A diferença entre metas,projetos e tarefas

Planejamento Anual

Você tem de refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa – Alvin Toffler

Em nosso dia-a-dia, seja na vida pessoal, seja no âmbito profissional, estamos constantemente envolvidos em projetos, muitas vezes sem nos darmos conta disso. Na definição do PMBOK, um documento do Project Management Institute(PMI), que visa a melhores práticas, padrões e referências para gestão de projetos, um projeto é “um empreendimento temporário, com o objetivo de criar um produto ou serviço único”.

Assim, segundo essa metodologia, um projeto é um conjunto de duas ou mais ações e recursos necessários para concluir uma tarefa não rotineira, com prazo e escopo definido. Definição semelhante é dada por David Allen, criador do projeto GTD  e autor do livro com o mesmo nome, que no Brasil recebeu o título de “Fazendo as Coisas Acontecerem“. Para Allen, projeto é tudo aquilo para o qual se concebe um resultado desejado e exige mais de um passo ou tarefa para a sua conclusão, independentemente da natureza do assunto,seja ele pessoal ou profissional.

É importante distinguir a diferença entre metas e projetos. Metas são sonhos, objetivos de vida relevantes, desafiadores e conectados com a sua realidade, com seus valores e missão de vida. Projetos têm menos relevância, o desafio pessoal é menor ou até inexistente, já que as condições para a sua realização já estão presentes ou podem ser facilmente alcançadas. Em suma: uma meta é algo que se pretende alcançar; projeto é aquilo que se pretende ou deve concluir.

Um projeto é composto pela descrição ou pela imagem do produto ou serviço que se materializará como consequência da sua implementação. Ele deve prever todas as etapas e ações necessárias para a sua execução, definir as pessoas responsáveis por cada um desses passos e estabelecer os prazos para cada etapa. Se entre essas etapas houver alguma mais longa ou complexa, talvez seja o caso de elaborar um projeto especifico para ela, principio que deve ser adotada até mesmo para as tarefas de maior duração.

Muitas pessoas procrastinam ou adiam indefinidade a conclusão de projetos simplesmente porque os confundem com tarefas do dia-a-dia; Se você colocar esse projeto na sua agenda ou lista de afazeres(to do list), sem desdobrá-lo em passos menores, provavelmente vai se sentir desmotivado ou até perder a vontade e disposição para executá-lo, achando que ele nunca terá fim.

Tome-se, por exemplo, a tarefa de elaboração de um plano de negócios ou de marketing para a criação de uma empresa. Se ela for colocada numa lista de tarefas é bem provável que nunca saia do lugar. Um plano de negócios não é simplesmente uma tarefa, mas um conjunto de pequenas tarefas que incluem a definição de metas e estratégias, a pesquisa sobre a concorrência, o desenvolvimento de pesquisas de mercado, o detalhamento do produto ou serviço, as projeções financeiras – e assim por diante.

A partir do momento em que se prioriza uma tarefa integrante de um projeto, ela passa a ter menor duração e pode ser executada sob seu controle conforme a sua motivação. Na realidade, como diz David Allen em seu livro citado, nós não executamos um projeto: o que fazemos são pequenas ações que levam á conclusão de um projeto. Para tanto, é fundamental que se diferencie um projeto de uma meta, conforme mencionado anteriormente.

resiliencia

 

Por exemplo, desenvolver um plano financeiro de investimento é um projeto, já que envolve uma série de tarefas. Admitindo que  conhece e gosta de finanças e que você (e se for o caso, a sua equipe) tem conhecimentos suficientes para levá-lo adiante, o único desafio nesse caso é definir os passos que levarão ao resultado desejado e alocar o tempo necessários para cada um deles.

Por outro lado, se você recebe a atribuição de reduzir, digamos em 10%, os custos do departamento de marketing de sua empresa, isso pode ser visto como algo importante para a sua carreira e valorização profissional, ou pode ser uma necessidade premente de sua empresa. Nesses casos, estamos claramente diante de uma meta, não um projeto, pelos desafios e sentimento de realização envolvidos na obtenção do resultado desejado, o que implica criar condições para levar a tais resultados.

