Como Implementar Decisões com o “Se/Então”

Decisões 3 Blog

Num mundo cada vez mais cercado de distrações (emails, redes sociais,etc), e também por perseguirmos vários objetivos ao mesmo tempo, as vezes perdemos as oportunidades de agir apenas por que não somos capazes de perceber quando elas aparecem.

Será que realmente você não teve tempo de se exercitar hoje? Não teve de fato oportunidade de retornar aquela ligação ou de responder aquele e-mail importante? Alcançar seu objetivo e atingir suas metas significa agir quando as oportunidades surgem, antes que elas lhe escapem por entre os dedos.

Quando isso ocorre, as pessoas  costumam  atribuir a culpa à força de vontade (ou melhor, à falta dela). Ocorre que a força de vontade é como um músculo que necessita ser exercitado,  mas também necessita de um descanso para não atrofiar.

Para não deixar o momento certo passar, devemos decidir antecipadamente o que vamos fazer, sendo o mais especifico possível (“segundo, quarta e sexta vou me exercitar por 30 minutos antes de ir trabalhar”). Estudos (1) revelam que esse tipo de planejamento ajuda o cérebro a detectar e aproveitas as oportunidades quando elas surgem, aumentando as chances de sucesso em cerca de 300%.

Para sermos mais produtivos de fato, é preciso encontrar um meio de lidar com as distrações e interrupções e de como realizar as várias ações que precisam ser feitas – e felizmente há uma estratégia muito fácil e de eficácia comprovada para resolver esse problema.

Decisões blog

Em seu livro “9 Atitudes das Pessoas Bem-Sucedidas”, a psicologa social, palestrante e escritora Heidi Grant Halvorson fala do plano se/então, uma forma extremamente eficaz de alcançar qualquer objetivo, simplesmente decidindo antecipadamente o que pretende fazer (Ex; “se são 16 horas, então vou responder as ligações recebidas…..os e-mails pendentes”, etc)

Esses planos funcionam porque são escritos na linguagem que o seu cérebro entende: o das possibilidades. Como você já decidiu antecipadamente o que precisa ser feito, pode executar o plano sem ter que pensar conscientemente nele ou perder tempo decidindo o que fazer em seguida e sem depender de força de vontade. Os planos assumem então a seguinte forma:

” Se X acontecer, então vou fazer Y”) 

Um estudo (2) analisou o comportamento de pessoas que tinham por objetivo ir a academia regularmente. Foi solicitado que metade dos participantes planejasse quando e por quanto tempo fariam os exercícios físicos. Os resultados foram impressionantes: semanas mais tarde,o estudo constatou que 91% dos que fizeram o pleno do se/então  ainda se exercitavam regularmente, em comparação com apenas 39% dos que não o fizeram.

Resultados semelhantes foram registrados com o público feminino,  com outros comportamentos ligados á saúde, como se lembrar de fazer o autoexame de mama mensalmente (100% contra 53%, respectivamente) e de se submeter ao exame para detecção do câncer de colo do útero (92% contra 60%).

COMO COLOCAR EM PRÁTICA O PLANO DO SE/ENTÃO

Decisões dificeis Blog

  1. Identifique uma ação fundamental que você precise realizar para alcançar seu objetivo.
  2. Quando e onde você deveria executá-la?  Em que contexto e em qual situação?
  3. Preencha as lacunas: Se (ou quando)…………………… então……………………………….(Ex: se são 8 horas de uma segunda-feira, então vou sair para caminhar)
  4. Agora pense num obstáculo que talvez possa atrapalhar seus planos: uma interrupção, uma distração, ou qualquer outro fator que venha a interferir em seu progresso)
  5. Quando a tentação ou distração aparecer, como você vai lidar com ela?
  6. Preencha então as lacunas: Se ou quando…………. então……………………………….(Ex: se planejar sair do trabalho às 17 horas e receber algum e-mail, então vou desativar meus avisos de mensagens às 16:45 horas Se estiver chovendo e não puder sair para caminhar, então vou praticar exercícios abdominais em casa)

Enfim, se você sente que tarefas importantes estão sendo deixadas de lado e que precisa adquirir hábitos melhores de gerenciamento do tempo, para de buscar recursos mirabolantes e procure planejar algo simples.

Ao usar planos do se/então para atingir seus objetivos, você não vai adicionar mais horas ao seu dia, mas a sensação será exatamente essa.

Referências:

l) “GOLLWITZER, Peter M, SHEERAN, Pascahl “Implementation Intentions and Goal Achievement: A Meta Analysis of Effects and Processeses’ Advances in Experimental Psychology 38 (2006) – 69-119

2) MILNE Sarah, ORBELL Sheina, SHEERAN, “Combining Motivational and Volitional Interventions to Promote Exercise Participation: Protection Motivation “Theory and Implementation Intentions”. British Journal of Health Psychology 7 , nr. 2 (Maio de 2002 – 163 – 184.

 

Anúncios

Produtividade: Porque Muitas Listas de Tarefas Não Funcionam

to-do-list

Quantas vezes você se vê frustrado quando, após um árduo dia de trabalho, vê uma longa lista de tarefas pendentes à sua frente? E com aquela tarefa que, dia após dia, permanece em sua lista sem ser concluída?

Ironicamente, as listas de tarefas, ou “to-do lists”, como são chamadas em Inglês, que deveriam ser um instrumento de organização e de aumento de produtividade, terminam se transformando em um motivo de desânimo e frustração.

O problema não está nas listas em si, mas na maneira como elas são organizadas. Alguns exemplos:

1 – Elas são muito longas

As pessoas costumam colocar muitas coisas em suas listas, sem distinguir uma tarefa de um projeto. Não é incomum ter coisas como “passar na padaria para comprar pão” e “elaborar a monografia”, por exemplo.

A primeira é uma tarefa, mas a segunda é um projeto, que exige mais tempo e mais de um passo para a sua execução.

2 – Não consideram o contexto em que serão realizadas

De que adianta relacionar uma tarefa que deve ser feita na rua se você está em seu local de trabalho onde deve permanecer por oito horas?

Esse é um dos problemas mais comuns e que resultam em listas longas e improdutivas, culminando com a frustração de vermos um grande numero de coisas não concluídas ao final do dia.

3 – Não avaliam o tempo de sua duração

Por melhor que seja o nosso planejamento, não temos como prever como será o dia e os imprevistos e emergência que poderão surgir no caminho. Entretanto, as pessoas costumam criar listas com muitos afazeres, sem estimar a sua duração nem alocar tempo na agenda para as emergências.

Como fazer uma lista de tarefas que funcione.

to-do-list-2

1 – Faça listas distintas para compromissos, projetos e tarefas

Tarefas são aquelas que podem ser realizadas num mesmo dia e exigem uma única providência para sua realização. Compromissos são aqueles com data e hora marcadas (consultas médicas,  reuniões, etc) e devem estar na sua agenda ou calendário. Já os projetos, segundo definição do David Allen, em seu método GTD – Getting Things Done (ou Faça as Coisas Acontecer, em sua tradução em Português) são tudo aquilo que não pode ser concluído com uma tarefa, e exige mais de uma ação para sua conclusão.

