Produtividade: Como decidir quais as melhores ações

Produtividade

 

Quando se trata de tempo real na relação do trabalho diário, como você decide o que fazer e qual a primeira tarefa a ser feita? Você sempre pode confiar em sua intuição e bom senso, decidindo pela tarefa mais importante, ou seja,  aquela que pode lhe trazer maior retorno profissional ou pessoal, ou a maior consequência se não for concluída na data prevista.

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, David Allen, um dos mais influentes estudiosos da produtividade e criador do método GTD – Getting Things Done, sugere três modelos que podem ajudar bastante no processo de tomada de decisões:

  • Modelo de quatro critérios;
  • Modelo tríplice do trabalho diário;
  • Modelo de seis níveis para revisar o próprio trabalho

Modelo de Quatro Critérios

Segundo esse modelo, as próximas ações devem ser definidas com base nos quatro critérios a seguir:

  • Contexto
  • Tempo disponível
  • Energia disponível
  • Prioridade

Contexto

Produtividade 2

 

 

A primeira coisa a ser considerada é o que pode ser feito no ambiente em que se encontra no momento e com as ferramentas de que dispõe. Você tem um telefone á mão? Consegue contatar a pessoa com quem precisa falar sobre três pendências anotadas no calendário? Pode aproveitar o percurso até o supermercado para realizar outra tarefa? Pode aproveitar o tempo de espera numa reunião ou consulta médica para fazer alguma coisa anotada em sua lista de afazeres?

É muito útil organizar seus lembretes de ação por contexto – “Telefonemas”, “Em casa”, “No escritório”, “Na rua”, “No computador”, por exemplo”. Como o contexto é o primeiro critério a ser considerado para decidir melhor as próximas ações, as listas evitam que você esqueça o que deve fazer.

De nada adianta você ter anotado em sua agenda, “comprar pilhas para o controle remoto”, por exemplo, se você está em uma reunião de trabalho, ou “conversar com fulano (um colega de trabalho) sobre o plano de marketing”, se você está no shopping com a esposa. Assim, se você estiver no escritório de um cliente e descobrir que a reunião marcada começaria dali a 15 minutos, poderia dar uma olhada em sua lista “telefonemas” para utilizar esse tempo de forma produtiva.

Um outro beneficio real decorre de organizar os lembretes de ações pelo contexto adequado você terá de definir tudo o que for relevante sobre a próxima ação física antes de cogitar em que lista ela deve ser incluída. Muitas pessoas, porém, anotam em suas listas as tarefas mais diversas, englobando assuntos pessoais e profissionais, o que resulta em frustração quando constatam, ao final do dia, que pouca coisa foi feita.

Tempo disponível

Proditividade Tempo disponivel

 

 

O segundo fator a ser considerado na decisão é o tempo de que se dispõe para iniciar uma atividade.Se a reunião começa daqui a 10 minutos, esse é o tempo que você tem para concluir a sua tarefa. Obviamente, você deverá saber quanto tempo tem disponível, daí a importância de ter um calendário á mão. Uma lista de lembretes de ação deve oferecer o máximo de informações sobre o que você deve se engajar, de forma a lhe permitir equiparar as tarefas ao tempo de que dispõe para se envolver nelas.

Em outras palavras, se você tiver 10 minutos de intervalo, encontre algo que possa fazer nesse tempo. Se suas listas contiverem apenas ações mais complexas, talvez você não consiga colocar nada em prática nesses 10 minutos. Ainda assim, a melhor forma de se engajar em suas pendências que consomem pouco tempo é aproveitando as folgas e intervalos.

Além disso, muitas vezes você precisa se concentrar em atividades intensas por duas horas ou mais e gostaria de deslocar o foco para ações mais rápidas de realizar. Nesses casos, selecione em sua lista ações mais simples, como reserva uma mesa num restaurante, encomendar a comida chinesa, ou comprar um remédio na farmácia mais próxima.

Todos nós temos momentos em que pensamos de forma mais efetiva e momentos em que não deveríamos pensar de jeito nenhum  – Daniel Cohen

Energia disponível

Produtividade Disposição Fisica

 

 

Embora, ás vezes, seja possível aumentar o nível de energia mudando o contexto e redirecionando o foco, não há muito mais a ser feito além disso, As últimas horas de um dia de trabalho dedicado ao planejamento mensal dificilmente serão as mais indicadas para ligar para um cliente potencial para prospectar um novo negócio, começar a redigir a avaliação de desempenho de pessoas de sua equipe, ou tratar de assuntos delicados com um funcionário ou mesmo com o seu cônjuge. Nesses casos, é preferível que você se dedique a ações como mudar a reserva do assento, processar algum recibo, ou simplesmente arrumar a gaveta.

Assim como decidir previamente acerca de suas próximas ações permite que você aproveite as folgas para realiza-las, saber com antecedência tudo o que você precisa realizar lhe possibilitará adequar sua produtividade ao seu nível de energia. Para isso, mantenha atualizado um inventário de ações que exijam pouco esforço mental ou capacidade criativa, nas quais você poderá se engajar quando sentir pouca disposição física: leituras leves de revistas, artigos, limpeza de arquivos do computador, são itens que podem ser incluídos nessa categoria.

