Como Fazer o Planejamento Anual

 

 

Planejamento Anual

 

A proximidade do inicio de um nova ano é o momento ideal para uma reflexão  sobre o que se espera do ano que se avizinha. Em relação ao período (anual, mensal e semanal), o planejamento anual é o que necessita de maior tempo para sua elaboração (em média, uma ou duas horas), mas é, sem dúvida, o mais estratégico de todos.

Em poucas metodologias de administração de tempo se ouve falar do planejamento anual. Geralmente, a ênfase se coloca no planejamento mensal ou diário. Mas a visão de 12 meses é que dará sentido e direção aos planejamentos de menor abrangência e às tarefas de curto prazo.

Embora as pessoas costumem fazer isso nos rituais de passagem de ano, com as chamadas “resoluções de ano novo”, que as motivam a fazer pactos, promessas e coisas desse tipo, não ha necessidade de esperar pelo primeiro dia de janeiro para iniciar o planejamento anual. Qualquer que seja o mês em que estejamos, o importante é fazer uma projeção para os 12 meses seguintes, o que pode ser efetuado a qualquer momento.

Passos para o planejamento anual

Em seu livro “A Tríade do Tempo“, Christian Barbosa, um dos maiores estudiosos e especialistas em gerenciamento e produtividade pessoal do país, sugere um roteiro para o planejamento anual, constituído dos seguintes passos:

1 – Revisar identidade

Em seu livro, Barbosa fala da importância de se escrever e revisar constantemente os nossos papéis (pessoais e profissionais), nossas quatro dimensões (física, mental, emocional e espiritual) e a nossa missão de vida, que deve refletir a essência de sua identidade. A virada de ano é um momento oportuno para essa revisão, que deve ser feita pelo menos uma vez por ano.

Ela engloba uma nova e profunda reflexão sobre todos os conceitos da identidade, permite reavaliar se os papéis continuam os mesmos, se novos surgiram ou se os antigos perderam a importância, o que nos leva a redefinir as prioridades para o novo ano e,talvez, gerar uma nova versão de nossa missão de vida.

Além da revisão, esse é o momento de definir as ações que envolvem sua identidade. Se você acha que, ao longo dos próximos 12 meses, precisa melhorar seu papel de professor, por exemplo, então defina metas ou projetos a ele relacionados: um curso de especialização, participação em congressos e seminários, uma nova pesquisa, e uma série de outras ações. Se quiser melhorar a sua saúde física, você pode definir que se vai se matricular numa academia, fazer uma  dieta, mudar o tipo de alimentação, ou agendar uma visita ao médico.

Durante esse passo, é importante escrever seus papéis, equilibro e missão, mantendo-os em sua agenda, software ou em um quadro durante todo o ano, já que esses elementos serão utilizados em toda as outras etapas do planejamento.

2 – Definir metas conectadas

Metas Anuais

 

O que você gostaria de realizar ano que vem? Que objetivos serão priorizados nesse momento? Que novas metas devem ser estabelecidas? Essa é a oportunidade de transformar as promessas de ano-novo em objetivos concretos. Se a revisão de sua identidade, evidenciou a existência de novos papéis e de metas correspondentes, aproveite para colocá-las no papel.

Muitas pessoas acreditam que, em relação a metas, a fartura multiplica as possibilidades de sucesso, ou seja, quanto mais metas tiver maiores serão as possibilidades de obter aquilo que se deseja. Esse pensamento é enganoso. Quanto maior o número de metas maior a chance de dispersão e procrastinação.

Uma lista imensa de metas pode  nos fazer ficar olhando aquele montanha de sonhos e nos deixar frustrados, sem saber por onde começar. A tendência, assim, é ficar desmotivado, com a sensação de que as metas são inatingíveis,  e levar á conclusão errônea de que traçar metas não serve para nada.

Por isso, o autor sugere a aplicação do que chama de regra 8x4x2, que consiste em ter no máximo 8 metas para trabalhar ao longo do ano, e, dentre essas, separar 4 para serem realizadas num mês, e 2 para serem executadas durante a semana. Na fase do planejamento mensal, você deve selecionar quatro dessas metas para serem realizadas no mês que se inicia. Nesse ponto, é importante revê-las em profundidade, refinando e calibrando o seu foco.

Reveja os passos intermediários e verifique se há algo que precisa ser modificado. Defina bem esses passos, observando, principalmente, se a meta ainda é relevante e motivadora para você, não tendo receio de descartá-la se tiver perdido a importância que você atribuiu a ela  na fase inicial de seu planejamento. Se isso acontecer, simplesmente apague-a da sua lista e coloque outra no lugar. Afinal, a meta é sua!

3 – Criação de janelas temporais

Ao longo do ano existem períodos em que você estará dedicado a uma atividade importante, nos quais não poderão ser programadas atividades concorrentes. Esses períodos são denominados de janelas temporais. Essas janelas deverão ser utilizadas para os cursos que pretende realizar, para as férias, para a prática de algum tipo de esporte, para reflexão, ou tarefas de planejamento.

Essas janelas devem ser respeitadas quando fazemos o planejamento dos períodos de menor abrangência, e, por não observá-las, muita gente termina ficando sem férias, negligenciando o tratamento de saúde, descumprindo os compromissos assumidos com os filhos e a família, e assim por diante.

As janelas também servem para reservar datas especiais no ano (aniversários de casamento e de membros da família, reuniões mensais com a sua equipe,etc). Quando planejamos essas janelas com antecedência enquanto nossa agenda está vazia, nosso comprometimento para cumprí-las é ampliado.

A ideia não é lotar a agenda com janelas temporais, mas fazer uma previsão em sua agenda de  eventos especiais, de grande importância. Caso você utilize um software, fica mais fácil reservar essas datas. Com um ou dois comandos, você distribui as janelas e datas especiais que queira reservar ao longo do ano. Se preferir uma agenda de papel, utilize um formulário de planejamento anual, faça a previsão de suas janelas e, depois, transfira-as para a agenda.