Os projetos com os quais você ainda não se comprometeu, e ainda não definiu ou identificou a ação necessária, devem figurar numa categoria de “algum dia/talvez”, “projetos futuros”, para serem examinados posteriormente, na revisão semanal de sua lista.

2 – Utilize verbos de ação

Não é incomum vermos listas com coisas imprecisas que não esclarecem o que deve ser feito. Uma lista com onde está escrito apenas “mamãe”, por exemplo, não permite saber qual a ação requerida: é o aniversário dela e você tem que lhe fazer uma ligação? É a compra do presente?

Assim, use sempre verbos de ação (escrever, comprar, agendar, ligar para etc), que lhe permitam identificar claramente a próxima ação.

3 – Elabore as tarefas por contexto

Faça listas distintas para o que você vai fazer no trabalho, na rua e em casa ou no computador. Se você utiliza agenda ou caderno de anotações isso dá um pouco mais de trabalho, porque te obriga a carregar a sua agenda para onde for.

Assim, a melhor opção seria uma agenda eletrônica que permita a sincronização com smart fone ou tablete, como o Todoist, Toodledo e Wunderlist, todos gratuitos.

Assim, quando estiver no trabalho, consulte a sua lista especifica para aquele local. Ao sair no carro, veja o que tem de fazer na rua, e ao chegar em casa, consulte as tarefas que serão realizadas em seu computador.

4 – Faça sua revisão semanal

Essa é uma das providências mais importantes,mas que  não exige mais de 15 minutos.e deve ser feita no final de semana, aos sábados ou no final do domingo, conforme a sua preferência e disponibilidade..

Verifique a sua agenda para a próxima semana, as tarefas pendentes, as próximas ações de seus projetos, e distribua as respectivas ações ao longo da semana, priorizando aquelas mais importantes, de forma a não  relacionar mais do que cinco tarefas por dia.

Para isso, é indispensável que você mantenha um pequeno caderno de anotações que possa ser carregado no bolso, onde deve anotar todos os “insights” que aparecem ao longo do dia, todos os assuntos que estão “pipocando” em sua cabeça, e depois transportá-los para uma lista mestra, num caderno ou folhas de papel, para lhe dar o tratamento adequado na revisão semanal.

O Milagre da Manhã – Uma Resenha

O Milagre da Manhã

 

Aos 20 anos de idade, numa fase em que a maioria dos jovens ainda busca o primeiro emprego, Hal Elrod já era uma dos representantes de vendas mais destacados da empresa de marketing em que trabalhava, batendo sucessivos recordes de vendas e ganhando muito mais dinheiro do que poderia imaginar naquela idade. Tinha um bom círculo de amigos, uma bela namorada, um Ford Mustang novinho em folha, uma família que o apoiava – tudo, enfim, que poderia ser considerado uma vida abençoada.

Tudo começou a mudar na noite de 3 de dezembro de 1999 quando, ao retornar de um restaurante com sua namorada, o carro de Elrod colidiu de frente com uma caminhonete picape Chevy rodando a cerca de 130 km por hora, do que resultou na destruição parcial de seu tecido cerebral, além de  fraturas generalizadas no braço e no fêmur.

Atendido pela equipe de resgate que o conduziu num helicóptero, Elrod foi considerado clinicamente morto por 6 minutos, quando, finalmente, os paramédicos conseguiram fazer seu coração voltar a bater. Ele passou seis dias em coma e despertou com a noticia de que jamais voltaria a andar. Depois de sete semanas de reabilitação no hospital, reaprendendo a andar, foi liberado para voltar para casa, com 11 ossos fraturados, danos cerebrais permanentes e uma ex-namorada, que terminou o romance ainda no hospital.

Essa história e seus desdobramentos estão descritas no livro “O Milagre da Manhã” (The Miracle Morning , em sua versão original em Inglês). no qual Hal atribui sua milagrosa recuperação primeiro á auto responsabilização, recusando-se a atribuir a terceiros a responsabilidade pelo seu futuro,  e decidindo, ele próprio, assumir os destinos de sua vida daí por diante.

Mas, segundo o autor, o  fator determinante do seu sucesso posterior como requisitado palestrante, Coach profissional e autor de livros de autodesenvolvimento, foi o conjunto de seis práticas diárias que passou a seguir nas primeiras horas da manhã, as quais denominou salvadores de vida, cada uma delas desenvolvendo um ou mais dos aspectos físicos, intelectual, emocional e espiritual, detalhadas a seguir

Você precisa acordar toda manhã com determinação se vai para a cama com satisfação – George Lorimer

O primeiro ritual que você faz no dia é o ritual com maior alavancagem, de longe, pois ele tem o efeito de configurar sua mente e de configurar o contexto para o resto do dia – Eben Pagan

 

Os Salvadores de Vida

Sucesso é algo que você atrai pela pessoa em quem se torna -Jim Rohn

Uma vida extraordinária consiste em melhoras diárias e contínua nas áreas que mais importa – Robin Sharma

 

 

O Milagre da Manhã 2

 

1 – O Silêncio – 5 minutos

O silêncio é a primeira atividade matinal e pode ser uma das mais importantes para melhorar nossos estressantes estilos de vida, marcados pela pressa, agitação e distrações de toda ordem no ritmo frenético dos dias atuais. . Por isso, Elrod recomenda que, se você quer reduzir os níveis de estresse e começar o dia com a clareza e paz de espirito que lhe permitirão permanecer concentrado no que é mais importante, deve fazer o oposto do que a maioria das pessoas faz e iniciar suas manhãs com um período de silencio intencional, por cerca de cinco minutos.

Algumas das atividades recomendadas para praticar no período de silêncio, sem uma  ordem específica, mas preferentemente inciadas pela meditação, incluem as orações, reflexão, prática da respiração profunda, e o sentimento da gratidão.

Para a pratica da meditação, é importante que você não permaneça na cama e que, preferivelmente, saia do quarto para não cair na tentação de mergulhar de volta ao sono. Encontre um lugar silencioso e confortável para sentar – no sofá, em uma cadeira, no chão ou em uma almofada  – e comece concentrando-se em sua respiração.

Respire profunda e demoradamente, inspirando pelo nariz e expirando pela boca, e assegure-se de que esteja respirando com a barriga e não com o peito. A respiração mais eficaz deve fazer com que sua barriga se expanda – não o seu peito.

Esteja ciente de que, enquanto tenta acalmar sua mente, muitos pensamentos ainda a ocuparão. Apenas os reconheça e depois deixe-os ir embora, sempre concentrando sua atenção na sua respiração. Lembre-se de que esse é um momento para abandonar a necessidade compulsiva de estar pensando em algo. É um momento para abandonar o estresse e parar de se preocupar com os problemas.