Não há razão para não ser altamente produtivo, mesmo quando você não está em sua melhor forma – David Allen

Esses três primeiros critérios – contexto, tempo e energia – indicam a necessidade de ser ter um sistema completo de lembrete de ações, já que durante boa parte do tempo você não pensará de forma tão organizada e coordenada – por isso é importante que já o tenha feito. Assim, poderá se engajar nas ações de acordo com sua disposição, tempo e contexto.

Prioridade

Considerando todas as variáveis acima – tempo, disposição e contexto – quais seriam as mais importantes nesse momento dentre as alternativas restantes?

Decidir sobre prioridades é uma questão comum pois decorre do fato de termos mais ações a cumprir do que aquelas com que conseguimos lidar. Portanto, é preciso tomar algumas decisões difíceis acerca daquilo em que devemos nos engajar e o que devemos simplesmente descartar.

É impossível sentir-se bem a respeito de suas escolhas a menos que você saiba exatamente qual é o seu trabalho – David Allen

Para que você não se sinta culpado em relação ao que deixou de fazer ao longo do dia, defina responsabilidades, objetivos e valores, processo que costuma incluir uma interação complexa entre os objetivos, os valores e os rumos da empresa e pessoas, que tenham relevância no relacionamento com você.

Esse critério deve ser adotado por meio do que David Allen chama de modelo de seis níveis para refletir sobre o próprio trabalho, assunto que, pela sua abrangência, será abordado em um próximo post.

 

 

 

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Como Lidar com um Chefe que não dorme e não te deixa dormir!

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Seja por estilo próprio, seja por excesso de trabalho ou até por dormir pouco por natureza, cada vez mais as pessoas em função de chefia e liderança acham que seus subordinados devem estar sempre alertas e disponíveis, mesmo fora do ambiente de trabalho, o que pode se tornar um problema quando esse roteiro extrapola os limites profissionais e o funcionário passa a ter a sua vida pessoal invadida.  Essa tênue fronteira se rompe com mensagens de e-mail ou WhatsApp e até telefones fora do horário e local  de trabalho.

Esse tipo de atitude se agravou nas últimas duas décadas quando as tecnologias digitais possibilitaram a conexão dos trabalhadores com seu emprego. Mesmo longe do escritório, eles acessam os e-mails pelo celular, participam de grupos de discussão com colegas, e são “amigos” do patrão ou chefe em redes sociais.

A demanda é tão intensa que levou a França a estipular limites. Em janeiro de 2017, o governo francês colocou em vigor uma norma que dá direito ao funcionário de ignorar e-mails ou mensagens de celular em horários de folga. A iniciativa, batizada de “direito de se desconectar”, baseia-se em estudos que provam que o trabalhador pode sofrer de estresse, síndrome de burnout,  insônia e até mesmo problemas de relacionamento quando submetidos a esse tipo de situação.

A questão é: se as consequências são tão ruins, porque tantos gestores agem assim? Especialistas em cultura organizacional elencam os principais motivos:

  • O chefe é o dono da empresa e está no modo “tudo ou nada”;
  • Ele está no momento de alavancar a carreira e, portanto, tem de mostrar resultados;
  • a companhia vive um período de crise ou passa por um processo de reconfiguração, o que exige uma dedicação adicional de quem está no comando.

Enfim, o modo como a pessoa age depende do momento da carreira e do estilo pessoal. Só a experiência vai ajudar a perceber quando o líder está passando do ponto.

Insones famosos

Do CEO da Apple, Tim Cook, que acorda ás 3h45m da manhã para responder e-mails, á apresentadora americana Oprah Winfrey, que afirma se sentir bem com apenas 5 horas de sono, ser um chefe insone virou sinônimo de sucesso. O fenômeno levou o Wall Street Journal a cunhar uma expressão sleepless elite (“elite insone”, numa tradução livre) para se referir a esse pessoal (3% da população que, segundo estudos, precisa de poucas horas de sono)

O próprio presidente norte-americano, Donald Trump, diz repousar apenas 4 horas e já insinuou publicamente que alguém que durma 12 horas jamais será tão bem-sucedido quanto ele. No Brasil, quem mais encampa essa ideia é o ex-prefeito de São Paulo, João Dória, hoje candidato ao governo do Estado. Em 2016, durante a campanha para a prefeitura, ele fez questão de ressaltar que imprimiria, na gestão pública,  seu ritmo de 16 horas de trabalho na iniciativa privada.

Sem contrapartida no médio e baixo escalão

Para o pesquisador e gerente do Núcleo de Desenvolvimento de Liderança da Fundação Dom Cabral, Anderson Sant’Anna, há dois estilos de chefia. O chefe do  tipo A, que assume mais tarefas do que dá conta, costuma ser perfeccionista, exige um grau de comprometimento da equipe semelhante ao seu, e busca entregar o serviço num curto espaço de tempo – custe o que custar.

E há o tipo B, mais tranquilo, que busca o equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional, que pode ter a mesma produtividade por saber gerenciar melhor o time, delegar e distribuir tarefas. O problema, segundo Anderson, é que a imagem do líder que produz impactos e gera resultados se associou ao tipo A, e muitas empresas preferem contratar profissionais com essas características, que colocam o trabalho no centro de sua existência.