O valor da ameixa seca bem planejada

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O navegador Amyr Klink, que realizou a façanha de atravessar o Oceano Atlântico (da África para o Brasil) em um pequeno barco, conta em seu livro Gestão de Sonhos – Riscos e Oportunidades uma história bem interessante, na qual  retrata a importância do planejamento.

Amyr conta que é atendido por uma nutricionista chamada Takako, responsável pela alimentação que o provê em suas aventuras. Na preparação para uma viagem, ele abriu um pacotinho de ameixas secas e, percebendo  que havia apenas três, pediu a ela que colocasse um punhado de ameixas em cada saquinho.

Tanako respondeu perguntando se ela sabia que cada ameixa seca pesava, em média, 10 gramas, e que eram 98 mil saquinhos de ameixa para as 169 semanas de viagem. Impressionado com a precisão de detalhes, Amyr se deu conta de que se ela colocasse uma ameixa a mais em cada saquinho, o peso extra poderia afundar o barco!

Essa historinha nos leva a refletir sobre a importância do planejamento que, á primeira vista, pode parecer algo mecânico ou complicado demais. Com o tempo, porém, ele se torna algo transparente, natural, e absolutamente necessário. Assim que se descobre as vantagens e benefícios de um planejamento e  se passa a experimentar a sensação de ter uma vida organizada, torna-se  quase impossível deixa de fazê-lo.

Tem muita gente cujo barco está afundando de tanto estresse e precisa ficar em cima dele. Que tal parar um pouco e se planejar? Há várias maneiras de dar uma pausa na correria. A ioga ensina a importância de se respirar na posição correta. Essa combinação entre a respiração e a postura contribui para que se mantenha a concentração e o equilíbrio do corpo.

O planejamento é a sua respiração. Quanto mais coisas você tiver para fazer,mais você precisa respirar e planejar.

Não deixe ser barco afundar por causa de uma simples ameixa!

 

 

 

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Foco e Concentração: as lições de um domador de circo

Como se comcentrar melhoirHá mais de um século, um domador de leões chamado Clyde Beatty, aprendeu uma lição que moldou toda a sua vida.

Nascido em uma pequena cidade de Ohio, nos Estados Unidos, em 1903, Beatty, ainda adolescente, conseguiu um emprego como limpador de jaulas em um circo e logo progrediu, , tornando-se posteriormente um dos mais conhecidos domadores de animais selvagens. Como principal atração, apresentava leões, hienas, jaguares todos ao mesmo tempo e na mesma arena, sem qualquer proteção.

O mais impressionante é que, numa profissão onde as pessoas morrem em serviço, Clyde veio a falecer depois dos 60 anos, vitima de câncer. Ou seja, foi a doença que lhe tirou a vida – não o leão.

Como isso aconteceu? Graças a uma tática simples.

Clyde foi um dos primeiros domadores a introduzir, em suas apresentações, uma cadeira e um chicote para controlar o leão. Embora o chicote fosse o centro das atenções, era a cadeira, contudo, que cumpria o papel principal.

O domador colocava a cadeira em frente do leão que fica olhando as quatro pernas simultaneamente, sem se concentrar em nenhuma delas e, com a atenção dividida, ficava confuso a respeito do que fazer em seguida,  esquecendo completamente da figura do domador e da intenção de ataca-lo.

A analogia da cadeira

Nessa história, retratada no mais recente post de seu blog, o escritor James Clear faz uma analogia entre o comportamento do leão e aquele que adotamos quando nos vemos diante de várias opções e deixamos de entrar em ação, por falta de foco e de autodisciplina.

Isso é particularmente comum quando queremos iniciar uma nova atividade ou adquirir um bovo hábito.

Quantas vezes você já se viu na mesma situação do leão? Quantas vezes você já quis realizar alguma coisa (perder peso, iniciar um novo negócio, viajar com mais frequência, etc) e terminou confuso e inerte diante de tantas opções á sua frente,  e por achar que ainda não estava preparado para dar o primeiro passo?

Toda vez que você sentir que o mundo está colocando uma cadeira na sua frente, lembre-se disso: tudo o que você precisa fazer é comprometer-se com uma única coisa e entrar em ação.

Você não precisa ter sucesso logo de cara. O importante é dar o primeiro passo. Começar mesmo achando que ainda não está pronto é um dos hábitos das pessoas bem sucedidas. Na maioria das vezes, a habilidade de decidir pela primeira coisa a ser feita é tudo o que se precisa para manter o foco. As pessoas não têm problemas em definir o foco: o problema é decidir quando começar.

Você já se viu diante de alguma coisa que necessariamente precisa ser feito? O que você fez: você foi lá e fez. Talvez tenha procrastinado no inicio mas, assim que se comprometeu com a tarefa, você a concluiu.

Em outras palavras, obter progresso em sua saúde, em sua carreira, em sua vida, enfim, não é uma questão de aprender a ter foco e concentração. É definir e comprometer-se com uma tarefa especifica em vez de, a exemplo do leão, dispersar sua atenção entre as quatro pernas da cadeira.

Quer perder 10 quilos? Comece a caminhar e a se alimentar de forma mais saudável, de modo gradual mas já a partir de amanhã.

Quer iniciar um novo negócio? Estabeleça metas e objetivos e defina a primeira ação, por menor que seja, mas comece.

Com mais frequência do que imaginamos, a vida nos coloca no centro do ringue, e não nos permite adotar a postura dispersiva do leão da história.

Assim, utilize o bastão ou o chicote para afastar a cadeira e vá em frente!

 

 

 

 

 

 

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As grandes empresas querem a agilidade das startups

SCUM 1

 

Há três anos, os executivos do ING, maior banco holandês, decidiram mudar todo o organograma da companhia. Em vez de departamentos, os funcionários passaram a ser divididos em equipes multifuncionais, organizados em tribos e seções.

Longe de ser uma experiencia isolada, a iniciativa do banco holandês – objeto de matéria especial do aniversário de 50 anos da revista Exame – foi inspirada nos exemplos da empresa sueca de streaming de música Spotfy, fundada em 2006, bem como na varejista americana Zappos, na Netflix e na Google.