Assim, pense um pouco nas atividades que você precisa fazer. Quais delas são grandes e mais complexas para se tornarem projetos? Se for o caso, determine o resultado desejado, desdobre o projeto em pequenas ações concretas, identifique qual a primeira delas e siga em frente.

 

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Produtividade: O Poder da Regra dos 2 Minutos

Regra dos Dois Minutos

 

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer” (Getting Things Done, em sua versão original em Inglês), o autor David Allen. um dos mais influentes estudiosos da produtividade e autor do método GTD, destaca a importância do que ele chama de “Regra dos Dois Minutos“. que significa fazer o que precisa ser feito se a ação puder ser concluída em até dois minutos.

Se você pode ler um e-mail em 30 segundos e responder com apenas um “sim” ou “não”, responda-o assim que ele entrar em sua caixa de mensagens. Se quiser dar uma olhada no catálogo de produtos, folhei-o por um ou dois minutos e então descarte-o ou o arquive numa pasta de referencia para ação futura. Se a próxima ação é deixar um recado na caixa postal de alguém, faça a ligação agora.

Segundo Allen, mesmo que o assunto não seja urgente, devemos nos engajar nele de uma vez. É muito mais rápido se dedicar a um item logo na primeira vez do que rastreá-lo futuramente para decidir o que fazer, daí porque a Regra dos Dois Minutos funciona como um atalho bastante eficiente. Se o assunto não for importante o suficiente para demandar uma ação, descarte-o de uma vez. Se for e se você pretende se envolver nele algum dia, o fator eficiência deve ser  levado em conta.

 

Regra dos Dois Minutos GTD

O hábito de seguir a Regra dos Dois Minutos gera um drástico aumento na produtividade, afirma o autor, que conta em seu livro a história de um vice-presidente de uma organização a quem prestou consultoria e que descobriu que seguir a regra lhe havia rendido uma hora de tempo livre por dia.

Ele costumava receber cerca de 300 e-mail diariamente e se concentrava em três atividades principais. Muitas das mensagens eram de funcionários da própria equipe que precisavam da aprovação dele para seguirem com determinado projeto. Como não eram urgentes, ele os deixava na caixa de entrada para analisá-los “mais tarde”, gerando um acumulo de e-mails que ele só conseguia ler nos finais de semana, sacrificando o tempo que deveria ser dedicado ao lazer e á família.

Depois do treinamento com Allen, quando foram repassados os mais de 800 e-mails que se acumulavam em sua caixa de entrada, ele constatou que a maioria poderia ser descartada, muitos arquivados para referência futura e muitos outros poderiam ser respondidos em menos de dois minutos, disparando de imediato. A partir daí, nunca mais ele deixou que os e-mails se acumulassem.

A Regra dos Dois Minutos pode ser a salvação para quem tenta controlar a quantidade de e-mails em sua caixa de entrada. É bem provável que pelo menos 30% dos e-mails que demandam ação exijam menos de dois minutos para serem lidos e respondidos. Caso você queira se tornar mais eficaz durante o esclarecimento dos e-mails, coloque essas recomendações em prática e terá melhorado em muito a rapidez na resposta de suas mensagens.

Allen ressalta que a Regra de Dois Minutos é, na verdade, apenas uma orientação e não uma regra rígida. Assim, se você dedicar algum tempo a esclarecer sua caixa de entrada, fisica ou virtual(e-mails), utilize o atalho eficiente por cinco ou 10 minutos. Se quiser acabar com a pilha de itens e deixar sua mente mais tranquila, diminua o tempo para um minuto ou até mesmo 30 segundos, de modo a se engajar em tudo de forma mais rápida.

Você ficará surpreso com a quantidade de ações em que pode se engajar em dois minutos, até mesmo seus projetos mais importantes – David Allen.

É claro que nenhum projeto pode ser concluído em dois minutos. Mas em dois minutos você pode fazer a coisa mais importante em qualquer projeto, meta ou objetivo – começar, dar o primeiro passo, o que constitui um poderoso recurso contra a procrastinação.