Á medida que a carreira avança rumo a cargos mais elevados, mais difícil se torna delimitar a fronteira entre trabalho e vida pessoal: mais horas se passam na companhia , e menos se dorme. Na alta gestão, executivos se comprometem com os resultados agressivos e entregam boa parte de seu dia á organização. Em troca, recebem remuneração e bônus polpudos, como é o caso do próprio Tim Cook, da Apple, que ganhou 13 milhões de dólares em 2017 – 3 milhões em salários e o restantes em bonificações, segundo o site Business Insider.

O problema é que profissionais de médio e baixo escalão não vêm engordar suas contas bancárias na mesma proporção das horas adicionais trabalhadas. E quando precisam realizar tarefas em plena madrugada, sentem-se lesados. Assim, disseminar esse tipo de procedimento ás outras áreas da organização é um erro – e não só pelo fator remuneração. Quando não conseguem dar atenção á vida pessoal, trabalhadores perdem a motivação – e rendem menos.

Em seu livro Rest: Why You Got More Done When You Work Less (algo como “Descanse: Por que você produz mais quando trabalha menos, ainda sem tradução no Brasil), o pesquisador e conselheiro de negócios do Vale do Silício Alex Pang defende a ideia de que a jornada de trabalho não deveria exceder 4 horas diárias.

Para comprovar sua tese, ele reúne  décadas de estudos científicos que mostram que o cérebro humano não funciona plenamente por horas a fio e traz exemplos de personalidades bem sucedidas. Segundo o autor, Charles Darwin, responsável pela teoria da evolução e autor de 19 livros, atuava apenas 3 horas pela manhã e mais 1 hora no final da tarde. No tempo restante, Darwin lia, caminhava e convivia com a família.

Como lidar com o problema

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Apesar dos argumentos científicos sobre a necessidade de repouso e a ineficácia de trabalhar demais, o fato é que chefes insones e workaholics inveterados continuam ocupando espaços nas empresas. Que fazer, então, quando o celular toca no meio da noite?

Especialistas em carreira, ouvidos pela revista Você S/A em sua edição 249, sugerem cinco dicas de como agir numa situação em que o líder exagera na dose

1 – Tenha autocontrole

Quem lida com um chefe insone deve ter disciplina para evitar o trabalho nos momentos de lazer. Evite responder a e-mails e mensagens fora da jornada de trabalho. Se for preciso, justifique polidamente mas com firmeza, apontando as razões por que deixou de atender ao chamado (“você ligou na hora em que estava colocando meu filho para dormir”, “ você ligou no meio da sessão do cinema e não pude atender”, são alguns exemplos)

2 – Priorize o que é urgente

Caso seja impossível separar trabalho e hora de lazer, prirorize o que for realmente urgente quando houver um chamado fora do horário de trabalho, evitando que o trabalho ocupe toda a sua vida.

3 – Busque mudanças

Chefes insones costumam ser pouco maleáveis á mudança de rotina. Se essa for a sua realidade, entregue o que o chefe pede mas busque uma oportunidade de mudar de área ou até mesmo de emprego.

4 – Complete seu chefe

Some á equipe uma competência que seu chefe não tem. Funcionários que se destacam costumam ser mais bem tratados pelos gestores, o que pode evitar um e-mail fora de hora ou mesmo uma cobrança por não ter respondido á mensagem

5 – Mostre seu valor

Seja visível para o chefe de seu chefe. Se mais pessoas souberem que você é produtivo e competente, não será uma mensagem ignorada durante um fim de semana que irá provocar a sua demissão.

A boa notícia é que gestores desse tipo percam espaço no mundo corporativo e tendam a desaparecer. Com os millenials (jovens na faixa dos 30 anos) chegando ao topo da hierarquia, essa deve ser uma realidade não muito distante, já que a chamada geração Y busca melhor qualidade de vida e não aceita essas condições de trabalho, preferindo pedir demissão e empreender.

Assim, se você precisa do emprego, a melhor estratégia é entrar no jogo, fazendo o que for pedido, enquanto busca uma alternativa de carreira melhor, e se desconectar completamente do trabalho quando tiver um tempo livre, encarando a presente situação como um ciclo, que certamente vai passar.

 

 

 

 

 

 

Como Atingir o Equilíbrio Pessoal e Profissional

Work Life Balance

Quantas pessoas você conhece que são extremamente bem sucedidas na área financeira mas padecem para se estabilizar em um relacionamento? Quantos profissionais se matam de trabalhar todos os dias, se alimentam mal, se esquecem de praticar esportes, de ter amigos e levam uma vida estressante e sedentária, esquecendo de agradecer a Deus por tudo o que conquistaram?

Fala-se muito em equilíbrio e qualidade de vida nos dias de hoje, mas são poucas as pessoas que realmente a desfrutam. São coisas que não se compra em livrarias ou em farmácias – elas se encontram dentro de nós, em nossos diversos corpos. o físico, o mental, emocional e espiritual.

Em seu livro Climb The Highest Mountain, Mark e Elisabeth Profhet as identificam como os quatro corpos materiais, que são os meios para a evolução do homem na Terra. Mente, coração, espirito e corpo juntos formam você. Eles são interdependentes, ou seja, o desequilíbrio de um pode afetar todos os demais. Tudo o que fazemos está relacionado com os nossos quatro corpos e pode contribuir para o seu equilíbrio ou desequilíbrio.