Pense na meditação diária como férias temporárias de seus problemas. É um momento para estar em paz, experimentar gratidão, e de se libertar do estresse e das coisas que nos preocupam no cotidiano. Sim, seus problemas continuarão existindo quando você terminar a meditação diária, mas você descobrirá com o tempo que está muito mais centrado e muito mais equipado para solucioná-los.

2 – Afirmações – 5 minutos

É a repetição das afirmações que leva á crença. Quando essa crença se torna uma convicção profunda, as coisas começa a mudar – Muhammad Ali

Você será um fracasso até gravar no subconsciente a convicção de que é um sucesso. Isso é realizado fazendo uma afirmação, a qual dá um estalo – Florence Scovel Shinn

 

Afirmações são uma das ferramentas mais eficientes para se tornar a pessoa que você precisar ser para conquistar o que deseja na vida. As afirmações permitem que você projete e desenvolva o estado mental (pensamentos, crenças, concentração) de que precisa para levar qualquer área de sua vida para o próximo nível.

Grande parte dos nossos pensamentos é inconsciente, ou seja, não escolhemos conscientemente o diálogo. Em vez disso, permitimos que nossas experiências passadas – tantas as boas quanto as  ruins – passem de novo. Isso não é  apenas normal, é um dos processos mais importantes que cada um de nós deve aprender a dominar. Contudo, poucas pessoas assumem a responsabilidade de escolher ativamente elaborar pensamentos positivos e proativos que possam agregar valor ás suas vidas.

Seu diálogo interno exerce uma influência dramática sobre seu nível de sucesso em todos os aspectos de sua vida – saúde, felicidade, riqueza, relacionamento, etc. Suas afirmações estarão trabalhando a seu favor ou contra você, dependendo de como as estiver utilizando. Se você não projeta e não escolhe conscientemente suas afirmações,. estará sujeito a repetir os medos, as inseguranças e as limitações de seu passado.

No entanto, quando você projeta e escreve ativamente suas afirmações para que estejam alinhadas com o que deseja obter e realizar e compromete-se a repeti-las diariamente – preferentemente em voz alta – elas são gravadas em seu subconsciente. ajudando a transformar a maneira como você pensa e sente, de forma a substituir crenças e comportamentos limitantes por aqueles de que você necessita para obter o que deseja e alcançar o sucesso.

3 – Visualização – 5 minutos

A visualização, também conhecida como visualização criativa ou ensaio mental, refere-se á prática de buscar gerar resultados positivos em seu mundo exterior usando a imaginação para criar imagens mentais de comportamento e resultados esperados e é utilizada com frequência por atletas profissionais para melhorar o desempenho. A visualização consiste em imaginar exatamente aquilo que você deseja realizar e, depois, ensaiar mentalmente o que precisa fazer para alcança-lo.

Muitas pessoas de sucesso, aí incluídas celebridades como Bill Gates, Arnold Schhwarzeneger, Tonny Robbins, Tiger Woods e Jim Carrey, entre outros, defendem a prática da visualização e atribuem a ela grande parte de seu sucesso. Um exemplo famoso é o de Carrey, que preencheu para si mesmo um cheque de 10 milhões de dólares.

Ele datou o cheque para o “Dia de Ação de Graças de 1995” e acrescentou o lembrete “por serviços de atuação desempenhados”, visualizando o cheque durante anos. Em 1994, recebeu 10 milhões de dólares pelo papel principal em Debi & Loide: Dois Idiotas em Apuros;

A maioria das pessoas comuns, contudo, é limitada por visões do passado, repetindo fracassos e desgostos anteriores. A visualização positiva, ao contrário, se concentra no futuro, habilitando a sua mente para projetar a sua visão de futuro, que seja estimulante, criativo, desafiador e sem limites.

Para tanto, o autor recomenda que a pessoa se sente ereto num sofá, respire profunda e lentamente, e, durante cinco minutos, visualize a si mesma vivendo o seu dia ideal, desempenhando todas as suas tarefas com confiança, facilidade e prazer. Visualize seus maiores objetivos, desejos mais profundos, sonhos mais excitantes, capazes de mudar totalmente a sua vida se você os realizasse. Quanto mais vívida for a sua visão, mais estará estimulado a adotar as ações necessárias para torná-la realidade.

4- Exercícios – 20 minutos

Se você não criar tempo para exercícios, provavelmente precisará criar tempo para as doenças – Robin Sharma

 

 

O Milagre da Manha ExerciciosO exercício matinal deveria ser uma das partes mais importantes de seu ritual diário. Quando você faz exercícios todas as manhãs, aumenta a sua energia, melhora a sua saúde, aumenta a confiança, a disposição e o bem-estar emocional. Embora isso não seja novidade para ninguém, a maioria das pessoas inventa desculpas para não exercitar-se, como as conhecidas “simplesmente não tenho tempo” ou “estou cansado demais”.

A grande vantagem de incorporar exercícios á sua rotina diária e nas primeiras horas da manhã é justamente essa: eles são feitos antes que seu dia o desgaste fisicamente, antes que você tenha a oportunidade de ficar cansado demais,  e antes que você tenha um dia inteiro para criar novas desculpas.

5 – Leitura – 10 minutos

Uma pessoa que não quer ler não tem nenhuma vantagem sobre um que não saber ler – Mark Twain

Ler é para a mente o que o exercício é para o corpo e a oração para a alma. Nós nos tornamos os livros que lemos – Matthew Kelly

Ler é a quinta prática dos Salvadores de vida e o caminho mais prático para transformar qualquer área de sua vida.O segredo é aprender com os especialistas, aqueles que já tiveram sucesso naquilo que você pretende fazer. Não reinvente a roda. A maneira mais rápida de realizar tudo o que se deseja é seguir o modelo das pessoas bem sucedidas. Com uma quantidade quase infinita de livros sobre praticamente todos os assuntos, não há limites para o conhecimento que você pode obter através da leitura diária.

Recomendações sobre a leitura

  • Comece assumindo o compromisso de ler pelo menos dez páginas diariamente, o que resultará em uma média de 3.650 páginas por ano, ou a mais ou menos 18 livros de duzentas páginas nos próximos 12 meses.
  • Tenha um objetivo em mente. Antes de iniciar a leitura, a cada dia pergunte a si mesmo: por que estou lendo esse livro? O que desejo obter de sua leitura? Estou competido a terminá-lo e – mais importante – você está comprometido  implementar o que vem aprendendo?
  • Para obter máximo proveito dos livros que lê e facilmente revisitar o seu conteúdo no futuro é importante sublinhar ou circular qualquer coisa que precise ou queira rever e tomar notas nas margens para destacar aquela parte específica (a menos, é claro, que se trate de livros de biblioteca)
  • Raramente podemos internalizar todo o conteúdo de um livro na primeira leitura. Atingir o domínio em qualquer área exige repetição ou a exposição frequente de certas idéias, estratégias ou técnicas, até que elas seja gravadas em sua mente subconsciente.
  • O mesmo se aplica á leitura: dominar técnicas para melhorar sua vida funciona da mesma maneira. Assim, é mais proveitoso reler um livro que você já sabe conter ensinamentos que mudarão sua vida do que ler um livro novo antes de dominar as estratégias do primeiro

6 – Escrever – 10 minutos

A forma recomendada pelo autor é escrever um diário. Ao tirar seus pensamentos da cabeça e registrá-los por escrito, você obtém valiosos insights e inspirações que de outra maneira jamais teria, capacitando-o a documentar suas ideias, descobertas, realizações, sucessos e lições aprendidas e permitindo-lhe identificar áreas de oportunidade, crescimento pessoal e melhoria.

