10 Dicas e Citações para aumentar a sua produtividade

Time Management

 

Você gostaria de ter mais tempo para suas atividades mais importantes? Você tem o sentimento de que está cada vez mais ocupado, mas não está sendo produtivo? Gostaria de sentir-se altamente produtivo, com um sentimento de realização ao final de cada dia e mais tempo disponível para fazer o que realmente gosta?

As dicas e sugestões que se seguem foram extraídas do livro “The Seven Keys to Life Sucess” ( As sete chaves de uma vida de sucesso, numa tradução livre) de Preston Ni, intercaladas com citações famosas sobre o assunto.

1 – Não confunda ocupação com produtividade

Pessoas altamente produtivas estão normalmente menos ocupadas do que aquelas que se sentem frequentemente sobrecarregadas.

“Ser ocupado não é o suficiente. As formigas o são. A questão é saber em que você está ocupado” – Henry David Thoreau;

2 – Não confunda urgência com importância

Tarefas urgentes e que aparecem  de ultima hora não necessariamente significam prioridades

” Seu tempo é limitado, por isso não o desperdice com prioridades alheias” – Steve Jobs[

” Se você quer fazer bom uso de seu tempo, você tem que saber o que é mais importante e lhe dedicar toda a atenção” – Lee Iacocca

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3 –  A chave da administração do tempo é a auto-administração

” A noticia ruim é que o tempo voa. A boa notícia:você é o piloto” – Michael Altshuler

4 – Lembre-se da regra 80/20 de administração do tempo

A regra 80/20 ou Principio/Lei de Pareto, diz que 80% do que produzimos em determinado momento provém de 20% de nossas atividades. Assim, procure focar e realizar as tarefas mais importantes que se incluem nesse percentual e se sentirá mais produtivo e realizado ao final do dia

” Um homem pode obter apenas uma semana de valor ao longo de um ano, enquanto um outro pode extrair um ano de valor em apenas uma semana” – Charles Richards.

” Eu sou pago não pelo número de horas de trabalho, mas pela importância do problema que resolvo” – Anônimo.

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5 – Use um bom planner ou calendário que lhe permita alocar tempo e espaço para as tarefas mais importantes

” Devo administrar o relógio e não ser gerenciada por ele” – Golda Meier

6 – Separe tarefas e compromissos obrigatórios do tempo disponível para outras atividades

Em seu planejamento diário ou agenda, bloqueie o tempo a ser utilizado em compromissos e tarefas previamente agendadas. O que não estiver nesse período é o seu tempo discricionário, que é aquele que você pode administrar.

” Entenda que agora você está criando o seu próximo momento – e este é que é real” – Sara Paddison

7 – Faça uma lista diárias de tarefas

” Este momento, como qualquer outro, é um bom momento, desde que você saiba o que fazer com ele” – Ralph Waldo Emerson

8 – Priorize a sua lista de tarefas

Ao lado de cada tarefa coloque um “A” para aquelas obrigatórias, que você deve fazer. Assinale um “B” para as que você poderia fazer mas que não precisam ser feitas necessariamente nesse dia, e “C” para as tarefas que você gostaria de fazer mas não se incluem entre as mais urgentes e prioritárias.

Divida as tarefas maiores ou projetos em partes menores e priorize cada uma delas de acordo com sua importância.

Se ganha uma hora em cada minuto que se gasta na organização e planejamento – Benjamin Franklin.

” A chave não é gastar tempo, mas investir nele” – Stephen R. Covey

9 – Implemente

Foque nas atividades listadas como “A” e trabalhe nelas até a sua conclusão e não passe para uma “B” enquanto houver uma A incompleta. Dessa forma, mesmo se concluir apenas 20% de suas tarefas, terá completado 80% daquelas mais importantes.

Enquanto não conseguir gerenciar o seu tempo, você não conseguirá gerenciar nada” – Peter F. Drucker

10 – Transfira para o dia seguinte o que não foi concluído hoje e repriorize cada uma das atividades da lista.

Tempo é igual a vida. Perca o seu tempo e perderá sua vida. Administre o seu tempo e administre a sua vida” – Alan Lakein

 

A Única Coisa: O Foco pode Trazer Resultados Extraordinários

The One Thing

 

 

Qual a única coisa que, se for feita, tornará todas as outras mais fáceis e até desnecessárias” – Gary Keller

Esse é o mote e tema central do livro “One Thing”, que no Brasil recebeu o título de “A única coisa”, de Gary Keller, em coautoria com Jay Papasan. best-seller internacional e amplamente reconhecido como um dos melhores livros já escritos na área de auto desenvolvimento e produtividade.

Principais tópicos

O efeito dominó

O autor faz uma analogia entre o poder de propulsão que tem as pedras do dominó e o efeito multiplicador que focar na coisa mais importante, ou a única coisa, pode representar em termos de alavancagem em relação ás demais áreas de nossa vida

Com uma diferença de 50% de tamanho de um para outro, um dominó de 0,5 cm pode derrubar todos os outros que, se enfileirados, podem alcançar, em progressão geométrica, a altura da Torre de Pisa (18ª.pedra), a Torre Eiffel (23ª), o Monte Everest (31ª),  e a de número 57 provavelmente cobriria a distância entre a Terra e a Lua.

Assim, segundo Keller, para alcançarmos o sucesso, temos que mirar para a lua, e colocar toda a nossa energia na realização da coisa mais importante, que equivaleria no caso, á primeira pedra do dominó.