O Corpo Físico

Cuide bem de seu corpo. Afinal, você vive dentro dele – Abílio Diniz

A saúde é como a fortuna e deixa de favorecer os que abusam dela – Saint Évremond

Se você tivesse uma Ferrari, colocaria gasolina adulterada no tanque? Não? Então por que você insiste em comer comidas gordurosas que elevam o seu colesterol e aumentam as chances de um infarto? A analogia pode ser exagerada, mas se analisarmos bem, qual é a diferença entre um carro de luxo e seu corpo? Qual deles tem mais valor? Por que cuidamos melhor de um do que do outro?

Se seu corpo para de funcionar, sua vida acaba. Assim, precisamos cuidar bem de nosso corpo pois ele é o veículo que nos leva aos resultados que desejamos alcançar. Por isso, ele também precisa de combustível de qualidade. Nosso cérebro é poderoso e, ao reparar que você não dá descanso a seu corpo, lhe manda um recado por meio de uma doença. Devemos encarar nossas doenças como um aprendizado, não simplesmente como um problema.

Nosso corpo físico pode estar nos mandando uma mensagem, que pode ser um pedido de férias, de mais exercícios, menos álcool, respirar melhor, beber mais água, etc. Quem mensagens seu corpo está enviando para você? Todas as atividades que você faz para melhorar a saúde e o bem-estar são relacionadas com o corpo físico. O que você poderia fazer no seu dia a dia para melhorar essa máquina?

O corpo mental

Embora os mestres e os livros sejam auxiliares necessários, é do esforço próprio que resultam os mais complexos e brilhantes resultados – Garfiel

 

O corpo mental está relacionado com os nossos pensamentos, as coisas que aprendemos, que ensinamos, que escrevemos. Nossa mente funciona 24 horas por dia e até em nossos sonhos estamos aprendendo. Numa analogia com a linguagem tecnológica, se o corpo é o hardware, a mente é o software, que deve ser programada para obter os resultados que gostaríamos.

Existem várias definições para Programação Neolinguística – PNL O famoso coach, escritor e palestrante Anthony Robbins, em seu livro O Poder sem Limites, define a PNL como a ciência de como dirigir seu cérebro de uma forma favorável á obtenção dos resultados que deseja. Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em produtividade no Brasil, a conceitua como uma linguagem de programação capaz de desenvolver qualquer tipo de programa instalável no ser humano.

Você pode exercitar o seu corpo mental das mais variadas formas, seja através de um bom filme, de uma palestra, a leitura de um livro ou pela realização de cursos e seminários. Você pode também ensinar algo e fazer uma série de outras atividades – as possibilidade são infinitas.

O corpo emocional

No amor, nem sempre são as faltas o que mais nos prejudica, mas sim a maneira como procedemos depois de as ter cometido – Ovidio

O corpo emocional está vinculado á necessidade básica do ser humano de se relacionar com seus semelhantes. Todos os sentimentos e emoções manifestados através de nosso corpo físico são gerados pelo corpo emocional. Muitas vezes, renunciamos aos nossos próprios sentimentos e acabamos por nos anular, seja numa relação a dois ou em um grupo. Por meio da perda, deixamos de ser verdadeiros e passamos a viver uma aparência, desequilibrando todas as nossas reações.

Hoje já está mais do que provado que o coeficiente de inteligência, o velho QI, é superado pela inteligência emocional e uma pessoa capaz de controlar suas emoções tem muito mais poder pessoal para reagir ás adversidades da vida.

As emoções são o reino mais desconhecido e sombrio da natureza humana e o mais instável e subjetivo de todos os corpos. Nossas emoções são quase subliminares e desconhecidas até por nós mesmos.

O corpo espiritual

A intuição é a função da consciência relacionada com o corpo espiritual. É pela intuição que nos aproximamos da essência de uma situação, das suas possibilidades e de seu real significado. Intuir é um processo criativo e divino de inspiração, uma forma de nos conectarmos com um Ser Superior e de lhe ouvir,transformando as palavras em ideias brilhantes e originais.

O corpo espiritual é o mais abstrato de todos. Ele não se relaciona apenas com a religião, mas também com você mesmo, com o seu eu interior. Existem muitas coisas que fazem bem ao espirito, como a oração, a meditação, o relaxamento, a reflexão, a inspiração, etc.

O equilíbrio dos quatro corpos

 

 

Na infinita complexidade do ser humano não existe uma forma de suprimir nenhum dos seus quatro corpos já que não somos máquinas. Assim, todas as metodologias de administração pessoal deveriam buscar esse equilíbrio em nossos papéis e atividades diárias, que são fundamentais para o bem-estar pessoal e qualidade de vida. O segredo é tornar esse processo natural e buscar uma sinergia entre todos os nossos papéis e atividades.

Imagine que, exercitando o seu papel de marido, você saia para assistir a um filme no cinema com a sua esposa, que lhe traga reflexão e novas inspirações. Depois você sai para jantar e termina a noite com um programa romântico. Esse programa simples trabalhou ao mesmo tempo todas as áreas de sua vida e ainda ajudou seu papel de marido.