Aproximar o modus operandi de uma grande empresa do de uma startup não é uma tarefa fácil nem uma mudança trivial. No entanto, trata-se de uma experiência cada vez mais frequente e que vem se intensificando entre as organizações de grande porte. Alguns dos que a adotaram, incorporaram o modelo de forma radical em quase toda a empresa,  como é o caso do ING. O conglomerado industrial General Eletric usou os mesmos conceitos para reduzir a burocracia e mudar a organização de projetos.

A maioria das empresas, contudo, ainda limita o formato a poucos times e a aplicações pontuais, como é o caso da fabricante de tratores John Deere, dos Estados Unidos, que aplica o conceito em áreas como o desenvolvimento de novos negócios e marketing. Todos, porém, buscam os princípios do modelo agile (ágil) que surgiu em 2001 nos Estados Unidos a partir de uma reunião entre 17 programadores e consultores de empresas de software.

Como funciona o modelo

Scrum 2

 

O coração do agile é o método scrum, criado em 1993 pelos programadores americanos Jeff Sutherland e Ken Schwaber, dois dos 17 executivos presentes á referida reunião. O termo scrum veio do esporte. No rugbi, scrum é a tática de reunir jogadores em três linhas paralelas formando uma barreira e movendo-se todos ao mesmo tempo para conseguir tomar a bola do time adversário.

No âmbito empresarial, o agile funciona da seguinte forma:

Composição das equipes

  • os times têm até nove integrantes;
  • as equipes são multidisciplinares, reunindo de três a nove pessoas;
  • chamadas de esquadrões, dominam as habilidades para desenvolver o projeto.

Liderança das equipes

  • o líder não dá ordens nem delega funções;
  • o dono do produto, que não precisa estar num cargo acima dos demais, lidera o time, como nas reuniões diárias e cada integrante organiza sua parte no trabalho.

Responsabilidade pelo trabalho

  • o scrum master orienta a equipe sobre o formato do trabalho e é responsável por eliminar qualquer obstáculo que possa deixar o ritmo do projeto mais lento.

Principais aspectos da rotina que garantem agilidade

1 – Priorização

O time classifica os itens da lista de pendências por um sistema de pontuação. Os itens prioritários são os que, se resolvidos, entregam maior valor ao cliente e a empresa e têm menor disco de dar errado

2 – Gestão á vista.

Numa parede, as pendências são escritas em cartões postits e organizadas em três colunas: a fazer, fazendo e feito, identificando quem faz o quê. Todos podem ver as tarefas que ficam para trás e as que estão avançando.

3 – Reuniões diárias.

Numa reunião diária de até 15 minutos e geralmente realizada em pé, cada um diz o que fez no dia anterior, o que fará naquele dia e qual o obstáculo que está impedindo a realização de alguma tarefa prevista.

Se essas metodologias já são usadas há anos entre os profissionais de TI, por que só mais recentemente passaram a ser adotadas em outras áreas das organizações? Segundo o jornalista JJ Sutherland. coautor do livro “Scrum: A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo“, publicado em 2014, isso se deve ao fato de, historicamente, as condições dos mercados nunca terem registrado uma mudança tão rápida como nos dias de hoje.

Imagine que sua empresa está construindo o BlackBerry e de repente é lançado o iPhone. Você deve continuar seguindo seu planejamento á risca?” – questiona Sttherland, diretor da Scrum Inc., consultoria fundada e presidida por seu pai, Jeff Sutherland. “A BlackBerry e a Nokia tinham funcionários inteligentes, mas que trabalhavam de maneira incapaz de responder ao ritmo da transformação”, acrescenta.

Além da forma de composição das equipes, o maior diferencial entre o scrum e o modelo tradicional é o planejamento. No modelo tradicional, conhecido como cascata, todos os detalhes e fases do projeto são planejados antecipadamente, e só depois, com o projeto pronto, inicia-se a execução. Uma equipe só incia suas tarefas depois que a outra termina.

É a chamada “passada de bastão“, que costuma deixar o processo lento, e,  quando emperra em algum moo,ninguém tem a visão do todo para saber onde está o gargalo.  Além disso, as pessoas costumam trabalhar em vários projetos paralelamente, distribuindo seu tempo em diferentes temas.

No recém-lançado “Time, Talent, Energy: Overcome Organizacional Drag and Unleash Your Team’s Productive Power” (Tempo, talento, energia: como superar o arrastar organizacional e desencandear o poder produtivo de sua equipe”, numa tradução livre), Michael Mankins e Eric Garton, da consultoria Bain&Company, revelam os prejuízos desse modelo. Num levantamento realizado com 300 executivos de grandes empresas globais, os autores concluíram que as companhias perdem mais de 25% da capacidade produtiva com a burocracia.

O fato é que, inicialmente confinados ás áreas de tecnologia, os princípios ágeis são atualmente seguidos,com bons resultados, por diversas áreas de grandes empresas Os estudos já realizados, evidenciam  que as empresas que utilizam metodologias ágeis têm colhido resultados 33% superiores em 14 métricas utilizadas, como aumento de satisfação do cliente e crescimento de novos negócios.

Os métodos ágeis, porém, não devem ser vistos como uma panaceia. Suas ferramentas são eficazes e fáceis de implementar quando os problemas a serem resolvidos são complexos, voláteis, incertos e ambíguos, como nos casos de desenvolvimento de produtos, projetos de marketing, planejamento estratégico, desafios de logística e demandas que necessitam do feedback dos clientes.

De acordo com Hirotaka Takeuchi, professor de estratégia da Faculdade de Negócios da Universidade Harvard, é menos comum usar essas ferramentas em trabalhos previsíveis, estáveis, sequenciais ou repetitivos, como em compras, manutenção, contabilidade, e avaliação de desempenho dos funcionários. Foi o que fez, aliás, o ING, que, por recomendação dos órgãos reguladores da Holanda, não os implantou nas áreas de risco, finanças e recursos humanos. Os funcionários das agências do banco também não usam o agile.