O escritor e especialista em produtividade James Clear, ele próprio um adepto da Regra dos Dois Minutos, lembra em seu blog  que ela tem tudo a ver com o que ele considera o mais importante para a realização de uma meta ou aquisição de um bom hábito: a perseverança no processo para chegar lá e não a obsessão com o resultado final, uma vez que para realizarmos qualquer coisa, o mais importante é começar.

  • quer iniciar uma dieta mais saudável? comece comendo uma pequena fruta(dois minutos) e logo estará iniciando um processo de mudança alimentar;
  • quer adquirir o hábito da leitura? comece com a leitura de uma página de um livro (dois minutos) e logo estará lendo de um a três capítulos;
  • quer caminhar três vezes na semana? coloque o tênis ao lado da cama (dois minutos) as segundas, quartas e sextas-feiras, e inicie as suas caminhadas matinais.

David Allen recomenda, contudo, que não devemos nos tornar escravos da regra, que deve ser aplicada somente quando você estiver comprometido com novos inputs: examinando a sua caixa de entrada ou interagindo com alguém no escritório ou em casa. Mas se não decidir sobre a próxima ação assim que um assunto surgir, terá que gastar mais tempo e energia para a captura e esclarecimento, determinar e monitorar as ações, a fim de evitar que a pendência retorne para a sua cabeça.

 

 

 

Trabalhe 4 Horas por Semana

Trabalhe 4 horas por semana

 

Com esse título instigante e polêmico, o autor e empreendedor norte-americano Tim Ferris, apresenta em seu livro Trabalhe 4 horas por semana (The 4-hour workweek), um best-seller no mundo dos negócios,  os caminhos para alcançar a independência financeira, ganhar mais trabalhando menos, e realizar sonhos e objetivos, sem ter que esperar pela aposentadoria. O livro conta com muito material prático e exercícios de fixação, e constituí leitura obrigatória para qualquer empreendedor digital.

O livro é um ótimo caminho para entender como, na era da informação e dos negócios digitais, os novos modelos de negócios ampliam as perspectivas para ganhar mais trabalhando menos, o que pode soar irrealista no Brasil, que ainda atravessa um período de crise econômica e de altas taxas de desemprego.

Tim Ferris, porém, apresenta o conceito que está por trás desse estilo de vida e os passos necessários para chegar lá. O conceito gira em torno de uma nova ideia, de uma forma diferente de encarar o dinheiro, seguindo o exemplo de um grupo de pessoas denominadas Novos Ricos ou NR.

São pessoas que estão mais focadas no presente e que estão voltadas para a qualidade de vida. Os NR preferem o benefício e a experiência ao invés da simples posse de um bem material. Direcionados por sonhos e objetivos, suas metas e ações giram em torno de uma missão. São focados em produtividade – não em sacrifício.

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O processo DEAL

Através de um processo que ele chama de DEAL (Definição, Eliminação, Automação e Liberação), o autor mostra qual é o caminho para se tornar um membro dos Novos Ricos.

D – Definição

O primeiro passo é ter clareza de seus objetivos. Por que razão você trabalha? Quais são os seus sonhos? Com essas principais questões respondidas, o autor discorre sobre a importância de definir metas claras, desafiadoras mas atingíveis, qual o custo de seu sonho, e como persegui-lo.

E – Eliminação

Após definir os objetivos, é preciso eliminar tudo que não é essencial, o que tem tudo a ver com o minimalismo, movimento artístico  que busca pela essência, por expressar uma ideia com a menor quantidade de elementos possíveis.

Um dos maiores impedimentos para a produtividade é a falta de foco, o que acontece quando temos muitas coisas para fazer, mas nem todas são essenciais ou importantes e não precisam necessariamente ser feitas por nós. A ideia é trabalhar menos, mas de forma inteligente e com maior qualidade.

Comece por eliminar os chamados “ladrões de tempo”: reuniões desnecessárias, e-mails, ligações, mensagens, redes sociais, etc. Tim Ferris apresenta várias estratégias para lidar com essas questões, que vão desde verificar a sua caixa de entrada de e-mails em horários específicos, até a aprender a dizer não para as pessoas.

A – Automação

Após definir o que não é essencial e o que pode ser eliminado, o passo seguinte é automatizar tudo o que for possível, questionando-se sempre se todo trabalho que você faz precisa mesmo ser feito por você ou se pode ser automatizado ou terceirizado. Uma frase de Thoureau sintetiza muito bem essa questão.