A seguir, estão alguns exemplos de atividades para “exercitar” seus corpos no decorrer da semana:

  • Físico: andar, ir a academia, dormir, se alimentar bem, fazer dieta, visitar o médico, fazer exames, sorrir.
  • Mental: ler, escrever, trabalhar, assistir a um filme, fazer um curso, ensinar algo, aprender idiomas, sorrir
  • Emocional: namorar, fazer novos amigos, ajudar pessoas, deixar alguém feliz, demonstrar emoções, ser sincero, cantar, sorrir
  • Espiritual: orar, celebrar a natureza, refletir, buscar o autoconhecimento, meditar, relaxar, viver, sorrir.

Um exercício pratico sobre equilíbrio é pegar uma folha de papel sulfite, dobrá-la no meio e depois dobrar novamente, de forma que fiquem quatro espaços definidos. Abra a folha e escreva em cada um deles as quatro partes (físico, mental, emocional, espiritual)..Feito isso, em cada espaço faça um brainstorming de todas as atividades que gosta de fazer em cada uma dessa áreas.

Assim que a lista estiver pronta, selecione uma atividade de cada área e circunde-a, de preferência aquela de que mais gosta e possa ser realizada com seus relacionamentos mais importantes, Guarde essa folha e mantenha-a sempre com você.

Não existe um parâmetro de dedicação a cada corpo. Você é a única pessoa capaz de avaliar isso. Reflita sobre os aspectos de sua vida e exercite aquele que tem sido mais negligenciado. Utilize as reuniões com você mesmo e, se necessário, peça ajuda a alguém para criar uma rotina eficaz e equilibrada.

Administração pessoal é a busca de qualidade de vida de forma a priorizar as atividades importantes e ter uma vida equilibrada nas quatro dimensões do ser humano.

 

 

 

 

 

 

 

A diferença entre metas,projetos e tarefas

Planejamento Anual

Você tem de refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa – Alvin Toffler

Em nosso dia-a-dia, seja na vida pessoal, seja no âmbito profissional, estamos constantemente envolvidos em projetos, muitas vezes sem nos darmos conta disso. Na definição do PMBOK, um documento do Project Management Institute(PMI), que visa a melhores práticas, padrões e referências para gestão de projetos, um projeto é “um empreendimento temporário, com o objetivo de criar um produto ou serviço único”.

Assim, segundo essa metodologia, um projeto é um conjunto de duas ou mais ações e recursos necessários para concluir uma tarefa não rotineira, com prazo e escopo definido. Definição semelhante é dada por David Allen, criador do projeto GTD  e autor do livro com o mesmo nome, que no Brasil recebeu o título de “Fazendo as Coisas Acontecerem“. Para Allen, projeto é tudo aquilo para o qual se concebe um resultado desejado e exige mais de um passo ou tarefa para a sua conclusão, independentemente da natureza do assunto,seja ele pessoal ou profissional.

É importante distinguir a diferença entre metas e projetos. Metas são sonhos, objetivos de vida relevantes, desafiadores e conectados com a sua realidade, com seus valores e missão de vida. Projetos têm menos relevância, o desafio pessoal é menor ou até inexistente, já que as condições para a sua realização já estão presentes ou podem ser facilmente alcançadas. Em suma: uma meta é algo que se pretende alcançar; projeto é aquilo que se pretende ou deve concluir.

Um projeto é composto pela descrição ou pela imagem do produto ou serviço que se materializará como consequência da sua implementação. Ele deve prever todas as etapas e ações necessárias para a sua execução, definir as pessoas responsáveis por cada um desses passos e estabelecer os prazos para cada etapa. Se entre essas etapas houver alguma mais longa ou complexa, talvez seja o caso de elaborar um projeto especifico para ela, principio que deve ser adotada até mesmo para as tarefas de maior duração.

Muitas pessoas procrastinam ou adiam indefinidade a conclusão de projetos simplesmente porque os confundem com tarefas do dia-a-dia; Se você colocar esse projeto na sua agenda ou lista de afazeres(to do list), sem desdobrá-lo em passos menores, provavelmente vai se sentir desmotivado ou até perder a vontade e disposição para executá-lo, achando que ele nunca terá fim.

Tome-se, por exemplo, a tarefa de elaboração de um plano de negócios ou de marketing para a criação de uma empresa. Se ela for colocada numa lista de tarefas é bem provável que nunca saia do lugar. Um plano de negócios não é simplesmente uma tarefa, mas um conjunto de pequenas tarefas que incluem a definição de metas e estratégias, a pesquisa sobre a concorrência, o desenvolvimento de pesquisas de mercado, o detalhamento do produto ou serviço, as projeções financeiras – e assim por diante.

A partir do momento em que se prioriza uma tarefa integrante de um projeto, ela passa a ter menor duração e pode ser executada sob seu controle conforme a sua motivação. Na realidade, como diz David Allen em seu livro citado, nós não executamos um projeto: o que fazemos são pequenas ações que levam á conclusão de um projeto. Para tanto, é fundamental que se diferencie um projeto de uma meta, conforme mencionado anteriormente.

resiliencia

 

Por exemplo, desenvolver um plano financeiro de investimento é um projeto, já que envolve uma série de tarefas. Admitindo que  conhece e gosta de finanças e que você (e se for o caso, a sua equipe) tem conhecimentos suficientes para levá-lo adiante, o único desafio nesse caso é definir os passos que levarão ao resultado desejado e alocar o tempo necessários para cada um deles.