Principais benefícios de se manter um diário

  • Obter clareza: o ato de escrever nos obriga a pensar o suficiente a respeito para compreender o que escrevemos, dando-nos mais clareza para gerar ideias que ajudem a solucionar nossos problemas;
  • Capturar ideias: Manter um diário ajuda a expandir as ideias e evita que se perca as mais importantes em torno das quais poderemos querer agir no futuro;
  • Revisar lições: A utilização de um diário nos permite revisar todas as lições aprendidas;
  • Avaliar e reconhecer seu progresso: É extremamente motivador voltar e reler as anotações em seu diário de um ano atras e avaliar quanto o progresso que fez.

Como implementar o Milagre da Manhã

Quer você ache que pode, quer você ache que não pode, em ambos os casos você estará certo – Henry Ford

Insanidade é fazer todos os dias a mesma coisa e esperar resultados diferentes – Einstein

1 – Estabeleça suas intenções antes de deitar

A primeira chave para despertar é lembrar-se disso: seu primeiro pensamento de manhã costuma ser o último pensamento que você teve antes de ir para a cama.Todos nós tivemos noites em que mal conseguimos adormecer porque estávamos empolgados demais para acordar da manhã seguinte: na véspera de Natal, a noite anterior á festa de seu aniversário, o primeiro dia na escola, o começo de um novo emprego, ou a saída para as férias.Assim que o despertador tocava, você abria os olhos com entusiasmo e empolgação para sair da cama e viver intensamente aquele dia.

Se, ao contrário, seu último pensamento antes de ir para cama foi algo como “Não consigo acreditar que terei que acordar as 6 horas. Vou estar exausto toda a manhã”, o  seu pensamento ao acordar será o de continuar dormindo. Portanto, o segredo é decidir e criar toda noite, de forma consciente, uma expectativa positiva para a manhã seguinte.

2 – Coloque seu despertador no outro lado do quarto

Se você deixa o despertador ao lado da cama, então ainda estará em um estado de sonolência quando o alarme tocar, o que torna o despertar muito mais difícil. Assim, coloque seu despertador o mais longe possível de sua cama, o que o obrigará a deixar a cama e colocar o corpo em movimento. Movimento gera energia e, portanto, quando você se levanta e sai da cama, isso o ajudará naturalmente a despertar.

3 – Escove os dentes

A recomendação parece óbvia – e efetivamente o é. Mas muita gente, antes mesmo de escovar os dentes, costuma acessar o celular em busca de novidades nas redes sociais. Portanto, o simples ato de de ir direto ao banheiro para escovar os dentes e jogar um pouco de água fria no rosto já contribui para elevar o seu nível de motivação ao acordar.

4 – Beba um copo cheio de água

É crucial que a primeira coisa que você faça seja se hidratar toda manhã. Depois de 6 ou 8 horas sem água, seu corpo estará moderadamente desidratado, o que provoca cansaço, e nesses momentos tudo o que as pessoas precisam é de mais água –  e não de mais sono.

5 -Vista suas roupas de ginástica

Por fim, mas não menos importante, vista suas roupas de exercício para que você esteja pronto para sair do quarto e começar imediatamente o seu Milagre da Manhã. Pratique seus exercícios e, depois, faça por merecer a sua chuveirada matinal.

Conclusão

Apesar de, nas páginas iniciais, o autor deter-se excessivamente no relato de seu drama pessoal e nos problemas que se seguiram, além de exceder-se na descrição das maravilhas do chamado Milagre da Manhã, o livro é muito bem escrito, fácil e agradável de ler, e pode ser extremamente útil para os que se dispuserem a seguir o desafio de 30 dias para sua implementação, proposto pelo autor.

Não por acaso, portanto, o Milagre da Manhã figura internacionalmente entre os bestsellers na área de auto-desenvolvimento, e, recentemente lançado no Brasil, já ocupa a segunda posição entre os mais vendidos no ranking da  revista Veja, daí a minha recomendação de sua leitura.


Os Problemas do Perfeccionismo

Perfeccionismo

 

A geração dos chamados millenials, que abrange os nascidos entre 1980 e 2000, é normalmente integrada por jovens incansáveis, desapegados dos modelos convencionais de trabalho, com um senso de urgência na busca pelo sucesso e compromisso com a felicidade profissional – sem ela eles trocam de emprego a qualquer momento e sem olhar para trás.

Olhando por esse ângulo, pode parecer que esses jovens estão muito bem resolvidos na vida e na carreira. Não é o que revela, porém, uma pesquisa recente conduzida pela Associação Americana de Psicologia e publicada no periódico Psychological Bulletin. O estudo revelou que os jovens de hoje estão insatisfeitos e se cobram como nunca para ser bem sucedidos.

Em relação á geração anterior com a mesma idade, eles são 10% mais exigentes quanto ao próprio desempenho e se sentem 33% mais pressionados por resultados e expectativas externas de sucesso. O estudo – realizado entre 41.000 universitários dos Estados Unidos, Canadá e Reino Unidos, entre 1989 e 2016 – mostrou ainda que essa geração é até 16% mais critica em relação á performance dos outros em comparação com duas décadas atrás.

Para os autores do estudo,Thomas Curran, Ph.D em psicologia e pesquisador da Universidade de Bath, e Andrew Hill, da York St.John University, ambas do Reino Unido, o comportamento resulta das mudanças culturais, econômicas e sociais desencadeadas  a partir dos anos 70. A industrialização, a abertura econômica e o sistema baseado na vontade do mercado abriram as portas a uma era dominada pelo individualismo, pela preocupação com o status social e material e caracterizada pela competitividade.

Os pesquisadores citam, por exemplo, uma pesquisa que mostra que para 81% dos americanos nascidos na década de 80 acumular riqueza figura entre as principais metas da vida, índice 20% mais alto do que entre os nascidos nos anos 60 e 70. Essa geração também estaria mais disposta do que os pais a contrair empréstimos e a gastar uma proporção maior de seus rendimentos em artigos de luxo, como uma forma de se destacar em relação aos outros. Esse contexto fomentou a ideia de indivíduos superiores e inferiores, o medo da desaprovação social e a rejeição ao fracasso.