“ Quem corre atrás de dois coelhos, termina sem pegar nenhum” – provérbio indiano.

As seis mentiras sobre o sucesso

1 – Todas as coisas têm igual importância;

2 – O mito da multitarefa;

3 – O mito da autodisciplina.

4 – a força de vontade é permanente;

5 – Uma vida balanceada;

6 – Pensar grande é ruim

“ As coisas  mais importantes não podem ficar a mercê das coisas menos importantes” – Johann Wolfang Von Goethe.

Tratar as coisas igualmente, de forma equânime, é um nobre ideal que buscamos em nome da justiça e dos direitos humanos. No mundo real de resultados, contudo, as coisas nunca são iguais, e entender isso é a base das grandes decisões. Quando tudo parece urgente e importante, tudo se torna igual. Podemos nos manter ativos e ocupados, mas muito distantes da realização e do sucesso.

Como disse Henrique David Thoreau “manter-se ocupado não é suficiente; as formigas o são. A questão é saber em que estamos nos ocupando”. Realizar um monte de tarefas que estão relacionadas em sua lista de afazeres é uma alternativa ruim entre fazermos uma única tarefa que seja a mais importante. Assim, o autor defende que, em vez de uma lista de tarefas, tenhamos uma lista de sucessos, propositadamente criada e direcionada para a obtenção de resultados.

Para isso, devemos restringir ainda mais o que chamamos de Lei 80/20, ou Principio de Pareto, que diz que uma minoria de causas, inputs ou esforços produzem a maioria dos resultados ou recompensas. Keller vai mais longe e defende que, uma vez identificadas as tarefas que geram  mais resultados, devemos estreitá-las ainda mais, buscando os 20% dos 20%,  e assim sucessivamente, até chegarmos á atvidade mais importante.

2 – O mito da multitarefa

O mito da multitarefa, ou de fazer duas ou mais coisas simultaneamente, se tornou tão disseminado que muitos sites de carreira na web ainda a apontam como uma habilidade das pessoas mais produtivas. A verdade, porém, é que quando você faz duas coisas ao mesmo tempo não irá fazer bem nenhuma delas. O conceito de multitarefa só chegou ao mundo corporativo no inicio dos anos 60 e era usado para descrever computadores e não pessoas.

Pesquisadores estimam que no trabalho as pessoas sejam interrompidas em média a cada 11 minutos e levam cerca de um terço do dia para retomar o foco e se recuperar dessas distrações. Assim, quanto mais você alternar de uma tarefa para outra, mais difícil será retornar á tarefa original.

3 – O mito da autodisciplina

Segundo o escritor Leo Babauta, um dos mitos mais prevalecentes em nossa cultura é o da autodisciplina. A verdade, porém, é que não precisamos de mais disciplina do que a que já temos. O que precisamos é direcioná-la e administra-la de uma forma melhor. Segundo o autor, ao contrário do que muitos supõem, sucesso não é uma maratona de ações disciplinadas, onde cada ação é treinada e o controle é a solução para cada situação.

Sucesso é, na realidade, uma sequencia de pequenos passos, uma corrida curta, que dure o suficiente para a formação e consolidação de um novo habito. Quando sabemos que alguma coisa precisa ser feita, mas não está sendo feita, costumamos dizer: “O que eu preciso é de mais autodisciplina”, quando, na realidade, tudo que precisamos é da disciplina para formar o hábito.

Assim, você não precisa ser uma pessoa disciplinada para alcançar o sucesso. Na verdade, pode obter o sucesso com menos disciplina do que imagina, por uma razão muito simples: sucesso é fazer a coisa certa e não fazer tudo de forma certa. O sucesso, portanto, reside em escolher o hábito correto e ter a disciplina necessária para construí-lo.

4 – A força de vontade é permanente

Imagine a força de vontade como a bateria de seu celular que, no inicio do dia, está plenamente carregada, e vai acabando com o decorrer do tempo. A força de vontade tem uma bateria limitada, mas, assim como o celular, pode ser recarregada. E é como um músculo que precisa ser exercitado, mas também precisa de descanso.

Assim, como todos nós dispomos de uma reserva limitada de força de vontade, decida qual a coisa mais importante a ser feita e reserve o seu período de maior energia física para executá-la.

5 – Uma vida balanceada

O mito de uma vida balanceada é um conceito em que muitos aceitam como verdadeiro e como uma meta a ser atingida, sem analisar mais detidamente o que isso significa. Para o autor, a ideia de uma vida balanceada é apenas isso – uma ideia, uma grande ideia, mas não uma ideia prática; uma ideia idealista, mas não realista. Uma vida balanceada simplesmente não existe.

Propósito e significado de vida é tudo em que se resume uma vida de sucesso. Busque descobri-los e você com certeza terá uma vida balanceada. Resultados extraordinários exigem tempo e atenção focada e isso significa fazer uma coisa em detrimento de outra – o que torna o balanceamento impossível.

O termo “balanço vida-trabalho” só apareceu a partir dos anos 80, quando mais da metade de mulheres casadas ingressaram na força de trabalho e, como citado no livro do mesmo título, de Ralph E.Gomory, saímos de uma situação em que havia um provedor e a dona da casa, para a situação posterior, onde marido e mulher passaram a trabalhar fora.