Por outro lado, se você recebe a atribuição de reduzir, digamos em 10%, os custos do departamento de marketing de sua empresa, isso pode ser visto como algo importante para a sua carreira e valorização profissional, ou pode ser uma necessidade premente de sua empresa. Nesses casos, estamos claramente diante de uma meta, não um projeto, pelos desafios e sentimento de realização envolvidos na obtenção do resultado desejado, o que implica criar condições para levar a tais resultados.

Assim, pense um pouco nas atividades que você precisa fazer. Quais delas são grandes e mais complexas para se tornarem projetos? Se for o caso, determine o resultado desejado, desdobre o projeto em pequenas ações concretas, identifique qual a primeira delas e siga em frente.

 

Produtividade: O Poder da Regra dos 2 Minutos

Regra dos Dois Minutos

 

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer” (Getting Things Done, em sua versão original em Inglês), o autor David Allen. um dos mais influentes estudiosos da produtividade e autor do método GTD, destaca a importância do que ele chama de “Regra dos Dois Minutos“. que significa fazer o que precisa ser feito se a ação puder ser concluída em até dois minutos.

Se você pode ler um e-mail em 30 segundos e responder com apenas um “sim” ou “não”, responda-o assim que ele entrar em sua caixa de mensagens. Se quiser dar uma olhada no catálogo de produtos, folhei-o por um ou dois minutos e então descarte-o ou o arquive numa pasta de referencia para ação futura. Se a próxima ação é deixar um recado na caixa postal de alguém, faça a ligação agora.

Segundo Allen, mesmo que o assunto não seja urgente, devemos nos engajar nele de uma vez. É muito mais rápido se dedicar a um item logo na primeira vez do que rastreá-lo futuramente para decidir o que fazer, daí porque a Regra dos Dois Minutos funciona como um atalho bastante eficiente. Se o assunto não for importante o suficiente para demandar uma ação, descarte-o de uma vez. Se for e se você pretende se envolver nele algum dia, o fator eficiência deve ser  levado em conta.

 

Regra dos Dois Minutos GTD

O hábito de seguir a Regra dos Dois Minutos gera um drástico aumento na produtividade, afirma o autor, que conta em seu livro a história de um vice-presidente de uma organização a quem prestou consultoria e que descobriu que seguir a regra lhe havia rendido uma hora de tempo livre por dia.

Ele costumava receber cerca de 300 e-mail diariamente e se concentrava em três atividades principais. Muitas das mensagens eram de funcionários da própria equipe que precisavam da aprovação dele para seguirem com determinado projeto. Como não eram urgentes, ele os deixava na caixa de entrada para analisá-los “mais tarde”, gerando um acumulo de e-mails que ele só conseguia ler nos finais de semana, sacrificando o tempo que deveria ser dedicado ao lazer e á família.

Depois do treinamento com Allen, quando foram repassados os mais de 800 e-mails que se acumulavam em sua caixa de entrada, ele constatou que a maioria poderia ser descartada, muitos arquivados para referência futura e muitos outros poderiam ser respondidos em menos de dois minutos, disparando de imediato. A partir daí, nunca mais ele deixou que os e-mails se acumulassem.

A Regra dos Dois Minutos pode ser a salvação para quem tenta controlar a quantidade de e-mails em sua caixa de entrada. É bem provável que pelo menos 30% dos e-mails que demandam ação exijam menos de dois minutos para serem lidos e respondidos. Caso você queira se tornar mais eficaz durante o esclarecimento dos e-mails, coloque essas recomendações em prática e terá melhorado em muito a rapidez na resposta de suas mensagens.

Allen ressalta que a Regra de Dois Minutos é, na verdade, apenas uma orientação e não uma regra rígida. Assim, se você dedicar algum tempo a esclarecer sua caixa de entrada, fisica ou virtual(e-mails), utilize o atalho eficiente por cinco ou 10 minutos. Se quiser acabar com a pilha de itens e deixar sua mente mais tranquila, diminua o tempo para um minuto ou até mesmo 30 segundos, de modo a se engajar em tudo de forma mais rápida.

Você ficará surpreso com a quantidade de ações em que pode se engajar em dois minutos, até mesmo seus projetos mais importantes – David Allen.

É claro que nenhum projeto pode ser concluído em dois minutos. Mas em dois minutos você pode fazer a coisa mais importante em qualquer projeto, meta ou objetivo – começar, dar o primeiro passo, o que constitui um poderoso recurso contra a procrastinação.

O escritor e especialista em produtividade James Clear, ele próprio um adepto da Regra dos Dois Minutos, lembra em seu blog  que ela tem tudo a ver com o que ele considera o mais importante para a realização de uma meta ou aquisição de um bom hábito: a perseverança no processo para chegar lá e não a obsessão com o resultado final, uma vez que para realizarmos qualquer coisa, o mais importante é começar.