O perigo da comparação nos dias atuais

Perfecionismo 2

 

 

O fenômeno das redes sociais tem papel fundamental no aumento da autocobrança, o que leva as pessoas a projetar uma imagem de si mesmas onde vêm apenas sucesso e felicidade, retrato que muitas vezes não corresponde á realidade, já que não levam em conta o esforço e os fracassos por trás desses resultados. Fica a sensação de que o outro está se dando bem enquanto você permanece estagnado.

O exemplo dos empreendedores que se tornaram milionários antes dos 30 anos, casos de Mark Zuckerberg, do Facebook, e Evan Spiegel, um dos criadores do Snapchat, também contribui para aumentar a pressão, Já que alimentam a ideia de que sucesso, riqueza e poder estão ao alcance de qualquer um que se esforce o bastante para consegui-los – o chamado principio da meritocracia. Mas isso não é necessariamente verdadeiro, sobretudo levando em conta a realidade brasileira. Os exemplos citados são exceções que combinam capacidade com sorte, mas que muitos assumem como padrões de sucesso.

Há ainda a exigência excessiva do mercado de trabalho. Processos seletivos complexos e exigências muitas vezes exageradas no recrutamento de pessoal só contribuem para aumentar a angústia,levando o jovem profissional a achar que está defasado ou despreparado quando, muitas vezes, não teve sequer tempo de acumular referências e o conhecimento exigido.

Os efeitos na saúde

A soma da autocobrança excessiva e a falta de maturidade para lidar com a frustração também produz efeitos devastadores sobre a saúde e autoestima, prejudicando o crescimento profissional, sobretudo porque muita autocritica e autocobrança nem sempre se reflete em mais eficiência. Ao contrário, o perfeccionista evita errar a qualquer custo e,com isso, ao protelar o que precisa ser feito, acaba deixando de mostrar o seu potencial, sem obter o destaque e o reconhecimento profissional que almeja.

Não por acaso, ansiedade, depressão, insônia, burnout, transtornos alimentares e abuso de medicamentos se tornam mais recorrentes entre os jovens. No limite extremo, essa geração acaba atentando contra a própria vida. No Brasil, o numero de pessoas de 15 a 29 anos que cometeram suicídio subiu 37% entre 1990 e 2014, passando de 4,1% (em 100 mil jovens) para 5,6%, de acordo com o Mapa de Violência 2017, estudo publicado anualmente com base em informações oficiais sobre mortalidade do Ministério da Saúde, taxa equivalente á do Reino Unido.

Indícios de que você está passando do limite

Analisar o próprio desempenho é o melhor caminho para saber se não está pegando pesado demais, como se vê nos exemplos a seguir:

1 – Sensação de que ninguém valoriza seu esforço

Você passou o dia inteiro preparando um relatório que lhe foi pedido pelo seu chefe, que o lê até a metade e se diz satisfeito com o trabalho. A sensação pode ser de que você se dedica mais do que a empresa merece ou a de que ali impera a lei do menor esforço.

A mensagem real, no entanto, tem a ver com identificar prioridades. Gastar horas numa tarefa e ir além do que foi solicitado, apenas com o objetivo de impressionar, não é nada mais do que perda de tempo, já que de nada adianta entregar algo com qualidade mas sem utilidade, ou como dizia Peter Drucker, o guru da Administração, “não há nada mais inútil do que fazer excepcionalmente bem feito algo coisa que simplesmente não precisa ser feito

2 – Só joga para ganhar

O erro faz parte de qualquer processo de desenvolvimento profissional. Mas para quem se cobra demais, fracassar significa voltar várias casas no jogo e recomeçar do zero.  Movido pela ansiedade de acertar – mas muitas vezes sem ter as ferramentas necessárias para isso – é comum a pessoa autoexigente travar, procrastinar, deixa de agir e de entregar resultados, perdendo, assim, a oportunidade de se destacar ou aprender algo novo.

3 – Pensar demais em vez de agir

A atividade mental excessiva pode se tornar uma inimiga perigosa. Remoer pensamentos constantemente, planejar á exaustão e questionar demais rouba tempo e energia que poderiam ser direcionadas para a ação. Em outras palavras, pare de pensar demais e comece a agir em direção ao que pretende alcançar. Na maioria das vezes, detalhes e ajustes podem ser feitos com os projetos em andamento.

4 – Trabalhar em equipe é um pesadelo

O perfeccionista tende a ser intolerante com as falhas alheias – ainda que não tão implacável em relação ás próprias – e teme ser julgado pelo trabalho feito pelos outros, preferindo correr o risco de assumir mais do que é capaz de realizar. Com isso, tem dificuldades para delegar e frequentemente se vê sobrecarregado – o que é um tiro no pé porque acaba sendo um obstáculo para cumprir tarefas com eficiência.

5 – O foco é negativo

A tendência de ampliar a importância do que não deu certo ou que não saiu como esperado é uma característica de quem se cobra demais. Para neutralizar isso, tente um exercício simples, sendo absolutamente honesto em sua avaliação. Ao final do expediente, liste os pontos altos e baixos daquele dia de trabalho, uma reunião com a equipe, uma conversa com o chefe, uma entrevista,um relatório entregue no prazo, tudo entra no balanço. É muito provável que você se surpreenda com o fato de que há menos coisas com que se preocupar do que você imaginava a principio.

 

 

 

Como Saber a Hora Certa de Fazer Qualquer Coisa?

Quando Os Sewgredos do Timing Perfeito

 

Na parte da tarde, a quantidade de gente que lava as mãos nos hospitais cai drasticamente e os anestesistas ficam três vezes mais propensos a cometer erros do que no período da manhã. É melhor não agendar uma cirurgia nesse período, portanto. Também não é um bom momento para reivindicar um reajuste salarial. Após o almoço, as pessoas se tornam menos amigáveis em relação ás outras, quando diminuem a felicidade o os demais sentimentos positivos.

Qual o melhor momento para abordar o seu chefe para pedir um aumento? Existe uma hora menos difícil para solicitar aquela promoção ou para se demitir? E quando marcar encontros importantes ou agendar viagens? Para responder a essas e outras questões, o americano Daniel H. Pink, autor do livro Motivação 3.0, analisou mais de 700 pesquisas na área de economia, anestesiologia, antropologia, endocrinologia, e psicologia social.

Pink descobriu que, assim como o sobe e desce das marés, existe um tempo ideal para fazer tudo. As conclusões de sua pesquisa estão compiladas no seu mais recente livro Quando – Os Segredos Científicos do Timing Perfeito, cujas principais destaques relacionamos a seguir:

As três etapas da produtividade

Nossas habilidades cognitivas mudam, de forma significativa, ao longo do dia. e são marcadas por três estágios: o pico, a baixa e a recuperação. No momento do pico, que para muitas pessoas ocorre pela manhã, nos estamos mais focados, nos distraímos menos e realizamos bem tarefas que exigem maior atenção, como escrever ou analisar dados.