De qualquer forma, é crescente o número de grandes empresas no Brasil, que estão estimulando a criação de equipes para discutir o assunto e divulgar  a técnica e, sobretudo, para  disseminar a  cultura ágil. Afinal, quem não deseja trabalhar menos entregando mais,num processo em que ganham todos – empresa, funcionários e clientes?

 

 

Como organizar e gerenciar o seu conhecimento pessoal

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O conhecimento é hoje um dos maiores diferenciais competitivos das empresas do século XXI. Em empresas de tecnologia, por exemplo, os profissionais são altamente valorizados em função de seu conhecimento. Além de bons salários, as empresas ainda oferecem bônus e ações da próprias companhia, como forma de reter os colaboradores mais talentosos.

Quando a Microsoft foi desenvolver uma nova linguagem de programação, contratou uma equipe inteira de engenheiros e programadores  da concorrente Borland. Imagine o que isso não representou, para a Borland, em termos de prejuízo intelectual, produtivo, financeiro e de tempo.

Na era do profissional do conhecimento, o seu valor não está apenas no seu currículo, mas reside, principalmente, em suas competências e conhecimento. Esse perfil profissional acaba por se constituir num problema para as empresas que precisam compartilhar esses conhecimentos para aumentar lucros e reduzir prejuízos com a saída desses funcionários. Surge então a necessidade de gerenciar conhecimento na empresa.

A definição do professor Tadeu Cruz, especialista em gestão do conhecimento, mencionada no livro “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa, resume bem esse conceito: “Gerência do conhecimento, ou Knowledge Management (KM), é um conjunto formado por metodologias e tecnologias que têm por finalidade criar condições para identificar, integrar, capturar, recuperar e compartilhar conhecimentos existentes em qualquer tipo de organização”.

Imagine todo o conhecimento que morreu com gênios como Einstein, Thomas Edison, Henry Ford, Aristóteles, Benjamin Franklin, entre outros. Como seria uma sociedade que pudesse absorver e compartilhar todo esse conhecimento, aperfeiçoá-lo e perpetuá-lo através de gerações? Essas são algumas das questões que a área de gerenciamento do conhecimento procura responder.

Você sabe tudo o que já pesquisou? Quanto tempo você poderia poupar se aproveitasse o conhecimento que já gerou e ficou perdido? Quantas vezes, no desenvolvimento de um trabalho, você lembra de que já leu alguma coisa a respeito mas não consegue lembrar onde? Quantas decisões poderiam ser mais facilmente tomadas com base em informações já validadas por você?

Se aplicarmos os conceitos da gestão do conhecimento e do conteúdo em nível pessoal podemos nos tornar mais eficazes. Podemos parar de reinventar a roda e passar a acessar mais rapidamente as informações de que precisamos. Podemos capturar e distribuir conhecimento aos nossos colaboradores, e assim por diante. A produtividade pessoal está relacionada á gestão eficaz de nosso conhecimento pessoal.

Como organizar o conhecimento pessoal

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Gerenciamento do conhecimento pessoal é uma forma moderna e inteligente de trabalhar e de economizar tempo. Geramos conhecimento em todos os lugares e em todos os momentos e isso independe do tipo de organização em que trabalhamos, por isso ele é pessoal.

Não existe uma ordem natural para o gerenciamento pessoal do conhecimento, que não é um processo sequencial e mecânico, mas sim uma série de tarefas vivas, que ocorrem espontaneamente e nas mais variadas circunstâncias.

No livro citado, Christian Barbosa diz que o gerenciamento do conhecimento pode conter as seguintes atividades:

  1. Criar – o conhecimento pode ser criado a partir de uma ideia abstrata, de uma inspiração, um insight, um sonho, um conceito, uma informação – e assim por diante, As opções são as mais variadas possíveis. Criamos conhecimento e cada minuto de nossas vidas. Cada nova experiência que vivemos nos remete imediatamente a um novo conhecimento que absorvemos.
  2. Capturar – uma informação ou uma ideia importante deve ser capturada de forma a ser colocada no papel ou no computador. Você pode transformar um e-mail em uma informação importante, digitalizar uma reportagem e fazer sobre ela as suas próprias considerações. Pode coletar dados relacionados a ela e fazer uma análise, etc.

Capturar é, enfim, transformar o conhecimento em algo que possa ser aproveitado e reutilizado futuramente, o que é um processo desafiador e também o mais importante.Se o conhecimento não for capturado, ele não poderá ser reaproveitado e poderá ser perder. A captura também poderá ser feita mediante o armazenamento do documento em uma pasta física ou lógica de acordo com seu tipo de organização pessoal.

3 – Taxomizar

Após a captura do conhecimento, ele precisa ser classificado, categorizado e hierarquizado, ou seja, precisa passar pelo processo de taxonomia pessoal, onde quanto mais elementos e palavras-chaves contiver, mais alternativas existirão para uma futura pesquisa.

4 – Compartilhar

Quem detém o conhecimento detém o poder. O seu conhecimento pode ser distribuído para outras pessoas, que poderão reutilizá-lo. Por outro lado, você pode aproveitar o conhecimento compartilhado por outra pessoa para aumentar o seu.

5 – Pesquisar

Quando precisar, o conhecimento poderá ser facilmente recuperado. Essa pesquisa poderá ser feita por palavras-chave, pelo conteúdo do texto, autor, período, etc. Quanto mais regras de pesquisa, mais refinada e abrangente ela será.

6 – Reutilizar

A reutilização do conhecimento poderá ajudá-lo a economizar tempo e agilizar processos. Em alguns casos, ele pode ser refinado e novamente capturado, categorizado e compartilhado, fazendo acréscimos a sua base de conhecimento.

Como fazer a gestão do conhecimento

Gerenciamento de informações

 

Não importa a sequencia em que ocorra gestão do conhecimento.O importante é ter ferramentas com as quais ele possa ser corretamente gerenciado. Das cinco fases apresentadas, a que requer mais cuidado é a da captura do conhecimento, que deve representar o repositório de todo o conhecimento armazenado e constituir um ponto único e centralizado, pois quanto mais disperso, mais tempo e esforço serão necessários para localizá-lo.