Um homem é rico na proporção do número de coisas que pode deixar rolar sozinhas,

L – Liberação

Para, enfim, assumir o estilo de vida dos NR, o passo final é a liberação. Um dos maiores medos do homem é a liberdade. Ferris sintetiza isso na frase de George Bernard Shaw

Liberdade significa responsabilidade. É por isso que a maior parte dos homens a teme.

 

Se você pode se liberar para fazer as coisas com que sonha hoje, por que deixar para fazer isso depois de 30 anos de trabalho, ou somente quando se aposentar? O autor enfatiza esse ponto durante todo o livro, ressaltando que é preciso viver o presente, viver a vida em sua plenitude nesse momento,  e não somente ao final de nossa  existência.

Ele chama esse processo de mini-aposentadoria, quando você realiza seus sonhos em intervalos de tempo menores, e vive o estilo de vida do milionário sem ser necessariamente um milionário.

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Trabalhe 4 horas por semana é um livro indispensável para qualquer empreendedor digital, por apresentar muitas ideias de como resolver problemas de forma criativa, com foco na qualidade de vida. Embora algumas de suas ideias somente se apliquem á realidade americana (contratar serviços terceirizados em outras partes do mundo, por exemplo), a proposta do título é perfeitamente possível de ser implementada, desde que você siga a estrutura do DEAL.

Você define os seus sonhos e objetivos, elimina tudo que não é essencial, automatiza tudo que é possível, terceiriza ou delega tarefas que outros possam fazer,  e libera tempo para viver o estilo de vida com que sempre sonhou.

 

Como Fazer o Seu SWOT Pessoal

 

 

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Criada nas décadas de 60/70 pelo consultor de gestão de negócios  norte-americano Albert Humphrey e  já familiar no mundo empresarial, a análise SWOT – acrônimo em Inglês para Strenght (forças), Weaknesses (fraquezas), oportunities(oportunidades) e Threats (ameças) – é  uma poderosa ferramenta de gestão para auxiliar pessoas e organizações na identificação de seus pontos fortes e áreas que podem ser melhoradas, com vistas á tomada de decisões mais assertivas em direção ao alcance de suas metas e objetivos.

Como aplicar o SWOT

O ponto inicial é preencher os quadrantes da matriz Swot, entendido que as duas primeiras (forças e fraquezas) referem-se a características internas e pessoais, enquanto as oportunidades e ameças se localizam no ambiente externo, sobre as quais, embora fujam de seu controle, você deve  ficar atento, para desenvolver um plano de ação e adotar as alternativas adequadas a cada situação.

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1 – Forças

São os aspectos,características, capacidades e habilidades que favorecem o seu crescimento e podem ajudá-lo no atingimento de suas metas e objetivos. Para identificar suas forças, seja absolutamente honesto como você mesmo e responda sinceramente ás seguintes questões:

Quais as minhas realizações de que mais eu me orgulho?

O que para a maioria das pessoas é difícil e eu faço com facilidade?

Quais as qualidades e habilidades que possuo que me distinguem dos demais colegas de trabalho?

Quando as pessoas me procuram, em busca de algum tipo de assessoria ou aconselhamento, elas costumam buscar o quê?

O que eu gosto de fazer e faço excepcionalmente bem?

Algumas pessoas, talvez por timidez ou por serem excessivamente criticas em relação a si mesmas, têm mais facilidade de expor as suas fraquezas do que de falar de suas qualidades. Se for esse o seu caso, pergunte a seus colegas de trabalho ou recorra a seus cônjuge ou parentes mais próximos.

2 – Fraquezas

Aqui se incluem todos as aspectos que possam criar obstáculos a seu crescimento. Para identificá-los, pergunte-se:

Que tarefas você não gosta de fazer e por quê?

Que habilidades e capacitações você acha que deve desenvolver?

Você já recebeu feedback indicando pontos ou áreas de melhoria? Eles se repetiram ou são recorrentes?