Na baixa, que geralmente ocorre no período da tarde, é melhor realizar tarefas administrativas ou rotineiras. E na fase de recuperação, que na maioria das vezes vai do final da tarde até o inicio da noite, somos mais receptivos a ocupações criativas, pois estamos abertos e bem-humorados. Para uma pessoa noturna, que acorda e dorme tarde, o processo difere bastante e é provável que ocorra de forma inversa – o melhor momento para trabalhar em serviços analíticos, nesse caso, ocorreria no começo da noite.

As tardes são o nosso “Triangulo das Bermudas”

A ciência aponta que o inicio e o meio da tarde são os períodos mais perigosos. Na área da saúde, por exemplo, os erros de anestesia são três vezes mais prováveis de ocorrer 15 horas do que as 9 horas.  Médicos cometem mais erros na prescrição de remédios. Nas escolas, as notas dos alunos são menores quando as provas são aplicadas na parte da tarde. Nas empresas, a qualidade do trabalho cai nesse horário, quando também aumenta a proporção de acidentes de carro.

O aspecto critico da fase intermediária

A fase da meia-idade é um exemplo disso. Há evidencias de que nosso bem-estar é mais alto quando temos de 20 a 30 anos, começa a declinar aos 40 e atinge o seu ponto mais baixo aos 50, para voltar a subir quando chegamos aos 60 ou 70 anos. Contudo, esses pontos médios podem ter efeito contrário. Connie Gersick, pesquisador de comportamento organizacional, descobriu que as pessoas realizam projetos de maneira não linear, fazendo bem pouco no começo e apenas em determinada hora começam de fato a trabalhar.

Quando isso acontece? No ponto médio do tempo, o que quer dizer que, num projeto de 34 dias para ser finalizado, a equipe ira procrastinar ate por volta do metade do 17 dia. Se o prazo for de 11 dias, elas vão começar r a produzir no sexto. Alguns desses momentos de virada são extremamente motivadores. Pesquisas com os jogos de basquete da NBA mostraram que times que estão vencendo depois do intervalo têm mais chances de ganhar a partida – o que não é nenhuma surpresa , já que estão na frente.

Porém, se o time estiver perdendo por apenas l ponto de diferença, ele terá mais chance de virar o jogo e sair vitorioso. Alguns estudos indicam  que estar um pouco atrasado nos pontos médios faz com que as pessoas trabalhem mais e de forma mais inteligente.

Existe algum segredo para produzir mais o dia inteiro?

É praticamente impossível ser produtivo o tempo todo, já que nosso poder cerebral muda ao longo do dia. Então, o mais importante é fazer o trabalho certo na hora certa. Um dos modos de aumentar o foco é realizando pausas, em especial com outras pessoas, e se mover em vez de ficar parado. Fazer intervalos é essencial para restaurar o nosso humor e capacidade mental.

Para isso, devemos fazer trabalhos que exigem foco e poder de análise. Depois do meio-dia, as tarefas administrativas como responder a e-mails, pois a nossa criatividade está mais baixa. E durante a recuperação, nos preparar para as tarefas mais abstratas como brainstorming.

A importância dos intervalos na jornada de trabalho

A ciência dos intervalos está onde a do sono se encontrava há 15 anos. Naquela época, acreditávamos que quem ficava acordado a noite inteira era um super-herói. Agora sabemos que não. Pesquisas recente mostram que pular o tempo livre é idiotice. Os períodos de descanso não são um desvio de produtividade, mas, ao contrário, fazem parte de um bom desempenho.

Precisamos agendar o descanso da mesma forma que agendamos reuniões. As pausas não precisam ser longas: 10 ou 15 minutos são suficientes. Além disso, nesses momentos é melhor estar acompanhado do que sozinho: melhor estar fora do que dentro da empresa,  e são mais eficientes no período da tarde, embora sejam úteis o dia inteiro.

Se as pessoas têm diferentes horários de pico, faz sentido algumas empresas exigirem que os funcionários comecem o expediente cedo?

Talvez seja uma herança da economia agrônoma, na qual acordar ao amanhecer para cuidar dos animais era importante. Ou talvez os chefes sintam que as pessoas não estão trabalhando se elas não as verem todos os dias. Mas isso prejudica as empresas, que deveriam levar em conta o desempenho – e ninguém produz da mesma forma no mesmo período.

O mesmo critério deveria ser observado nas reuniões. O modo como as organizamos é ridículo. Usamos apenas um critério: a disponibilidade. Quem está disponível? A sala está vazia? Em vez disso, deveríamos nos perguntar: esse assunto requer pensamento analítico ou criatividade? Ou é meramente administrativo? Quem estará no encontro? São pessoas que trabalham melhor de manhã ou no fim do dia? Precisamos marcar essas conversas de forma estratégica – não logística.

Se há uma hora certa para tudo, qual o melhor momento de pedir um aumento?

O ponto aqui é entender como humanos tomam decisões. Na maioria dos casos, elas são tomadas tendo como base uma resposta-padrão, que quase sempre é “não”. Quando estamos mais dispostos a quebrar esse padrão? No começo do dia e imediatamente após os intervalos. Assim, suas chances de conseguir um aumento aumentam substancialmente se você falar com seu chefe assim que o expediente começar ou depois de um intervalo.

 

 

Produtividade: Os 6 Horizontes de Foco do GTD

Horizontes de Foco - GTD

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer” (Getting Things Done”, em sua versão original em Inglês, David Allen aborda o que chama de Horizontes de Foco que são os seis níveis em que devemos refletir para revisar o próprio trabalho e definir as prioridades que devem guiar as nossas ações.

Numa analogia com a construção de um edifício ou com a altitude de um avião em pleno voo, ele identifica seis diferentes perspectivas para definir o nosso trabalho diário:

  • Horizonte 5: Propósitos e princípios (50.000 pés);
  • Horizonte 4: Visão (40.000 pés);
  • Horizonte 3: Metas e Objetivos 30.000 pés);
  • Horizonte 2: Áreas de Responsabilidade (20.000 pés);
  • Horizonte 1: Projetos (10.000 pés)
  • Solo (ou térreo): Próximas ações

Numa visão de baixo para cima, cada horizonte representaria:

Horizontes de Foco - GTD 2

 

Solo: Próximas ações

Incluem todas as atividades nas quais devemos nos engajar num nível mais físico ou visível: telefonemas, e-mails, tarefas e compromissos diários. Segundo Allen, se pudéssemos fazer o tempo parar, sem receber mais inputs em nossa caixa de entrada, é provável que tenhamos mais de 100 itens nesse momento para nos engajar. Assim, o trabalhar de fazer um levantamento atualizado das próximas ações exigidas nesse nível já é uma tarefa e tanto.