Se preferir, pode utilizar meios em papel para essa finalidade, com uma pasta subdividida em tópicos, conforme a categoria das informações. Dentro de cada categoria você deve acrescentar seu conteúdo – uma ideia, um e-mail, um texto de revista ou jornal, um blog, etc.

Apesar de ser possível a gestão do conhecimento com ferramentas de papel. Barbosa recomenda enfaticamente que se utilize a tecnologia para essa finalidade, o que, segundo ele, é muito mais simples, prático e rápido, sobretudo no momento da pesquisa, que é o objetivo principal.

Para tanto, poderá ser adotado um formulário em planilha Excel, com as seguintes informações: Título da obra ou do artigo, post, etc; data da publicação, mídia (revista, site, jornal, etc). resumo do assunto, palavras-chave (produtividade, liderança, plano de negócios, etc) e localização (sala de reuniões, armário cinza, estante, pasta meus documentos, pasta cursos, gaveta pessoal, etc).

Veja as estratégias que o próprio Christian Barbosa utiliza e recomenda  para gerenciar seu conhecimento:

  • dieta de informação: leia apenas o que interessa e não todo o conteúdo da publicação, revista, site, jornal, etc. Isso poupa tempo e faz com que nos concentremos apenas no que é importante, deixando de lado as coisas circunstanciais;
  • recorte a informação: se a informação for digital, você deve copiá-la para sua base de dados; se for impressa ou uma reportagem, recorte-a da publicação e guarde em uma pasta sanfonada, dividida por assunto (produtividade, tecnologia, empreendedorismo, liderança, etc) e capture o conhecimento.

Os passos aqui descritos resumem de forma prática gestão do conhecimento, que podem ser aplicadas a qualquer contexto, com o uso de tecnologia, pelas razões expostas, ou apenas com um caderno, mediante a utilização do formulário mencionado anteriormente.

 

O Ciclo do Sucesso

O ciclo do sucesso 2

 

Por que algumas pessoas têm mais sucesso do que outras? Qual seria a sua meta se você soubesse que não falharia? Que coisas maravilhosas você gostaria de fazer se o sucesso de qualquer tentativa estivesse garantido? Qual o maior sonho você se atreveria a ter se soubesse que não iria falhar?

É muito comum que pessoas competentes e inteligentes se perguntem por que não atingem o sucesso com a mesma facilidade com que outros – muitas vezes bem menos capazes do que elas. É o que Brian Tracy, palestrante internacional  e autor de sucesso se dispõe a responder em seu livro “O Ciclo do Sucesso” (“Maximum Achievement” em sua versão original em Inglês).

No livro, o autor descreve um programa passo a passo que ensina como solidificar a autoconfiança,que é o que determina o tamanho dos objetivos que escolhemos, assim como a energia e a determinação que serão dispensadas para alcançá-lo e a intensidade da persistência que aplicamos para superar cada obstáculo.

Principais destaques

1 – A base da autoconfiança

Nada de esplêndido jamais foi realizado a não ser por aqueles que ousaram acreditar que algo dentro deles era superior ás circunstâncias – Bruce Barton

  • liste os três valores mais importantes que regem a sua vida pessoal;
  • liste os três valores mais importantes que você pratica em seu trabalho e vida empresarial;
  • liste as três pessoas, vivas ou não, com quem você mais gostaria de passar uma tarde;
  • por que você gostaria de passar uma tarde com essas pessoas? o que você perguntaria ou diria a elas?
  • por que essas pessoas iriam passar uma tarde com você? Quais são as suas qualidades mais admiráveis? Quais as que você gostaria de imitar?
  • liste três exemplos em que você agiu de acordo com seus valores mais elevados quando poderia tê-los comprometido;
  • o que você pretende fazer de modo diferente a partir de agora para garantir que seus valores e ações se mantenham alinhados e em harmonia.

2 – Propósito e poder pessoal

Não é possível existir grande coragem sem confiança ou segurança: metade da batalha está na convicção de que somos capazes de realizar o que nos propomos – Orison Swett Marden

  • decida hoje exatamente o que você quer na vida. Defina suas metas como se você não tivesse limitações, como se pudesse conseguir tudo o que escrevesse;
  • faça uma lista de 10 metas que você gostaria de alcançar nos próximos 12 meses;
  • escreva suas metas no tempo verbal presente, na primeira pessoa e na forma afirmativa; Exemplo: Eu ganho…..R$… nessa data”;
  • estabeleça prazos para cada um de seus objetivos e, se necessário, defina sub-prazos;
  • faça uma lista de tudo o que precisa para alcançar o seu objetivo e a organize numa sequencia lógica (o que vem primeiro, o que vem depois….) e por ordem de prioridade. A partir de agora esse será o seu plano;
  • revise sua lista e pergunte: “se eu pudesse alcançar qualquer objetivo de minha lista num prazo de 24 horas, qual objetivo geraria o maior impacto na minha vida’?
  • considere esse objetivo como o número um, o seu objetivo principal. Escreva-o no topo de sua lista, no tempo verbal presente, na primeira pessoa do singular(eu) e na forma afirmativa. Faça uma lista de tudo o que poderia realizar para alcançar esse objetivo, organize-a em um plano e comece a agir imediatamente;
  • faça algo todos os dias, nos sete dias da semana, em favor de seu objetivo principal. Persista nessa meta até alcançá-la, independente do seu grau de dificuldade ou do tempo que demorar para sua conclusão;

Esse processo de estabelecer e alcançar um grande objetivo elevará sua autoconfiança a ponto de você se tornar irrefreável pelo resto de sua vida.