Você tem vícios no trabalho (Exemplos: chegar costumeiramente atrasado em compromissos ou reuniões. atrasar a entrega de trabalhos. irritar-se com facilidade,etc)

3 – Oportunidades

Você costuma frequentar ou participar de eventos (seminários, simpósios, treinamentos, palestras, etc) relacionados á sua área de formação e atuação profissional?

Como anda o seu networking (rede de relacionamento profissional)?

Qual as perspectivas que se abrem no mercado tanto em relação á empresa em que trabalha como em relação á sua carreira e área de formação?

4 – Ameaças

Como anda a concorrência na sua área de formação ou atuação?

Qual a situação atual de seu segmento profissional?

Você possui conhecimentos e habilidades suficientes para ocupar o cargo que ocupa ou para a função  que pretende exercer?

Sua área de trabalho pode passar por um outsourcing (contratação de mão de obra terceirizada)?

Por conta dessas possíveis ameaças, quais os seus pontos fracos podem aumentar o risco?

Plano de ação

Concluído o diagnóstico, agora é partir para a elaboração e implementação de um plano de ação para reforçar os seus pontos fortes e neutralizar ou minimizar os pontos fracos, de forma a tirar proveito das oportunidades e se preparar para as ameaças.

Para isso, você pode utilizar uma técnica conhecida como 5W2H, onde:

What  – o que vai ser feito? Quais os passos e ações que serão implementados

Who – quem vai fazer? Você vai precisar de auxílio de outras pessoas?Quem?

Where – onde isso vai ser feito? No próprio local de trabalho ou você vai precisar do reforço de cursos e treinamentos?

Why – por que isso é importante para você? Quais os resultados você espera atingir e quais as consequências poderão advir se nada for feito?

When -quando isso vai ser feito? Trace um cronograma de ações e e fixe um prazo ou estimativa realista de conclusão de cada uma delas.

How – como isso vai ser feito? Identifique e descreva claramente como as ações serão implementadas.

How much – quanto vai custar não só em termos financeiros mas também de recursos físicos, humanos e materiais?

Análise do campo de forças

Outra ferramenta poderosa que pode ser utilizada no seu plano de ação é a chamada “Análise do Campo de Forças“, bastante utilizada na área de Coaching, e que permite identificar e potencializar as forças impulsionadoras e neutralizar ou reduzir as forças limitantes, conforme exemplo a seguir.

 

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O Modelo de Planejamento Natural do GTD

Planejamento Anual

“Em “A Arte de Fazer Acontecer“, versão brasileira para o livro “GTD – Getting Things Done“, o escritor e especialista em produtividade David Allen descreve o que chama de modelo de planejamento natural, constituído de cinco passos:

  • Definição de propósitos e princípios;
  • Resultados desejados;
  • Brainstorming;
  • Organização;
  • Identificação das próximas ações.

Planejando um jantar

Tomemos um exemplo simples: o planejamento de um jantar com um amigo ou casal de amigos. O que o levou a fazer isso? Apenas o desejo de saciar a fome? Socializar com amigos? Comemorar uma ocasião especial? Fechar um negócio, ou cultivar um romance?

Assim que uma dessas hipóteses se converteu em realidade, você começou a planejar. Sua intenção se transformou em propósito, o que automaticamente disparou o processo de planejamento interno. Seus princípios definiram as fronteiras de seu plano. Provavelmente você não pensou conscientemente em seus princípios ao sair para jantar, mas certamente os levou em conta ao escolher o restaurante – qualidade da comida, acessibilidade, atendimento, conveniência da localização, conforto, todos esses fatores foram levados em conta.

Definida essa etapa, você começa a pensar: a que horas devemos ir? O restaurante está aberto hoje? Será que estará cheio? Como estará o tempo? Preciso abastecer o carro? É a fase do brainstorming, ou seja das perguntas que compõem o processo criativo que ocorre quando se almeja um resultado que ainda não aconteceu.

A partir do momento em que você gerou uma quantidade suficiente de ideias, segue-se a fase da organização. Talvez o primeiro pensamento que lhe tenha ocorrido tenha sido: “Primeiro, vamos confirmar se o restaurante está aberto”, ou “Vamos  telefonar para fulano para perguntar se eles gostariam de ir conosco”.