O autor afirma que, em vez de uma vida balanceada – no sentido de ficar no centro de um círculo, sem mirar os extremos, onde as coisas extraordinárias acontecem – devemos buscar uma vida contrabalanceada, e priorizarmos as coisas mais importantes tanto em nossa vida pessoal quanto profissional.

5 – Pensar grande é ruim

A história do “Big Bad Wolf” (O Lobo Mau) ajudou a popularizar a crença de que grande e ruim são coisas semelhantes e que costumam vir juntas, mas elas não guardam nenhuma relação. Uma grande oportunidade é melhor do que uma pequena, mas um pequeno problema é melhor do que um grande.

Por isso, pense grande e evite perguntar simplesmente“ o que vou fazer agora”? Faça perguntas poderosas e desafiadoras. Se sua meta é 10, pergunte-se: como posso chegar a 20? Defina uma meta maior do que a que você quer e terá construído os alicerces de um plano de ação que te levará á realização da meta original.

Não tema o fracasso e o encare como parte de uma jornada que o levará ao sucesso.

Resultados extraordinários não são construídos somente de sucesso, mas também de fracassos. Quando erramos temos a oportunidade de parar e refletir no que deu errado e nos perguntar o  que temos de fazer para alcançar melhores resultados. Encare o insucesso como uma forma de aprendizado e continue lutando e utilizando todo o seu potencial.

Os quatro “ladrões” da produtividade.

1 – Inabilidade de dizer “não”

Quando você disser sim para alguma coisa, é imperativo que você saiba para o que está dizendo não. A arte de dizer sim é, por padrão, a arte de dizer não. Dizer sim para todo mundo é o mesmo que dizer sim para nada. Cada obrigação que você assume diminui a sua eficácia em tudo que tenta fazer. Assim, quanto mais coisas você faz, menor será a sua possibilidade de ser bem sucedido em cada uma delas. Quando você tenta agradar a todo mundo, a única pessoa a quem você não conseguirá agradar é a você próprio.

2 – Medo do caos

Focar em uma única coisa tem uma consequência inevitável – outras coisas não serão feitas. Com isso é possível que você se sinta pressionado a fazer coisas que não são prioritárias. É importante que você encare e aceita essa situação, sem procurar lutar contra ela, ou seja, acostume-se a esses problemas e tente superá-los, mantendo-se fiel a sua agenda.

Todos nós temos parentes e amigos que, numa situação difícil, pedem nossa ajuda e nossa atenção. Procure ajudá-los e ser solidário, mas sem desviar-se do seu foco principal e das suas próprias prioridades.

3 – Hábitos de saúde não saudáveis

A falta de cuidados e de controle com a nossa saúde e energia pessoal é seguramente o ladrão silencioso da produtividade. A questão óbvia, mas muitas vezes ignorada,  é que alto desempenho e resultados extraordinários exigem saúde e energia física – o problema é aprender como obtê-las e conservá-las.

O autor sugere algumas atividades matinais adotadas por pessoas altamente produtividade:

·         Praticar a meditação ou fazer uma prece para desenvolver a energia espiritual;

·         Fazer uma refeição saudável, fazer exercícios físicos e dormir o suficiente para acordar com boa disposição;

·         Abraçar, beijar e rir com as suas pessoas queridas para incrementar a energia emocional;

·         Planejar as metas e atividades do dia, bloqueando tempo para a sua atividade mais importante.

4 – O seu ambiente não dá suporte ás suas metas

O seu ambiente é simplesmente o que você vê e o que você vivencia no dia a dia,  e isso inclui não só o ambiente físico, mas também as pessoas á sua volta. As pessoas lhe parecem familiares e o ambiente, confortável, mas esteja atento e não considere isso como “favas contadas”. Qualquer pessoa ou qualquer ambiente, em determinado momento, pode transformar-se em um “ladrão de seu tempo” e distrair sua atenção da coisa mais importante.

Ninguém vive em isolamento. A cada dia, ao longo do dia, estamos em contato com outras pessoas e somos influenciados por eles, o que pode ter impactos na atitude, na  saúde e, em última análise, em nosso desempenho. Aqueles com quem convivemos diariamente (amigos, colegas de trabalho, ou familiares) podem exercer uma influência em nossas atitudes muito maior do que imaginamos.

Assim, é importante evitar pessoas cuja negatividade possa afetar os resultados que pretende alcançar e cercar-se daqueles que possam lhe incentivar, dar apoio, e ajudá-lo a atingir as suas metas e objetivos.

Como chegar à “Única Coisa”

The One Thing Dominoes

O autor propõe um exercício para chegarmos á única coisa ou, como na analogia citada, á primeira pedra do dominó. Escreva numa folha de papel e desenvolva o hábito de ler em voz alta as seguintes perguntas:

·         Com base nas minhas metas e objetivos para toda a vida, qual a única coisa que posso fazer nos próximos cinco anos para atingi-las?

·         Baseado nas minhas metas dos próximos cinco anos, qual a única coisa que possa fazer este ano para realizá-las e que estejam alinhadas com as minhas metas e objetivos de vida?

·       Considerando a minha meta anual, o que posso fazer neste semestre para atingi-la?

·         Com base nas minhas metas semestrais, o que posso fazer este mês para realizá-la?

·         Baseado na minha meta mensal, o que posso fazer esta semana?

·         Considerando a minha meta semanal, o que posso fazer hoje?

·         … E o que posso fazer AGORA?

