preciso fazer inovações efetivas que não causem mais problemas financeiros em função dos custos mais altos? Dá para cortar mais gastos?

Caso a situação se mostre muito adversa e não se vislumbre perspectivas de reversão, o empreendedor deve ter a coragem de fazer algo que não é muito habitual no Brasil: preparar-se para o encerramento de negócio com o menor prejuízo possível, antes que seja decretada a falência da empresa.

3 – Para uma empresa em alta

Negócios de grande porte e produtos de indústria complexa,  como óleo e gás, em geral trabalham com planos e metas de longo prazo, de até cinco anos, embora esses periodos venham diminuindo ultimamente, em função das incertezas do cenário macroeconômico.

O planejamento da empresa que vai bem deve focar na manutenção dos indicadores e nas possibilidades de expansão, coma abertura de novas unidades e na conquista de novos mercados – sem deixar de levar em conta a possibilidade de piora no cenário,.Quando se planeja para o melhor cenário, é inevitável pensar em parcerias, contratação de mão de obra temporária e projetos sob encomenda.

Cinco ferramentas essenciais

Alguns instrumentos e ferramentas são muito úteis para auxiliar n[as tarefas de planejamento de empresas de qualquer porte. Alguns dele:

GPD

 

OKR

O gerenciamento pelas diretrizes é voltado principalmente para gerentes, coordenadores e analistas. É um método que enfatiza a disciplina e a inovação e desenvolve o planejamento passo a passo, com flexibilidade para possíveis mudanças.

BSC

Balaced Score Card

 

Os mapas de causa e efeito do Balance Scorecard fragmentam a empresa em mais de 20 etapas em cascata para a compreensão clara do funcionamento de cada área. É recomendado para empresas médias e grande, com estruturas mais complexas.

CANVAS

CANVAS

 

Esse modelo prevê sete passos de gestão no processo de criar e entregar valor para o cliente. Com os dados, é montado um quadro com foco no produto, ajudando a responder perguntas sobre o diferencial da empresa, custos de produção e mercado a ser atingido.

SWOT

SWOT

 

 

 

Ferramenta de análise de cenário que fornece elementos para om planejamento estratégico, podendo ser utilizado por empresas de qualquer porte. O SWOT faz um diagnóstico do negócio, evidenciando seus pontos fortes e fracos e mostra possíveis riscos e oportunidades.

OKR

 

OKR

Significa “oportunidades e resultados-chave” em inglês, e fornece um conjunto de metas inter-relacionadas a ser alcançadas. É voltada para o aumento da produtividade e orienta os profissionais da empresa na otimização dos resultados.

 

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