  • quer iniciar uma dieta mais saudável? comece comendo uma pequena fruta(dois minutos) e logo estará iniciando um processo de mudança alimentar;
  • quer adquirir o hábito da leitura? comece com a leitura de uma página de um livro (dois minutos) e logo estará lendo de um a três capítulos;
  • quer caminhar três vezes na semana? coloque o tênis ao lado da cama (dois minutos) as segundas, quartas e sextas-feiras, e inicie as suas caminhadas matinais.

David Allen recomenda, contudo, que não devemos nos tornar escravos da regra, que deve ser aplicada somente quando você estiver comprometido com novos inputs: examinando a sua caixa de entrada ou interagindo com alguém no escritório ou em casa. Mas se não decidir sobre a próxima ação assim que um assunto surgir, terá que gastar mais tempo e energia para a captura e esclarecimento, determinar e monitorar as ações, a fim de evitar que a pendência retorne para a sua cabeça.

 

 

 

Trabalhe 4 Horas por Semana

Trabalhe 4 horas por semana

 

Com esse título instigante e polêmico, o autor e empreendedor norte-americano Tim Ferris, apresenta em seu livro Trabalhe 4 horas por semana (The 4-hour workweek), um best-seller no mundo dos negócios,  os caminhos para alcançar a independência financeira, ganhar mais trabalhando menos, e realizar sonhos e objetivos, sem ter que esperar pela aposentadoria. O livro conta com muito material prático e exercícios de fixação, e constituí leitura obrigatória para qualquer empreendedor digital.

O livro é um ótimo caminho para entender como, na era da informação e dos negócios digitais, os novos modelos de negócios ampliam as perspectivas para ganhar mais trabalhando menos, o que pode soar irrealista no Brasil, que ainda atravessa um período de crise econômica e de altas taxas de desemprego.

Tim Ferris, porém, apresenta o conceito que está por trás desse estilo de vida e os passos necessários para chegar lá. O conceito gira em torno de uma nova ideia, de uma forma diferente de encarar o dinheiro, seguindo o exemplo de um grupo de pessoas denominadas Novos Ricos ou NR.

São pessoas que estão mais focadas no presente e que estão voltadas para a qualidade de vida. Os NR preferem o benefício e a experiência ao invés da simples posse de um bem material. Direcionados por sonhos e objetivos, suas metas e ações giram em torno de uma missão. São focados em produtividade – não em sacrifício.

Trabalhe 4 horas por semana 2

 

 

O processo DEAL

Através de um processo que ele chama de DEAL (Definição, Eliminação, Automação e Liberação), o autor mostra qual é o caminho para se tornar um membro dos Novos Ricos.

D – Definição

O primeiro passo é ter clareza de seus objetivos. Por que razão você trabalha? Quais são os seus sonhos? Com essas principais questões respondidas, o autor discorre sobre a importância de definir metas claras, desafiadoras mas atingíveis, qual o custo de seu sonho, e como persegui-lo.

E – Eliminação

Após definir os objetivos, é preciso eliminar tudo que não é essencial, o que tem tudo a ver com o minimalismo, movimento artístico  que busca pela essência, por expressar uma ideia com a menor quantidade de elementos possíveis.

Um dos maiores impedimentos para a produtividade é a falta de foco, o que acontece quando temos muitas coisas para fazer, mas nem todas são essenciais ou importantes e não precisam necessariamente ser feitas por nós. A ideia é trabalhar menos, mas de forma inteligente e com maior qualidade.

Comece por eliminar os chamados “ladrões de tempo”: reuniões desnecessárias, e-mails, ligações, mensagens, redes sociais, etc. Tim Ferris apresenta várias estratégias para lidar com essas questões, que vão desde verificar a sua caixa de entrada de e-mails em horários específicos, até a aprender a dizer não para as pessoas.

A – Automação

Após definir o que não é essencial e o que pode ser eliminado, o passo seguinte é automatizar tudo o que for possível, questionando-se sempre se todo trabalho que você faz precisa mesmo ser feito por você ou se pode ser automatizado ou terceirizado. Uma frase de Thoureau sintetiza muito bem essa questão.

Um homem é rico na proporção do número de coisas que pode deixar rolar sozinhas,

L – Liberação

Para, enfim, assumir o estilo de vida dos NR, o passo final é a liberação. Um dos maiores medos do homem é a liberdade. Ferris sintetiza isso na frase de George Bernard Shaw

Liberdade significa responsabilidade. É por isso que a maior parte dos homens a teme.

 

Se você pode se liberar para fazer as coisas com que sonha hoje, por que deixar para fazer isso depois de 30 anos de trabalho, ou somente quando se aposentar? O autor enfatiza esse ponto durante todo o livro, ressaltando que é preciso viver o presente, viver a vida em sua plenitude nesse momento,  e não somente ao final de nossa  existência.

Ele chama esse processo de mini-aposentadoria, quando você realiza seus sonhos em intervalos de tempo menores, e vive o estilo de vida do milionário sem ser necessariamente um milionário.

Trabalhe 4 horas por semana 3

 

Trabalhe 4 horas por semana é um livro indispensável para qualquer empreendedor digital, por apresentar muitas ideias de como resolver problemas de forma criativa, com foco na qualidade de vida. Embora algumas de suas ideias somente se apliquem á realidade americana (contratar serviços terceirizados em outras partes do mundo, por exemplo), a proposta do título é perfeitamente possível de ser implementada, desde que você siga a estrutura do DEAL.