 

Com esse exercício, você estará treinando a sua mente em como pensar e como conectar uma meta com outra ao longo do tempo, até que descubra qual a coisa mais importante a fazer agora mesmo.

Resultados extraordinários se tornam possível quando onde queremos chegar está completamente alinhado com o que fazemos hoje. Descubra o seu propósito, e a clareza do que você quer irá ditar as suas prioridades. A melhor maneira de trabalhar em suas prioridades é marcar um compromisso com você mesmo, bloqueando tempo em sua agenda (o autor sugere não menos do que 40%) para as tarefas mais importantes, e resista a todas as distrações que possam desviar sua atenção.

 

Mas, afinal, como saber qual é a única coisa que devo priorizar em minha vida?

Segundo o autor, por envolver seus valores, propósito e missão de vida, essa é a primeira e única coisa que cabe a você, e só a você, descobrir.

 

 

Qual é o seu Mindset?

Mindset

O que lhe vem á cabeça quando você pensa em uma pessoa extremamente inteligente e talentosa? Talvez alguém semelhante ao inventor americano Thomas Edison, cuja invenção da lâmpada elétrica o tornou um símbolo de brilhantismo e criatividade.

Ocorre que, embora inteligente e talentoso, Edison não representa um caso de inteligencia nata. A invenção da luz elétrica não ocorreu do dia para a noite, mas decorreu de um longo processo de curiosidade, dedicação e trabalho árduo.

Em seu livro Mindset, publicado em 2007, a psicologa da Universidade de Stanford, Carol Dweck diz que não é a inteligência, o talento ou mesmo a educação que distinguem as pessoas de sucesso das demais. É o seu mindset (ou modelo mental na falta de uma tradução mais especifica para o Português) e a forma como eles encaram os desafios pessoais e profissionais.

Segundo Dweck, as pessoas ou tem um mindset fixo ou de crescimento, e cada um deles que você adotar pode afetar todas as áreas de sua vida. Um mindset fixo pode aprisionar as pessoas ás suas limitações e impedir o seu crescimento e evolução, enquanto um “growth mindset“, ou modelo mental de crescimento, pode ajudá-las a alcançar mais facilmente  as suas metas e objetivos.

O Mindset Fixo

Mindset fixo

Um mindset fixo se reflete na crença de que inteligência, talento e outras habilidades são coisas que trazemos de berço e não podem ser modificadas. Com essa mentalidade, você é levado a acreditar que não tem a inteligência e o talento suficientes para ter sucesso em determinadas atividades, preferindo desempenhar aqueles que você conhece bem.

O aspecto mais negativo dessa modo de pensar ocorre quando envolve um gerente ou líder de equipe que receia que as realizações dos membros de sua equipe possam ofuscá-lo  e, cada vez que um deles apresenta uma ideia nova,  ele a encara como uma ameaça á sua própria carreira,  e desestimula ou até impede a discussão do assunto.

O Mindset de Crescimento

Mindset de crescimento

A pessoa com um “Growth Mindset” acredita que, com esforço, dedicação e perseverança, poderá desenvolver suas habilidades naturais e atingir suas metas e objetivos.

De acordo com Dweck, as pessoas podem desenvolver suas próprias habilidades, talentos e até mesmo a inteligencia através de experiências, treinamento e esforço. O feedback recebido e os eventuais erros cometidos representam oportunidades de aprendizagem e de aumento  da produtividade. É o que ela chama de ” engajamento proposital” (“purposeful engagement”).

Em sua pesquisa, Dweck trabalhou na teoria da neuro plasticidade, que significa a capacidade do cérebro de  formar novas conexões na vida adulta, quando estimulado por novas experiências e dá suporte á ideia de que se pode desenvolver um mindset de crescimento em qualquer fase da vida. Assim, você pode não se tornar um Thomas Edison, mas com uma mudança de atitude, pode desenvolver o seu potencial,  com aprendizado e prática constantes.

É por isso que Dweck diz que elogiar um trabalho bem feito reforça o mindset fixo, enquanto elogiar o esforço encoraja o de crescimento. Quando o lider foca no resultado individual, a pessoa entende que tentar não é importante, mas se elogiarmos o esforço, estaremos recompensando o processo de aprendizagem,  o que torna as pessoas mais motivadas a continuar lutando em direção ao atingimento de suas metas.

Como desenvolver um Mindset de crescimento

Mindset de crescimento 2

Dweck ensina alguns passos que podem levar a uma mudança de modelo de pensamento.

Passo 1 – Ouça a sua voz interna

A voz de um mindset fixo poderá impedi-lo de prosseguir seguindo a trilha do sucesso,. Por exemplo, quando você ouve aquela vozinha interna lhe dizendo que você não tem o talento ou a habilidade necessária para realizar determinado projeto, você sente que poderá fracassar ou que as pessoas irão criticá-lo se não for bem sucedido?  Quando você se pensa em enfrentar um novo desafio, você tende a resistir por medo da rejeição ou do fracasso?

Passo 2 – Reconheça que você tem uma escolha

Todo mundo enfrenta desafios, obstáculos e toda sorte de dificuldades ao longo da vida, mas a forma como reagimos a eles pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. Se você tem uma mentalidade fixa, verá nesses obstáculos uma confirmação de que não está apto para o projeto ou tarefa. Mas se encará-los como uma oportunidade de crescimento, você poderá desenvolver um plano de ação, trabalhar duro, mudar de estratégia e tentar de novo.