Depois de acumular tantas ideias referentes aos resultados, sua mente automaticamente começará a classificá-las por seus componentes (subprojetos, prioridades ou sequencia de eventos). Os componentes seriam: “Precisamos tratar da logística, das pessoas e do local” As prioridades seriam: “E fundamental saber se o cliente realmente gostaria de sair para jantar”. As sequencias do evento incluiriam: “Primeiro, vamos checar se o restaurante está aberto, depois, telefonamos para os nossos amigos e, em seguida nos preparamos para sair”.

Finalmente, assumindo que você esteja mesmo comprometido em sair para o jantar, o passo seguinte é se concentrar na próxima ação em que deve se engajar para fazer o primeiro componente acontecer: “Ligar para o restaurante para saber se está aberto e fazer a reserva”.

Essas cinco fases do planejamento acontecem espontaneamente em tudo aquilo que fazemos e é como empreendemos qualquer coisa – seja um jantar, um novo produto ou uma nova empresa, Você tem a necessidade e o desejo de fazer algo acontecer; imagina o resultado; gera ideias que possam ser relevantes; enquadra-as numa estrutura e define uma atividade que gostaria de converter  em realidade. E tudo isso com naturalidade, sem muito esforço.

O planejamento natural não é necessariamente normal

Mas é assim que um Comitê de Planejamento atua? É assim que a sua equipe de TI desenvolve um projeto ou trata da instalação de um novo sistema? É assim que você organiza um casamento ou planeja determinada operação? Você definiu o proposito de um projeto e o comunicou a todos que devem saber dele? Você imaginou o sucesso e considerou as inovações resultantes? Identificou todos os componentes críticos da missão, seus principais marcos e os produtos finais?

É provável que boa parte das respostas seja “não”. As pessoas não tem a tendência de praticar nenhum componente do modelo de planejamento natural, optando pelo modelo mais “normal”, que David Allen chama de planejamento artificial, normalmente  tão irrelevante e artificial que as pessoas simplesmente não planejam e terminam por adotar um procedimento reativo.

Mas o que acontece quando não se planeja com antecedência? Em muitos casos, crise (“Não comprou os ingressos? “Pensei que você fosse cuidar disso”) . Quando a urgência se instala, o modelo de planejamento reativo passa a ser a solução. Trabalhar mais, fazer horas extras, contratar mais gente! E quem já está estressado, acaba ficando mais estressado, até que alguém tem uma ideia brilhante e conclama: “Precisamos nos organizar”. e todos começam a redesenhar os problemas e a rotulá-los.

A certa altura, percebem que apenas redesenhar e dar-lhes rótulos não ajuda em nada na resolução dos problemas. Alguém sugere: “O que precisamos é de mais criatividade! Vamos fazer um brainstorming”. Com todo mundo reunido, o chefe pergunta: “Então, alguém aqui tem uma boa ideia”?.

Quando a coisa não anda, o chefe talvez imagine que a equipe já esgotou boa parte de sua criatividade. É hora de contratar um consultor externo que, se valer o que ganha, vai começar com a pergunta mais importante: “Então, o que vocês realmente estão querendo de resultado com esse projeto”? (visão e propósito)

Implementando o planejamento natural.

Definindo propósito, princípios e  resultado desejado

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Escolha um projeto, uma meta que esteja emperrada, o que que talvez possa ser melhorada. Pense no propósito (O que eu quero atingir”?). Visualize os resultados (O que precisa acontecer para que você considere o projeto concluído? Como você quer que o seu cliente se sinta após a sua apresentação? Em que pé estaria a carreira daqui a três anos? Como seria o seu site se ele fosse programado do seu jeito? Como poderia ser diferente o seu relacionamento com o filho/a, esposo/a,  se a conversa com eles fosse bem sucedida?).

Brainstorming

 

Mindset fixo

Faça um brainstorming sobre as possíveis decisões a tomar, sem julgamentos, questionamentos ou criticas. Busque quantidade e não qualidade de ações e deixe a organização para a etapa posterior. A quantidade mantém o pensamento em expansão. Você não saberá o que é uma boa ideia até se deparar com ela. Quanto maior for o volume de ideias que você gerar, mais alternativas poderá desenvolver e confiar nas escolhas.