Ciclo do sucesso 3

 

3 – Como conquistar a competência e o autocontrole

A qualidade de vida de uma pessoa é diretamente proporcional ao seu compromisso para com a excelência, independentemente de sua área de atuação – Vince Lombardi

  • tome hoje a decisão de tornar-se excepcional no que faz. Defina isso como um objetivo, monte um plano e trabalhe nele todos os dias;
  • identifique as tarefas ou funções de que você mais gosta no seu trabalho e procure uma forma de realizar cada vez mais dessas tarefas;
  • identifique os tipos de trabalho que foram fáceis de aprender e de realizar em sua carreira e procure maneiras de fazer mais delas, por mais tempo;
  • identifique as ACRs (áreas- chave de resultados) e atribua a si mesmo notas de 1 a 10 em cada uma delas. Lembre-se de que a sua competência principal mais fraca define o tamanho de seu sucesso;
  • identifique a habilidade que poderia causar maior impacto positivo em sua carreira, caso você fosse excepcional na sua realização de modo consistente;
  • desenvolva uma plano de formação contínua para si mesmo e dedique-se a se tornar melhor no que faz;
  • identifique o resultados mais importantes pelos quais você é remunerado e tome a decisão de garantir um número cada vez maior deles

4 – O jogo interno da autoconfiança

A confiança não surge a partir do nada. Ela é resultado de algo……horas e dias, semanas e anos de trabalho e dedicação constantes – Roger Staubach

  • crie uma imagem mental clara e emocionante de seu objetivo mais importante, como se ele já fosse real, em cada detalhe;
  • a cada dia aja como se já fosse a pessoa positiva, autoconfiante e bem-sucedida que você vai ser;
  • pratique o “treinamento mental” antes de cada evento ou situação importante ou situação desafiadora. Feche os olhos, respire fundo, crie uma imagem mental de completo sucesso e sinta a calma e a confiança que você deseja;
  • resolva hoje aceitar a responsabilidade total por sua vida, por tudo o que você é hoje e por tudo que será no futuro;
  • escreva suas metas principais num cartão 3×5 cm e releia-as duas vezes por dia até que elas estejam profundamente arraigadas em seu subconsciente;
  • tome a decisão de associar-se apenas a pessoas positivas e remova as pessoas negativas de sua vida;
  • nutra a sua mente todos os dias com um fluxo constante de livros, áudios, e de outras influências positivas que sejam consistentes com a pessoa que você quer se tornar.

5 – Aproveitando seus pontos fortes

Aprendi que o sucesso de uma pessoa não deve ser medido pela posição que ela alcançou na vida, mas pelos obstáculos que superou enquanto tentava alcançá-lo – Booker T. Washington

  • decida hoje que você vai se tornar muito bom naquilo que faz; que se juntará aos 10% top em seu campo de atuação;
  • identifique suas habilidades mais importantes, ou seja, aquelas imprescindíveis para a realização de um excelente trabalho;
  • determine os seus pontos fortes e suas habilidades naturais, os trabalhos e as tarefas que você faz bem e as que lhe pareçam mais agradáveis;
  • qual a sua vantagem competitiva? O que você faz melhor do que qualquer outra pessoa? O que poderia ser no futuro?
  • que tipo de trabalho mais o motiva? Que atividades lhe proporcionam o maior sentimento de satisfação pessoal?
  • em que área você alcança seu mais alto retorno sobre a energia investida? O que você faz que realmente represente um diferencial para você e para a sua empresa?

Reserve algum tempo para refletir sobre essas perguntas para certificar-se de que está, de fato, realizando o trabalho mais adequado para você.

6 – O triunfo sobre a adversidade

O milagre, ou a força,  que entusiasma alguns poucos indivíduos,  pode ser encontrado no esforço, na pertinácia e na perseverança do ser humano, sob o estímulo de um espirito corajoso e determinado – Mark Twain

  • identifique uma importante adversidade pela qual você tenha passado e da qual tenha se recuperado. O que você aprendeu com ela que o ajudou a tornar-se uma pessoa melhor?
  • determine a pior coisa que poderia acontecer no seu negócio ou em sua carreira. O que poderia fazer agora para minimizar os efeitos negativos caso isso ocorra?
  • quais são as três piores coisas que poderia acontecer em sua vida pessoal e familiar, e o que você poderia fazer para se preparar para enfrentá-las?
  • quais foram os seus maiores erros e o que você aprendeu com cada um?
  • qual seria a resposta mais eficaz que você poderia oferecer ao seu maior problema atual?
  • em que áreas você deveria estar preparado para assumir riscos e seguir em frente, em vez de apenas adotar o caminho mais seguro?
  • que atitude você vai tomar imediatamente para enfrentar seus medos e avançar rumo á realização de seus objetivos mais importantes?

7 – A autoconfiança em ação

Acima de tudo, tenha um único objetivo, tenha um proposito legitimo e útil,  e dedique-se a ele sem reservas – James Allen

  • resolva hoje agir como se você tivesse toda a autoconfiança do mundo. Diga o que você pensa, peça o que você quer e persista até conseguir;
  • anote suas três metas mais importantes na vida agora. Então, anote três passos que pode dar para alcançar cada uma delas e tome medidas imediatas em pelo menos uma etapa;
  • identifique os três resultados mais importantes que você alcança em seu trabalho e resolva hoje trabalhar nessas atividades a maior parte do tempo;
  • crie uma imagem mental clara de si mesmo em seu melhor desempenho – calmo, confiante e otimista – e reproduza essa imagem várias vezes ao longo do dia;
  • dedique-se ao seu aprimoramento pessoal e profissional contínuo, tornando-se melhor a cada dia;
  • aceite 100%  de responsabilidade por tudo o que você é hoje e por tudo que se tornará no futuro. Recuse-se a culpar alguém por qualquer coisa;
  • resolva hoje que você nunca vai desistir; que vai persistir ao longo de todos os obstáculos até conseguir estabelecer a vida maravilhosa que lhe é perfeitamente possível.

Lembre-se de que seu trabalho principal é fazer qualquer esforço, superar qualquer obstáculo e escalar qualquer altura para se tornar a pessoa dinâmica, imbatível e autoconfiante que você é capaz de ser. Quando tiver desenvolvido em si mesmo essa qualidade inabalável e irresistível de autoconfiança, tudo o mais lhe será possível.

A Tríade do Tempo

Triade do Tempo

 

Em seu livro “A Tríade do Tempo”, hoje um best-seller de gestão do tempo e produtividade, Christian Barbosa, amplamente reconhecido como a principal autoridade brasileira na área, fala do conceito que desenvolveu com base no chamado Principio de Eisenhower (ver post a respeito aqui), também conhecido como a Matriz do Tempo proposta por Stephen Covey, autor do livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.