Passo 3 – Desafie seu Mindset fixo

Quando você se depara com um novo desafio e sua voz interna lhe diz que é melhor não tentar porque não tem o talento para ser bem sucedido, lembre-se de que você pode aprender as habilidades necessárias para atingir a sua meta. Por exemplo, se você se defronta com um desafio e pensa: “Eu não estou certo de que tenho as habilidades necessárias para fazer isso”, desafie-se respondendo: ” Eu não tenho certeza de que posso fazer isso e talvez não possa fazê-lo da primeira vez, mas posso aprender com a prática”

Passo 4 – Entre em ação

Quando você começa a pensar e agir com um modelo mental de crescimento, torna-se mais fácil superar adversidades e obstáculos de forma mais positiva. Ninguém aprende a tocar violino na primeira vez. Quando cometer um erro, encare isso como uma forma de aprendizado e oportunidade de crescimento.

Pense em como você pode ajudar a sua equipe adotando um mindset de crescimento e acostume-se a elogiá-los não apenas pelo trabalho bem feito, mas também, e principalmente,  pelo esforço e disposição para o aprendizado contínuo, encorajando-os a apresentar ideias e sugestões, num ambiente de discussão e comunicação abertas.

 

A Roda da Vida

Work Life Balance

Nos dias frenéticos de hoje, caracterizados por cobranças e metas profissionais de um lado e por distrações de toda ordem de outro, frequentemente sentimos a sensação de que a nossa vida está saindo do controle e que estamos nos afastando das coisas mais importantes, o que pode levar ao estresse e frustração.

É nesse momento que a Roda da Vida, ferramenta bastante utilizada nos processos de coaching, pode representar uma valiosa contribuição na busca do equilíbrio vida pessoal/profissional, permitindo identificar, através de gráfico, as áreas da vida que possam estar sendo negligenciadas e  para as quais gostaríamos de dar mais atenção, focando toda o nosso tempo e energia nas coisas prioritárias.

O desafio é transformar o conhecimento e o desejo de construir uma vida mais equilibrada num plano de ação concreto e consistente.

Como usar a Roda da Vida

1 – faça um brainstorming das principais áreas de sua vida

Comece fazendo um levantamento das 6 ou 8 dimensões de sua vida que sejam importantes para você, e que poderiam incluir:

  • os papéis que você desempenha na vida, por exemplo: marido/esposa, pai/mãe, gerente, membro de equipe, amigo, líder comunitário, etc;
  • elenque as áreas da vida que são importantes: carreira, educação, saúde, finanças, relacionamentos, etc;

2 – escreva cada uma dessas áreas na borda da Roda da Vida (vide figura abaixo que deve ser adaptado a sua realidade)

The wheel of life

 

3 – avalie cada uma dessas áreas

avalie o seu nível de satisfação e realização em cada área, lembrando que diferentes áreas exigem diferentes níveis de atenção em cada etapa da vida. O próximo passo é avaliar o grau de atenção que você esta dedicando a cada uma dela.

A partir do centro para as bordas do círculo, avalie numa escala de 0 (baixa) a 10 (alta), de forma refletir a atenção e prioridade que você vem atribuindo a cada área.

4 – Junte os pontos

A seguir, junte os pontos em volta do círculo e preencha, a lápis ou em cores, cada um dos quadros avaliados, para verificar, gráfica e visualmente, se a roda mostra uma vida balanceada

5 – reflita sobre qual seria o nível ideal

Isso não significa atribuir linearmente um 5 em cada uma das áreas, já que algumas delas exigem maior foco e atenção em cada etapa da vida. Você terá que fazer escolhas e assumir compromissos, já que nosso tempo e energia não são recursos ilimitados.

Assim, reflita e pergunte-se qual seria o nível de atenção e prioridade que você gostaria de dedicar a cada área e coloque o escore “ideal” em cada uma delas nas extremidades do círculo.

6 – entre em ação

Após obter uma visualização gráfica de sua vida atual e da sua vida ideal, veja quais são os “gaps” ou lacunas que precisam ser preenchidas, e que representam a diferença numérica entre a nota que você se atribuiu e a que gostaria de obter em cada área.

Em seguida, pergunte-se: quais dessas áreas se eu focasse meu esforço e atenção teria maior impacto em todas as outras? Essas são as áreas para as quais você deve atribuir prioridade.

O passo seguinte é traçar um plano com ações específicas, mensuráveis, desafiadoras mas realistas, definindo uma data-limite para cada uma delas.

 

O modelo GROUP no Coaching de Grupos



Coaching em grupos

De acordo com o professor e consultor Manfred de Vries, fundador doInsead Leadership Centre, o coaching em grupo lida com as funções mentais do afeto e da cognição dentro do sistema organizacional em vez de focar apenas no alcance de metas individuais.

Em sua prática, De Vries desenvolve as competências individuais dos coachees (pessoas que passam pelo processo de coaching) e,simultaneamente, estimula o peer coaching (coaching entre colegas), buscando maximizar os insights e a superação de obstáculos individuais ou coletivos rumo ao crescimento.

Os coachess são encorajados a utilizar abordagens semelhantes com seus próprios times, colegas ou colaboradores, empregando as habilidades desenvolvidas durante o coaching em grupo e ampliando perspectivas, performances e responsabilidades.