Organização

Feito o brainstorming, aí sim é hora de organizar as suas ideias, depois de identificar os componentes e subcomponentes do projeto, as prioridades e sequencia dos eventos. Que coisas devem acontecer para produzir o resultado desejado? Em que ordem? Qual o elemento mais importante para assegurar o sucesso do projeto?

Próximas ações

A última fase do planejamento vem com as decisões sobre alocação de recursos físicos para promover o avanço do projeto. E a pergunta essencial a ser feita é: “Qual é a próxima ação”. Responder a essa pergunta é indispensável para testar a maturidade de suas ideias sobre o projeto. Se ainda não estiver pronto para responder, é necessário que se desenvolva mais o projeto em seus níveis anteriores, observando a sequencia do planejamento  natural.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Não Diga SIM Quando quer dizer NÃO!

Dealing with interruptions

 

Quantas vezes você já disse “sim” quando a sua vontade era de fato era dizer “não”? Além da sensação de raiva e frustração que isso proporciona, esse procedimento termina se transformando num dos maiores desperdiçadores de tempo e nos mantendo reféns das coisas sem importância, em detrimento de nossos próprios desejos e prioridades.

É compreensível a necessidade de dizer sim, mesmo nas horas erradas. Afinal, todos queremos ser solícitos e agradáveis para manter nossas amizades, e receamos dizer não para evitar magoar e decepcionar as pessoas. Ocorre que, quando respondemos de forma positiva a alguma demanda cuja resposta deveria ser negativa, estamos, na realidade, terceirizando o controle de nossa própria vida – o que é grave,

A sensação de alívio que experimentamos quando resolvemos algum problema é semelhante àquela de que desfrutamos quando aprendemos a dizer “não” no momento apropriado. Essas três letras têm um poder incrível e são capazes de afastar as distrações com que nos deparamos na administração de nosso tempo e trazer de volta o controle de nossas vidas.

Como dizer “não”

Saber dizer não com polidez mas firmeza é uma arte dominada por poucos. Representa uma desafio que só será legitimo se praticado com amor, sinceridade e honestidade. Dita de forma agressiva poderá gerar problemas que poderão se estender  pela vida inteira. Quando dita de forma certa, porém, traz efeitos positivos impressionantes.

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A regra básica – e principal – é nunca diga “sim” para quem quer que seja se, intimamente, você quer dizer “não”, observando as regras a seguir:

  1. Nunca se envergonhe em dizer não. Você não precisa parecer bonzinho para os outros e se mostrar sempre disponível. Na verdade, todos temos problemas em dizer não, e quem tem essa capacidade costuma ser visto com admiração, inclusive pela pessoa que ouve a negativa. No fundo, ela própria gostaria de ter a mesma disciplina;
  2. Não faça rodeios: vá direto ao ponto, Pode até magoar, mas é a melhor alternativa. Adiar uma comunicação quando você já decidiu fazê-la só contribui para aumentar e prolongar o sofrimento. Um não, dito de forma adequada e logo no inicio do processo,poupa muito tempo e futuros aborrecimentos;
  3. Evite desculpas ou mentiras se tiver que dizer não. Se tiver uma justificativa fundamentada em fatos, você pode e deve utiliza-la, com certeza.. Mas lembre-se de que você não deve explicações aos outros nem precisa se desculpar por suas escolhas. O controle de sua vida é seu. Dê uma resposta amigável, com um sorriso, mas seja firme e evite entrar em debates ou discussões sobre as razões de suas decisões;
  4. Use a linguagem corporal para dizer não. Quando a pessoa fizer aquele convite que você não pretende aceitar, comece a torcer o nariz, contorcer a boca e franzir a testa de forma discreta antes que ela termine de falar. Esses movimentos já darão a seu interlocutor a percepção de que você não aceitará a proposta. O “não” será, assim, uma consequência natural e até esperada;
  5. Faça um acordo mental com você. A partir do momento em que decidiu que não quer algo, prometa a si mesmo que se manterá firme nessa posição. Essa pequena atitude ajuda a confirmar em seu intimo a importância de sua resposta e evita conflitos internos.
  6. Se o pedido partir de seu chefe e você não puder ou não quiser atende-lo a melhor alternativa é a negociação. Mostre-lhe que você já está cuidando de outros assuntos importantes (melhor ainda se tiverem sido solicitados por ele próprio) e deixe que ele resolva se vale a pena alterar as prioridades. Se o assunto envolver algo pessoal (uma festa, um happy-hour, ou, em casos extremos, assédio sexual), avalie a situação  e diga não da forma mais direta possível.