Nele, Barbosa divide as atividades segundo três critérios: importante, urgente e circunstancial, numa forma de simplificar, modernizar e tornar mais aplicável a teoria proposta na Matriz de Eisenhower. Segundo o autor, a principal diferença desse modelo em relação á Matriz é que, nele, as esferas da importância e da urgência nunca acontecem simultaneamente, não havendo intersecção de esferas como no trabalho original.

AS TRES ESFERAS

A esfera da importância refere-se a todas as atividades que fazemos e que são significativas em nossas vidas, aquelas que trazem resultados a curto, médio e longo prazos, sem a pressão do prazo: o que é importante pode ser feito em horas, dias, semanas, meses, etc.

A esfera da urgência reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou já se esgotou. São aquelas atividades que surgem de última hora, que não podem ser previstas, as crises, enfim todas as tarefas que geralmente causam estresse.

A esfera das circunstâncias, por sua vez, abrange todas as tarefas desnecessárias, muitas delas feitas por puro comodismo ou por serem “socialmente apropriadas” (almoços, recepções, etc), É aquela estrada que não leva a lugar nenhum e não gera nenhum resultado a não ser frustrações.

Triade do Tempo 2

 

A ESFERA DA IMPORTÃNCIA

É a esfera a ser priorizada porque é aquela quem contém as atividades verdadeiramente importantes em nossas vidas,  as que trazem resultados mais duradouros e significativos. Os exemplos de atividades importantes são os mais diversos e variam de pessoas para pessoa. Podemos incluir atividades como exercício físico, lazer, atenção á família, meditar, e todas aquelas que contribuem para o crescimento mental e espiritual.

A ESFERA DA URGENCIA

Urgente é toda tarefa que deve ser feita  imediatamente e que gera algum tipo de problema ou consequência se não for executada. Uma tarefa urgente não tem prazo – tem que ser feita já!

A esfera da urgência á autoexplicativa, já que a maioria de nós sabe do que trata porque a vivenciamos todos os dias. O maior problema da urgência é que ela está tão arraigada em nosso padrão de vida que já se tornou algo normal e não uma exceção como deveria ser. O “estou numa correria”  já se tornou hábito de linguagem das pessoas e o verbo correr deve ser um dos mais utilizados nos dias de hoje.

Muitas pessoas erroneamente acreditam que esse tipo de tarefa é  que os mantém no emprego, que traz resultados e gera promoção. Na realidade, ela apenas interrompe o seu dia, atrasa as tarefas verdadeiramente importantes e faz  você ficar no trabalho depois do expediente, levar trabalho para casa, se afastar das pessoas importantes em sua vida e desenvolver problemas de saúde como dor de cabeça, gastrite, infarto ou coisas mais graves.

A ESFERA DAS CIRCUNSTÃNCIAS

De todas as esferas da tríade é a que exige maior atenção e preocupação porque é nela que nos envolvemos na maior parte do tempo e nos dão a ilusão de que estamos sendo produtivos quando estamos apenas nos mantendo ocupados com coisas sem importância, que não nos trazem nenhum resultados. Nela se incluem:

  • tarefas que podem ser importantes e urgentes para outras pessoas mas não para você;
  • coisas que fazemos em excesso e nos levam a perder tempo desnecessariamente (conversas intermináveis no cafezinho, leitura de e-mails sem importância, algumas reuniões em que você entra e sai sem fazer o que foi fazer lá, algumas atividades sociais irrelevantes, aqueles pedidos de colegas para os quais você não consegue dizer não – enfim, a lista é interminável)

Não é fácil ficar fora das tentações das circunstancias. Elas parece, ser uma forma mais fácil de se levar a vida, ás vezes até mais divertida. Mas quando ficamos presos ao circulo vicioso das circunstancias, deixamos as coisas importantes de lado e deixamos de assumir a posição de piloto de nossas vidas, colocando nosso destino na mãos da sorte e do que der e vier, tal como na música de Zeca Pagodinho, “Deixa a vida de me levar….”

COMO REDUZIR A ESFERA DA URGENCIA

Para Barbosa, a solução mais indicada para diminuir a dedicação á urgência é descobrir porque entramos nela. Para tanto, pense nas atividades urgentes da última semana e pergunte-se:

  • Por que essa atividade foi urgente?
  • Como eu poderia ter evitado essa urgência?
  • Que atividades posso planejar para evitar essa urgência no futuro?
  • É possível pedir a ajuda de alguém nessa atividade?

Um exemplo típico é a entrega da declaração do imposto de renda, que muitas pessoas deixam para a última hora, Quando o prazo está acabando é que elas começam a reunir os comprovantes e documentos necessários e acabam descobrindo que ficou faltando alguma coisa, quando a urgência já está instalada.

Esse problema poderia ser evitado se a pessoa tivesse guardado a documentação necessária em uma pasta para que não precisasse perder  tempo na hora de preencher a declaração, Ou poderia delegar a tarefa para um contador, que poderia faze-la com antecedência.

Algumas outras dicas para você diminuir a esfera da urgência

  • planeje, planeje, planeje – o que você planeja hoje evita a urgência de amanha
  • quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela se repita;
  • se possível, tente delegar a tarefa para alguém que possa ajuda-lo;
  • aja imediatamente diante da urgência para que ela não se transforme em uma catástrofe, mas não entre em pânico e reveja as suas prioridades para não ficar sobrecarregado

COMO DIMINUIR A ESFERA DAS CIRCUNSTANCIAS

Segundo o autor, sair da esfera das circunstancias é muitas vezes mais difícil do que sair da esfera da urgência, na qual disciplina e planejamento são os ingredientes necessários. No caso das circunstancias, porem, além da disciplina e do planejamento, é necessário enfrentar certas coisas que muitas vezes queremos deixar debaixo do tapete. Mudar hábitos arraigados exige muita determinação de nossa parte.