O Modelo GROUP

Coaching em grupos 3

Um método eficaz de realizar esse processo é por meio do modelo GROUP. Desenvolvido por Anthony Grant e Saul Brown, da Universidade de Sidney, o GROUP reúne elementos de dois conceitos complementares: o modelo GROW, de Alexander, Fine e Whitmore,, e a “Teoria U”, de diálogo em grupo, desenvolvida por Otto Scharmer, da MIT Sloan School of Management.

O GROW, que é uma ferramenta básica no coaching, fornece um roteiro estruturado para, simultaneamente, atingir objetivos e superar obstáculos. A “Teoria U” trata de mudanças de padrões comportamentais improdutivos que afetam negativamente a tomada de decisões. conforme quadro a seguir:

Etapa                                            Descrição                                   Possíveis Perguntas

G Goal, ou objetivo: esclarecer o que se deseja alcançar em cada sessão. Essa etapara determina o foco do coaching  O que você quer atingir com essa sessão? Como você gostaria de se sentir depois? Qual seria o melhor uso desse tempo?
R Reality, ou realidade: tomar consciência da realidade de cada membro do grupo. Essa etapa examina o impacto da situação atual sobre os objetivos identificados Como foram as coisas para você nesta semana? Que dificuldades encontrou e o que fez para lidar com elas? O que funcionou? O que não funcionou?
O Options, ou opções: identificar e avaliar as opções disponíveis.Essa etapa encoraja o pensamento voltado encontrar soluções Que opções você tem? O que fez e que funcionou? O que ainda não tentou, mas que poderia funcionar?
U Understanding others, ou compreendendo os outros: observar atentamente e atribuir significado tanto ao que foi dito como às respostas internas Quais são, em sua opinião, as melhores opções? O que você achou do que ele disse? No que você estava pensando enquanto ouvia seu colega? O que a perspectiva do grupo pode integrar ao seu ponto de vista?
P Perform, ou performar: auxiliar o grupo a determinar os próximos passos. Visualizar as melhores opções. Desenvolver planos individuais e coletivos. Gerar motivação e assegurar comprometimento e responsabilização Qual a coisa mais importante a fazer a seguir? O que você pode aprender a partir do que foi dito? O que pode ser uma barreira? Quem poderá ajudá-lo? Como você vai se sentir quando fizer isso?

Coaching em grupos 2

É importante salientar que as etapas do modelo não precisam ser lineares, tudo dependendo das necessidades do grupo. Por exemplo, se os participantes ainda não possuem uma visão clara dos objetivos em mente, a etapa Reality (realidade) pode ser antecipada e ser aplicada antes da etapa Goals (metas ou objetivos), para que estes se tornem mais claros.

Do mesmo modo, se os participantes tiverem pouca compreensão das necessidades, recursos e forças uns dos outros, pode ser recomendável aumentar esse conhecimento, antecipando a etapa Understanding Others(ou compreendendo os outros).

Para revisar e avaliar as sessões de coaching em grupo, poderá ser utilizado o RE-GROUP, que consiste no conhecido processo de follow-up, quando as ações definidas na sessão anterior são revisadas e analisadas antes que novas metas e objetivos sejam estabelecidos os modificados. Contudo, isso deve ser feito em função das necessidades individuais de cada membro do grupo.

Referêrencias:

BROW, S.W & GRANT, A.M (2010) – GROW TO GROUP: Theoretical Issues and a practical model for group coaching. Organizations Coaching: An International Journal of Theory Research abd Practice 10-45;

WHITMORE, J (2002) – Coachinf for Performance. London: Nicholas Brealey Publishing

 

Estilos de liderança e quando devem ser adotados

Decisões

 

Algumas vezes lideres tomam decisões que afetam o moral de suas equipes adotando um estilo autocrático, sem ouvir a opinião de seus colaboradores. Em outras ocasiões, porém, desperdiçam o seu tempo e o de seus subordinados, envolvendo-os em decisões que não lhes dizem respeito.

Como saber quando, e até que ponto, envolver sua equipe numa decisão? Algumas vezes a resposta é óbvia. Exemplo: você não precisa convocar uma reunião para decidir sobre a compra de suprimentos ou material de escritório se alguém da equipe já tem essa atribuição e a autoridade para essa tarefa.

Estilos decisórios

Estilos de tomada de decisões

Em seu último post, Jesse Lyn Stones, autora do best seller “Full Steam Ahead” (sem tradução para o Português), escrito em parceria com Ken Blanchard (“O Gerente Minuto”), aborda quatro estilos de liderança e quando cada um deles deve ser adotado (ver post original aqui)

  1. Estilo autocrático: você toma as decisões por conta própria sem nenhuma consulta á equipe;
  2. Estilo consultivo: o líder solicita informações á equipe que possam ser úteis na decisão a ser adotada e pede sugestões, individuais ou em grupos, mas a decisão final será sempre dele;
  3. Decisão de equipe: você reúne a equipe para discutir o problema e chegar a uma decisão, atuando como facilitador para obter um consenso quanto á melhor decisão a ser adotada. Como membro da equipe, você deve apoiar e se comprometer com a decisão;
  4. Decisão por delegação: você não é parte do processo de decisão, atribuída por delegação a outro membro da equipe ou da própria equipe. Você pode (ou não) ser informado a respeito da decisão, mas não pode alterá-la

Comunique previamente que estilo de decisão será adotado

Ao reunir a equipe, seja bem claro quanto ao problema a ser debatido e que tipo de decisão será adotado. Deve ficar claro desde o início se os membros da equipe estão sendo apenas consultados ou se serão diretamente envolvidas na decisão, com direito a voto, a fim de evitar mal entendidos e frustrações, quando as pessoas não se mostram  engajadas e comprometidas com a decisão adotada.