Horizonte 2: Áreas de Foco e Responsabilidade

Seus projetos e ações são determinados pelas suas funções, seus interesses e responsabilidades que representam as principais áreas de sua vida pessoal e profissional e cujos resultados você quer alcançar ou manter. Seu trabalho pode envolver assuntos como planejamento estratégico, apoio administrativo, desenvolvimento de equipes, pesquisa de mercado, atendimento ao cliente ou gestão de ativos.

Na vida pessoal, todos temos pelo menos essas áreas de foco: saúde, família, finanças, casa, espiritualidade, diversão, educação e autodesenvolvimento, etc. Não são pontos nos quais devemos nos engajar, mas sim adotar como critérios para determinar as nossas ações e manter o equilíbrio e a sanidade física e mental. Listar e refletir sobre todas essas áreas nos oferece uma estrutura mais ampla para avaliar o inventário de nossos projetos pessoais e profissionais.

Horizonte 3: Metas e Objetivos

O que você quer vivenciar na vida pessoal e profissional daqui a três meses ou dois anos? A resposta a essa pergunta pode dar uma nova dimensão ou definição a seu trabalho. Muitas vezes o cumprimento das metas impõe uma mudança no foco, com o surgimento de novas responsabilidades. Nesse horizonte, é provável que você queira realizar coisas que possam acrescentar importância e valor a certo aspectos de sua vida e ao mesmo tempo, reduzir ou eliminar outras tantas que nada lhe agreguem.

Horizonte 4: Visão

Fazer projeções de três a cinco anos costuma gerar novas ideias em categorias maiores: estratégia organizacional, tendências ambientais, transformações na carreira ou mudanças no estilo de vida. Fatores internos incluem aspirações e considerações de longo prazo referentes a carreira, família e qualidade de vida. Já as questões externas são as que podem afetar seu trabalho e sua organização, tais como tecnologia, globalização, tendências de mercado e competição, circunstâncias que podem mudar as condições de trabalho em muitos níveis.

Horizonte 5: Propósito e princípios

Este reflete o panorama geral e os valores fundamentais de um individuo ou empreendimento. Por que sua empresa existe? Por que você existe? O que é importante para você, independente do que seja? O propósito fundamental de qualquer atividade fornece a a definição da essência do trabalho, da qual todas as metas, visões, objetivos, ações e projetos são meras decorrências.

Essa analogia com horizontes – e o próprio David Allen reconhece – são um tanto arbitrárias e, na vida real, as conversas que você pode ter sobre foco e prioridade talvez não se encaixem num nível ou noutro. Mas podem servir como uma referência útil para nos lembrar da natureza múltipla de nossas tarefas e compromissos.

Obviamente, muitos fatores devem ser considerados antes de você se sentir confortável para decidir o que e quando fazer. “Estabelecer prioridades” no sentido de concentrar-se nos objetivos e valores de longo prazo, embora seja o cerne da questão, não oferece um referencial prático para a maior parte das decisões e ações do dia a dia. Ao dominar todos os níveis do fluxo de trabalho, você perceberá que o trabalho lhe permitirá ter uma visão mais realista de fazer acontecer e de se sentir bem em relação a isso.

Sua tarefa é descobrir o seu trabalho e, então, com todo o coração, dedicar-se a ele – Buda

Exemplos de cima para baixo e de baixo para cima

Num exemplo de baixo para cima, imagine que você precisa dar um telefonema (próxima ação ou solo) para falar sobre o negócio em que está trabalhando (projeto), que aumentaria suas vendas (áreas de responsabilidade), o que lhe daria a oportunidade de se destacar entre os vendedores (metas e objetivos)  por causa de um novo mercado em que sua empresa quer penetrar (visão) o que o aproximaria do estilo de vida almejado em termos financeiros e profissionais (proposito e princípios).

Num outro exemplo, agora de cima para baixo, você concluiu que quer desenvolver alguns de seus talentos e recursos em determinada área que esteja mais em sintonia com as suas aspirações (proposito e princípios). Então você cria uma empresa (visão), com metas operacionais de curto prazo bem definidas ( metas e objetivos) e, em consequência, assume atribuições para garantir a continuidade e sucesso do negócio (áreas de responsabilidade), com resultados imediatos a alcançar (projetos). Em cada etapa desses projetos, haverá pendências a resolver e ações nas quais se engajar (solo ou próximas ações)

Qual a melhor abordagem?

Segundo Allen, não há um critério rígido e linear para estabelecer prioridades com base nos horizontes de foco. De um perspectiva mais prática, contudo, ele recomenda a abordagem de baixo par cima, controlando primeiro os detalhes do mundo físico para depois se concentrar nos níveis mais amplos e elevados. “Tentar gerenciar de cima para baixo, quando a base está sem controle, talvez seja a abordagem menos eficaz”, diz ele.

Esclareça primeiro o que está atraindo a sua atenção, então você descobrirá o que realmente merece a sua atenção – David Allen

A coisa mais importante com que lidar é aquela que está ocupando a sua cabeça, sendo irrelevante achar que um determinado assunto não deveria ocupar espaço em sua mente. Comprar comida para o gato talvez não seja prioridade em nenhuma lista de tarefas, mas se esse item for o que mais o perturba no momento, trate logo dessa questão. Depois de cuidar do que esta atraindo sua atenção, você passa para o que realmente merece a sua atenção.

Quase sem exceção, segundo Allen, os executivos costumam ser mais contaminados pelos detalhes do trabalho cotidiano – reuniões,-e-mails, viagens, projetos em andamento, etc . Quando começam a retomar o controle, suas atenções se voltam para as áreas de foco e interesse, a partir de uma perspectiva mais ampla -família, carreira e qualidade de vida.

Portanto, não se preocupe em saber qual horizonte ou assunto é mais importante. Lide com o que o incomoda no presente, o que vai lhe permitir identificar e abordar com mais eficiências o que de fato é prioridade para você.

O melhor lugar para alcançar o sucesso é onde você está, com o que você tem – Charles Schwab

Assim, embora o Horizonte 5 (propósito e princípios) seja o contexto mais importante para estabelecer prioridades, quando compreendemos e implementamos todos os níveis do trabalho, sobretudo o Solo e o Horizonte 1, temos mais liberdade e recursos para atingir os resultados desejados. A abordagem de baixo para cima é, de uma perspectiva prática, um fator critico de sucesso para uma vida equilibrada, produtiva e confortável.

 

 

 

 

 

 

 

 

Produtividade: O Modelo Tríplice do Trabalho Diário, segundo o GTD

Workhaolic

 

Quando de trata de administrar o fluxo  do trabalho diário, como você administra a sua rotina? Para alguns, existe uma rotina bem definida, onde já temos uma noção bem clara do tipo de trabalho que teremos pela frente, Para outros, contudo, cada dia é bem diferente do anterior, Mesmo entre os do primeiro grupo, há épocas em que há períodos de transição,  em que a rotina dá lugar a novidades a cada dia. Os do segundo grupo, por sua vez, experimentam alguns períodos de calmaria, até marasmo, onde nada de novo acontece.