O problema das circunstancias é a dificuldade de manter o foco, É muito mais fácil aceitar o que nos está sendo solicitado do que nadar contra a corrente. É mais simples dizer sim ás pessoas do que dizer não por achar que estaria sendo rude ou indiferente a um pedido de um colega.

Uma das formas de lidar com as circunstancias é definir objetivos e se manter focado neles, sabendo dizer não quando necessário. Pense nas tarefas circunstanciais da ultima semana, Quantas poderiam ser eliminadas? Quantas poderiam ser evitadas com um simples não? Quantas poderiam ser delegadas a outras pessoas? Quantas não tinham nada a ver com seus objetivos?

Algumas dicas básicas para dizer não

  • Em primeiro lugar, lembre-se de que “não” foi a palavras que você mais ouviu na sua infância, logo ela é familiar;
  • Seja sincero. De nada adianta dizer sim e não conseguir fazer a tarefa ou se prejudicar apenas para conseguir a aprovação das pessoas;
  • Não aceite chantagens emocionais; como “Me ajude por favor, só desta vez” Só você pode me ajudar” “Não me desaponte”. “Não me deixe na mão. Estou contando com você”
  • Seja simpático, porém firme nas suas posições, sem agressividades ou mentiras;
  • Não tenha medo e nunca volte atrás, pois isso pode dar margem a situações similares no futuro

ASSUMA A RESPONSABILIDADE

Time Management 3

 

 

Se quiser aumentar a esfera da importância, diminuir a das urgências e reduzir ou quase eliminar a esfera das circunstancias, é preciso que você assuma a responsabilidade por essa decisões. Não existe técnica, metodologia ou procedimentos que o leve a atingir esse objetivos se você não se comprometer com isso, o que quer dizer que você precisa assumir uma postura mais assertiva e proativa.

Proatividade, aqui, significa que você é o único responsável pela sua vida, que você toma a iniciativa e age para conseguir o que deseja. Assertividade é demonstrar confiança no que faz e expressá-la de forma aberta e sincera.

Não espere ajuda de ninguém. Você é a única pessoa capaz de transformar a sua vida, de reduzir suas urgências, de dizer não, de fugir do circulo das circunstancias. Pare de culpar seu chefe por não lhe dar aumento, sua esposa por ser infeliz, seu banco por sua conta negativa, sua geladeira por faze-lo engordar. Somos especialistas em achar culpados, mas não temos a capacidade de entender que tudo o que acontece em nossa vida é fruto de nossas próprias escolhas e atitudes.

Por fim, cabe destacar um pensamento atribuído a Buda que encerra uma profunda reflexão sobre o que é importante. Certa vez perguntaram ao mestre: “O que mais o surpreende na humanidade”? E ele respondeu: “Os homens que perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde, Por pensarem ansiosamente no futuro, esquecem o presente de tal forma que acabam por não viver no presente nem no futuro. Vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se nunca tivessem vivido”

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Produtividade: Como Lidar com Tarefas Inesperadas

 

 

Decisões

 

A menos que vivêssemos num mundo perfeito ou numa espécie de templo budista onde tudo ocorresse sempre de acordo com o planejado, temos que lidar, em nosso dia-a-dia profissional com emergências e situações inesperadas e interrupções frequentes. Saber lidar com essas situações é uma questão essencial.

Se você planejou bem a semana, priorizou bem as suas tarefas e atividades, deve ter separado algum tempo para situações inesperadas. O problema é quando não sabemos o que fazer e acabamos caindo na armadilha da multitarefa e da perda de tempo.

Para enfrentar esses desafio, o fluxograma abaixo, transcrito do livro GTD – Fazendo as Coisas Acontecer, de David Allen, nos fornece um roteiro completo de como lidar com essas situações

GTD Fluxograma

Assim  que um evento inesperado surgir, a primeira providência é avaliar se ele exige algum tipo de ação. Se não requer ação, deve ser uma informação de referência (cópia de ata de uma reunião, material para simples leitura, etc), e que deve ser arquivado para ser examinado posteriormente se for o caso.

Se exigir alguma ação, temos quatro alternativas:

1 – Dizer Não

Você não precisa nem deve aceitar tudo que lhe é pedido para fazer. Saber dizer não é uma atitude assertiva, sábia e não um ato de grosseria, se dito polidamente, mas com firmeza. Assim, se não puder fazer uma determinada tarefa que lhe é solicitada e se puder adotar essa atitude sem que isso lhe cause algum tipo de problema (um pedido urgente de seu chefe, por exemplo), diga não sem hesitações.

2 – Delegar a tarefa

Nem tudo que precisa ser feito deve ser feito por você. Se há outra pessoa em sua equipe ou outro colega que possa fazer isso, delegue a tarefa. Não assuma obrigações que não possa atender e saiba procurar ajuda quando necessário.

3 – Fazer

Se o evento ou tarefa tiver uma duração de dois a cinco minutos para ser feito, então faça logo. Ficar adiando pequenas tarefas só acumula mais pendências e aborrecimentos. Então, tire o problema de sua cabeça e faça-o imediatamente para que possa se dedicar a coisas mais importantes assim que terminar.

Para que as tarefas não se acumulem, anote essa atividade que acabou de surgir em sua lista de tarefas, coloque no lugar daquela que estava realizando e faça-a em lugar dela. Ao concluí-la, não pule para outra atividade e retorne aquela que deixou inconclusa e termine a sua execução. Isso é diferente de ser multitarefa e fazer duas coisas simultaneamente, mas, ao contrário, significa ter uma sequencia e fazer uma tarefa de cada vez. A diferença parece sutil, mas é muito importante para sua produtividade.

4 – Priorizar

Se a tarefa exigir mais tempo e você tiver que fazê-la de qualquer jeito, torna-se necessário definir uma data em sua agenda ou calendário para que seja executada. Escreva o dia em que precisa ser feita, estime a duração e volte ao que estava fazendo.

Em qualquer uma das situações acima descritas, o evento não é negligenciado e uma ação é definida para ele, o que evitar problemas e esquecimentos. Utiliza o fluxograma de ação como um instrumento de trabalho diário e recorra a ele sempre que precisa tomar decisões quando coisas não planejadas acontecerem.