Quando as pessoas sabem antecipadamente qual será o seu papel no processo, é bem menor a possibilidade de ressentimentos e até de sabotagem a uma decisão que não é  aquela que eles imaginavam. Você pode adotar um estilo decisório no inicio do processo e depois alterá-lo se isso se mostrar necessário – mas se o fizer é importante dar ciência á equipe.

Quatro questões para saber que estilo adotar

Estilos de tomadas de decisões 2

  1. A decisão é sua? Algum membro da equipe ou setor tem a autoridade para toma-la? Se não for sua a decisão, use o estilo de delegação. Se você acredita que ninguém na equipe é capaz de tomar uma decisão sem o seu envolvimento direto, discuta o assunto com eles e determine o estilo de decisão que será seguido. Mas evite adotar o estilo decisório baseado exclusivamente na autoridade formal de forma sistemática, a fim de não gerar ressentimentos e não ser visto como um micro gerenciador.
  2. Você tem acesso a todas as informações necessárias? Você sabe tudo o que é necessário para tomar uma decisão inteligente? Você tem a experiência e a habilidade necessárias para resolver o assunto por conta própria e sem ouvir ninguém? Se for o caso, o apoio á decisão não é necessário, e o estilo autocrático pode ser utilizado. Isso é bem diferente, por exemplo, de reunir a equipe para discutir onde colocar um quadro na parede de seu escritório. O problema é que algumas vezes não sabemos o que não sabemos. Nesse caso, o estilo consultivo é o mais adequado, a fim de que não se perca uma informação ou sugestão importante que possa melhorar a qualidade da decisão.
  3. Até que ponto o consenso e a aprovação são necessários para uma implementação bem sucedida? Se o sucesso na implementação depende do entendimento e da aceitação dos outros, é conveniente envolver a equipe e usar a decisão de equipe, mesmo que, intimamente, você já saiba qual a melhor decisão a ser adotada. Um bom processo de obtenção do consenso, onde os participantes deixam de lado os egos e necessidades individuais e focam na missão da empresa, resulta em uma decisão de melhor qualidade em maior comprometimento com a decisão e em maior rapidez na sua implementação;
  4. Qual o impacto da decisão na realização da missão da equipe Qual a escala e complexidade da decisão? Quando a complexidade aumenta, a possibilidade de você saber tudo o que é necessário diminui. Assim, use o estilo consultivo. Quando isso ocorre, a aceitação da equipe também se eleva, devendo, por isso, ser utilizado um estilo de alto envolvimento – estilo de decisão de equipe, se possível, ou o estilo consultivo mais aprofundado.

E como tratar as urgências?

E se não houver tempo para envolver a equipe? Isso não deveria ser levado em consideração? É claro que se “a casa está pegando fogo e a fumaça está batendo na porta” não faz sentido e nem dá tempo para reunir o grupo em busca de opções. Contudo, essas situações não são tão urgentes quanto parecem á primeira vista.

Todos nós guardamos experiências de decisões apressadas, das quais viemos a nos arrepender mais tarde, o que pode igualmente acontecer com as equipes. É importante, portanto, ter consciência do potencial de cada decisão, quando somos submetidos á pressão dos prazos, a fim de que os resultados no longo prazo não sejam afetados por uma decisão apressada e uma implementação errada, o que pode nos obrigar a refazer todo o trabalho.

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Porque Procrastinamos e Como Lidar com o Problema

Procrastinação

Procrastinação é a arte de deixar para depois o que precisa ser feito agora, o conhecido “empurrar com a barriga”, enfim “enrolar”. A palavra procrastinação vem do latim procastinatus, que é a junção do pro(encaminhar) e crastinus (amanhã), mas seu sentido já aparecia no Antigo Egito, em Roma e na Grécia

De acordo com o dicionário Oxford, a palavra já existe do léxico desde 1548 – ou seja é algo milenar e não um produto do mundo moderno, da tecnologia e da internet. Também não é um problema tipicamente brasileiro – conhecido como o país do jeitinho e da última hora – pois outros países têm o mesmo perfil, até porque é um problema intrínseco á humanidade,

A verdade é que todo mundo procrastina, pelo menos uma vez na vida. É da natureza humana, já que ninguém é robô, programado para fazer tudo na hora certa. O problema é quando isso começa a ficar crônico e passamos a postergar indefinidamente coisas que não poderiam ser adiadas, como os cuidados com a saúde, nossos relacionamento, nossos sonhos e objetivos mais importantes.

Em pesquisa publicada em seu livro “Equilíbrio e Resultado”, .Christian Barbosa, um dos mais conhecidos especialistas em gestão do tempo e produtividade do país, constatou que as coisas que as pessoas mais adiam são: exercício físico (67%), leituras(63%), saúde (52%) e planejamento financeiro(46%), ou seja, justamente as coisas que mais produzem equilíbrio e resultados.

Postergar tarefas não é o pior dos mundos, nem devemos nos martirizar por isso. O problema é quando isso se torna constante, o que acaba deixando as pessoas infelizes, improdutivas, e com a sensação de que estão  perdendo alguma coisa, o que reduz a autoestima e gera insegurança.