Com tantos cenários possíveis, vale a pena refletir sobre como administramos o nosso trabalho diário. Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer“, David Allen, introdutor do método GTD – Getting Things Done, apresenta um modelo que nos permite enxergar como empregamos o nosso tempo, segundo o qual, em nosso dia-a-dia, nos comprometemos com três tipos de atividades:

  • Fazer o trabalho que já estava programado;
  • Fazer o trabalho á medida que aparece;
  • Definir o trabalho

Numa análise mais rápida, parece óbvio que devemos empregar a maior parte de nosso tempo nas tarefas que se incluem na primeira categoria, o que reforça o nosso sentimento de planejamento e controle. Mas essa, porém, não é a realidade de todos. Algumas funções demandam especificamente mais de um ou outro tipo de atividade, como é o caso de quem exerce uma função de gerência, na qual se gasta mais tempo com o primeiro tipo de trabalho. Para quem trabalha com o atendimento ao público, no entanto, o segundo tipo de atividade – fazer o trabalho á medida que aparece – é o que predomina.

Na prática, independentemente da função exercida, muitos de nós, em nosso dia-a-dia, costumamos nos envolver nas tarefas á medida que ela aparecem. Embora isso seja a melhor atitude a tomar dependendo da situação – um chamado urgente de seu chefe, uma situação inesperada, por exemplo – na maioria das vezes o melhor a fazer é executar o que já havia sido planejado. A verdade, porém, é muitas pessoas se deixam envolver com tanta facilidade pelas urgências e imprevistos que acabam negligenciando as demais atividades.

Boa parte das pessoas se deixa envolver pelas urgências principalmente quando há sobre a mesa, dentro da cabeça ou na caixa de entrada de e-mails, muita coisa que ainda não foi esclarecida nem organizada. De fato, muitas coisas na nossa vida pessoal e profissional aparecem do nada, e não raro se tornam prioridades. Você não pode ignorar a presença de seu chefe quando ele surge inesperadamente á sua frente e toma alguns minutos de seu tempo. O pedido dele de repente se torna mais importante do qualquer outra coisa que você planejava fazer.

Não existem interrupções – há apenas inputs mal gerenciados – David Allen

Compras por impulso

 

Vejamos dois exemplos práticos

Situação 1 – uma demanda inesperada surge de manhã

Você chega no trabalho, examina a sua agenda e vê que tem duas reuniões marcadas, uma pela manhã e a outra no final da tarde. Você anotou em seus lembretes ou lista de coisas a fazer que precisa de cerca de l hora para se preparar para a segunda reunião. Nesse momento, surge um colega pedindo a sua ajuda com uma planilha que ele precisa terminar até as 10 horas. O que você faz?

Aqui não há uma única resposta correta, sendo muito mais uma questão de bom senso. Aparentemente, você tem os recursos necessários para dar uma resposta ao colega. A questão é saber se: 1) essa interrupção pode atrapalhar a sua participação na reunião da manhã? Haverá tempo á tarde para se preparar para a reunião do final do dia?

Situação 2 – Caixa de entrada lotada de mensagens

Já passa das 14 horas e o dia começou com uma série de imprevistos: seu chefe o chamou para uma reunião de emergência e você precisou sair no meio da manhã para atender a um cliente. Você tem duas reuniões marcadas (uma delas para começar daqui a pouco) e sua caixa de e-mails está abarrotada de mensagens ainda não lidas, coisa, alias, que vem se repetindo com muita frequência Para piorar as coisas, ainda há uma enorme pilha de papéis em sua mesa.

No seu calendário, você havia anotado o lembrete de “processar e zerar a caixa de entrada” e decide fazer isso até iniciar a próxima reunião, para acalmar a sua mente. No meio de tudo isso, porém, aparece de novo aquele amigo pedindo uma “mãozinha”, algo que ele diz não tomará mais do que 30 minutos. O que você faz?

Embora seja difícil dizer não, ás vezes é necessário fazê-lo. Nesse caso, talvez valha a pena esclarecer ao colega que seu dia está muito atribulado, cheio de imprevistos e seu tempo está muito limitado. Talvez até identifique algo com que seu amigo possa ajudar e contribuir,  e avaliar com cuidado se pode lhe dedicar 30 minutos, o que pode até fazer com que ele se sinta agradecido por você poder lhe dispensar uma fração desse tempo.

Ignorar o inesperado (ainda que fosse possível) seria viver sem oportunidade, sem espontaneidade e sem os riscos dos quais a “vida” é feita – Stephen Covey

O trabalho predefinido

O terceiro tipo de atividade de que trata David Allen  – definir o trabalho – é aquele que utilizamos para esclarecer tudo aquilo que capturamos, o que constitui o primeiro passo do GTD. Quando temos várias coisas em nossa caixa de entrada que ainda não foram processadas e esclarecidas, podemos ser tomados por um sentimento de opressão e angústia, que pode terminar minando a nossa produtividade.

Se você já tem uma ideia de quanto tempo de seu dia dedica ás tarefas previamente planejadas, imprevistos ou definição do trabalho, reflita se é possível ajustar esse quadro a seu favor. Talvez você esteja gastando muito tempo processando e-mails e papéis e esteja sobrando pouco tempo para executar as tarefas planejadas. Ou talvez você não esteja conseguindo lidar bem com as interrupções e acabe cedendo com frequência á tentação de fazer o trabalho á medida que surge.

Não há nada de errado em fazer o trabalho á medida que surja de forma inesperada, mas você precisa ter a confiança de que isso é o certo a fazer em determinado momento. Muitas vezes, a inevitabilidade de certas ações é usada como pretexto para fugir da responsabilidade de esclarecer e gerenciar o inventário de nossas atividades. Entretanto, ao desenvolver a habilidade e o hábito de esclarecer todos os inputs que chegam á sua caixa de entrada, fica muito mais fácil confiar no próprio julgamento sobre o que fazer, quando parar de fazer e qual será a próxima ação.

Se você não tem uma ideia de como distribui o seu tempo pelos três tipos de atividades, é recomendável que passe a anotar, por algum tempo, sua rotina de trabalho, e verificar em que quadro se encaixa, para obter um valioso nível de consciência na arte de fazer acontecer.

Fazer o trabalho á medida que aparece é um grande trunfo competitivo e a chave para manter a sanidade, dependendo de seu estilo de vida. A certa altura, porém, se não monitorar e mantiver as coisas sob controle, fazer apenas as coisas que aparecem irá comprometer a sua eficácia. E para decidir se deve parar ou não de fazer o trabalho predefinido, você precisa saber exatamente quais as suas atribuições e como elas se encaixam numa perspectiva mais ampla.

E a única maneira de alcançar esse resultado é avaliando a sua vida pessoal e profissional de acordo com o que o método GTD chama de “Modelo de Seis Níveis para Revisar o Próprio Trabalho” , ou múltiplos horizontes, assunto a ser objeto de um próximo post.