Você define os seus sonhos e objetivos, elimina tudo que não é essencial, automatiza tudo que é possível, terceiriza ou delega tarefas que outros possam fazer,  e libera tempo para viver o estilo de vida com que sempre sonhou.

 

Como Fazer o Seu SWOT Pessoal

 

 

Lider Vulnerável

Criada nas décadas de 60/70 pelo consultor de gestão de negócios  norte-americano Albert Humphrey e  já familiar no mundo empresarial, a análise SWOT – acrônimo em Inglês para Strenght (forças), Weaknesses (fraquezas), oportunities(oportunidades) e Threats (ameças) – é  uma poderosa ferramenta de gestão para auxiliar pessoas e organizações na identificação de seus pontos fortes e áreas que podem ser melhoradas, com vistas á tomada de decisões mais assertivas em direção ao alcance de suas metas e objetivos.

Como aplicar o SWOT

O ponto inicial é preencher os quadrantes da matriz Swot, entendido que as duas primeiras (forças e fraquezas) referem-se a características internas e pessoais, enquanto as oportunidades e ameças se localizam no ambiente externo, sobre as quais, embora fujam de seu controle, você deve  ficar atento, para desenvolver um plano de ação e adotar as alternativas adequadas a cada situação.

O-que-é-Analise-SWOT

 

 

1 – Forças

São os aspectos,características, capacidades e habilidades que favorecem o seu crescimento e podem ajudá-lo no atingimento de suas metas e objetivos. Para identificar suas forças, seja absolutamente honesto como você mesmo e responda sinceramente ás seguintes questões:

Quais as minhas realizações de que mais eu me orgulho?

O que para a maioria das pessoas é difícil e eu faço com facilidade?

Quais as qualidades e habilidades que possuo que me distinguem dos demais colegas de trabalho?

Quando as pessoas me procuram, em busca de algum tipo de assessoria ou aconselhamento, elas costumam buscar o quê?

O que eu gosto de fazer e faço excepcionalmente bem?

Algumas pessoas, talvez por timidez ou por serem excessivamente criticas em relação a si mesmas, têm mais facilidade de expor as suas fraquezas do que de falar de suas qualidades. Se for esse o seu caso, pergunte a seus colegas de trabalho ou recorra a seus cônjuge ou parentes mais próximos.

2 – Fraquezas

Aqui se incluem todos as aspectos que possam criar obstáculos a seu crescimento. Para identificá-los, pergunte-se:

Que tarefas você não gosta de fazer e por quê?

Que habilidades e capacitações você acha que deve desenvolver?

Você já recebeu feedback indicando pontos ou áreas de melhoria? Eles se repetiram ou são recorrentes?

Você tem vícios no trabalho (Exemplos: chegar costumeiramente atrasado em compromissos ou reuniões. atrasar a entrega de trabalhos. irritar-se com facilidade,etc)

3 – Oportunidades

Você costuma frequentar ou participar de eventos (seminários, simpósios, treinamentos, palestras, etc) relacionados á sua área de formação e atuação profissional?

Como anda o seu networking (rede de relacionamento profissional)?

Qual as perspectivas que se abrem no mercado tanto em relação á empresa em que trabalha como em relação á sua carreira e área de formação?

4 – Ameaças

Como anda a concorrência na sua área de formação ou atuação?

Qual a situação atual de seu segmento profissional?

Você possui conhecimentos e habilidades suficientes para ocupar o cargo que ocupa ou para a função  que pretende exercer?

Sua área de trabalho pode passar por um outsourcing (contratação de mão de obra terceirizada)?

Por conta dessas possíveis ameaças, quais os seus pontos fracos podem aumentar o risco?

Plano de ação

Concluído o diagnóstico, agora é partir para a elaboração e implementação de um plano de ação para reforçar os seus pontos fortes e neutralizar ou minimizar os pontos fracos, de forma a tirar proveito das oportunidades e se preparar para as ameaças.

Para isso, você pode utilizar uma técnica conhecida como 5W2H, onde:

What  – o que vai ser feito? Quais os passos e ações que serão implementados

Who – quem vai fazer? Você vai precisar de auxílio de outras pessoas?Quem?

Where – onde isso vai ser feito? No próprio local de trabalho ou você vai precisar do reforço de cursos e treinamentos?

Why – por que isso é importante para você? Quais os resultados você espera atingir e quais as consequências poderão advir se nada for feito?

When -quando isso vai ser feito? Trace um cronograma de ações e e fixe um prazo ou estimativa realista de conclusão de cada uma delas.

How – como isso vai ser feito? Identifique e descreva claramente como as ações serão implementadas.

How much – quanto vai custar não só em termos financeiros mas também de recursos físicos, humanos e materiais?

Análise do campo de forças

Outra ferramenta poderosa que pode ser utilizada no seu plano de ação é a chamada “Análise do Campo de Forças“, bastante utilizada na área de Coaching, e que permite identificar e potencializar as forças impulsionadoras e neutralizar ou reduzir as forças limitantes, conforme exemplo a seguir.

 

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