Por que procrastinamos

Procrastinação2

Segundo Barbosa, a pesquisa foi de extrema valia para ajudar a entender os principais fatores que contribuem para a procrastinação, entre os quais alinhamos os mais comuns:

1 – Falta de tempo

Indiscutivelmente, a campeã das desculpas, refletida na velha frase: “não deu tempo” ou “eu não tenho tempo”. A verdade, porém, é que o tempo é um recurso finito, mas também o mais democrático, pois  todos nós: eu, você, o Papa, o Presidente do EUA, temos as mesmas 24 horas por dia. O problema, portanto, não é a falta de tempo, mas a sua utilização inadequada, com coisas desnecessárias, sem importância, e que não nos ajudam a sair do lugar.

2 – Falta de energia

Muitas pessoas saem do trabalho, enfrentam um trânsito caótico, e ao chegar em casa já estão tão consumidos pela rotina estafante que simplesmente não têm mais disposição física para ler um livro, conversar com a família, praticar um esporte ou fazer um curso. Querem apenas tomar um banho, jantar e dormir  – e recomeçar tudo no dia seguinte.

A energia pessoal é gerada por diversos fatores que incluem alimentação saudável,, saúde, qualidade do sono, qualidade dos relacionamentos, espiritualidade, entre outras coisas. É, enfim, um conjunto de fatores físicos, mentais, emocionais e espirituais que, juntos, constituem uma fonte de energia que, se negligenciados, acabam se constituindo num dreno por onde escoa toda a vitalidade.

Sem energia, olhamos para as nossas tarefas e, mesmo sabendo o que deve ser feito, não conseguimos reunir a força de vontade e a disposição necessárias para fazê-las acontecer.

3 – Medos

Todos nós temos medo de alguma coisa – impossível não tê-los. O problema é quando o medo deixa de ser um propulsor de uma necessidade de planejamento e de preparação, e se transforma num instrumento paralisador.

O medo tem três caminhos possíveis na procrastinação:

  • o medo do fracasso: quando as pessoas deixam de fazer determinada atividade por medo de falhar, de serem julgadas, de não dar certo. O risco de terem algum tipo de prejuízo não lhes permite avançar, o medo simplesmente bloqueia a execução;
  • medo do desconhecido: o medo daquilo que ainda não sabemos, das possibilidades que nunca vivemos, como o de uma pessoa que não consegue falar inglês fluente, com medo de ser transferida para uma filial da empresa em outro país, cujo estilo de vida desconhece;
  • medo do sucesso: embora sutil e até pareça um contra senso, é um dos mais poderosos e constitui um fator subjetivo de procrastinação. Quando a pessoa vê que a atividade realizada deu certo, ela fica com medo do que esse sucesso pode acarretar, de uma promoção para um cargo de maior responsabilidade, de mudança no estilo de vida – enfim da saída da zona de conforto.

Como combater a procrastinação

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Existem muitos livros, vídeos, blogs, artigos, etc, com técnicas e dicas para combater a procrastinação. Duas delas me parecem as mais importantes e representam uma unanimidade entre todos que abordam o assunto:

1 – Dividir o projeto ou tarefa em pedaços menores e executáveis

Ao nos depararmos com um projeto de maior duração e complexidade, experimentamos um sentimento de sobrecarga e opressão, que nos leva a postergar a sua implementação. Ocorre, porém, que como destaca David Allen em seu best-seller “Fazendo as Coisas Acontecer” (Getting Things Done, em sua versão original em Inglês), não nos engajamos em projetos, mas nas tarefas dele decorrentes.

Assim, ao identificarmos o resultado que pretendemos alcançar com o projeto ou tarefa, devemos definir claramente a sua primeira ação, e dividi-la  em tantos pedaços pequenos quantos forem necessários, de modo que não seja possível deixar de realiza-la, o que elimina o maior estresse – o de começar.

O momentum gerado pela realização da primeira tarefa nos leva, num efeito bumerangue, a querer realizar a próxima e as próximas, levando à conclusão da atividades num prazo m ais curto do que inicialmente imaginamos. É a aplicação da máxima: “como devorar um elefante? Um pedacinho de cada vez”

2 – Descobrir os objetivos, resultados e consequências da tarefa que estamos procrastinando

Quando não temos ideia do verdadeiro objetivo daquilo que vamos fazer, quando não temos noção da importância da atividade que vamos realizar, e  de que forma ela nos trará resultados ou consequências se não for feita, perdemos a relevância e, consequentemente o interesse na sua execução.

Imagine, por exemplo, que você precisa fazer um relatório importante  para seu chefe e que isso pode lhe representar um aumento salarial ou uma promoção, o que lhe permitirá dar maior conforto a sua família. Ou seja: você não está produzindo um simples relatório, está garantindo o seu sustento, a manutenção de seu emprego, e o desenvolvimento de sua carreira profissional.

Brian Tracy, conhecido palestrante internacional, e autor de best-sellers como “Eat That Frog“, costuma dizer que tudo começa com um forte WHY. Quando identificamos o nosso “por que”, ou o verdadeiro propósito de alguma coisa, o What (o que) e o When (quando) tornam-se meras consequências.

Enfim, todos nós procrastinamos.Mas o que não podemos permitir é que essa prática se incorpore ao nosso dia-a-dia e nos coloque indefinidamente na zona de conforto e no piloto automático, impedindo-nos de alcançar os nossos sonhos, metas e objetivos mais importantes.