Não há regras para dizer “não”embora existam muitos livros que abordam o assunto. O que deve ficar claro é que o ponto de partida para um “não” é  responder com sinceridade para você mesmo os seguintes questionamentos:

 

  • Quero realmente dizer “não”?
  • Essa atividade vai me trazer algum benefício?
  • Tenho tempo disponível para isso sem comprometer meus planos?
  • Está relacionado com a minha missão ou minha identidade?

Caso a resposta a algumas dessas perguntas seja negativa, não hesite em dizer não, ou estará indo contra seus próprios princípios. A melhor forma de dizer “não” para os outros é dizer “sim” para você mesmo!

 

 

Como Fazer o Planejamento Anual

 

 

Planejamento Anual

 

A proximidade do inicio de um nova ano é o momento ideal para uma reflexão  sobre o que se espera do ano que se avizinha. Em relação ao período (anual, mensal e semanal), o planejamento anual é o que necessita de maior tempo para sua elaboração (em média, uma ou duas horas), mas é, sem dúvida, o mais estratégico de todos.

Em poucas metodologias de administração de tempo se ouve falar do planejamento anual. Geralmente, a ênfase se coloca no planejamento mensal ou diário. Mas a visão de 12 meses é que dará sentido e direção aos planejamentos de menor abrangência e às tarefas de curto prazo.

Embora as pessoas costumem fazer isso nos rituais de passagem de ano, com as chamadas “resoluções de ano novo”, que as motivam a fazer pactos, promessas e coisas desse tipo, não ha necessidade de esperar pelo primeiro dia de janeiro para iniciar o planejamento anual. Qualquer que seja o mês em que estejamos, o importante é fazer uma projeção para os 12 meses seguintes, o que pode ser efetuado a qualquer momento.

Passos para o planejamento anual

Em seu livro “A Tríade do Tempo“, Christian Barbosa, um dos maiores estudiosos e especialistas em gerenciamento e produtividade pessoal do país, sugere um roteiro para o planejamento anual, constituído dos seguintes passos:

1 – Revisar identidade

Em seu livro, Barbosa fala da importância de se escrever e revisar constantemente os nossos papéis (pessoais e profissionais), nossas quatro dimensões (física, mental, emocional e espiritual) e a nossa missão de vida, que deve refletir a essência de sua identidade. A virada de ano é um momento oportuno para essa revisão, que deve ser feita pelo menos uma vez por ano.

Ela engloba uma nova e profunda reflexão sobre todos os conceitos da identidade, permite reavaliar se os papéis continuam os mesmos, se novos surgiram ou se os antigos perderam a importância, o que nos leva a redefinir as prioridades para o novo ano e,talvez, gerar uma nova versão de nossa missão de vida.

Além da revisão, esse é o momento de definir as ações que envolvem sua identidade. Se você acha que, ao longo dos próximos 12 meses, precisa melhorar seu papel de professor, por exemplo, então defina metas ou projetos a ele relacionados: um curso de especialização, participação em congressos e seminários, uma nova pesquisa, e uma série de outras ações. Se quiser melhorar a sua saúde física, você pode definir que se vai se matricular numa academia, fazer uma  dieta, mudar o tipo de alimentação, ou agendar uma visita ao médico.

Durante esse passo, é importante escrever seus papéis, equilibro e missão, mantendo-os em sua agenda, software ou em um quadro durante todo o ano, já que esses elementos serão utilizados em toda as outras etapas do planejamento.

2 – Definir metas conectadas

Metas Anuais

 

O que você gostaria de realizar ano que vem? Que objetivos serão priorizados nesse momento? Que novas metas devem ser estabelecidas? Essa é a oportunidade de transformar as promessas de ano-novo em objetivos concretos. Se a revisão de sua identidade, evidenciou a existência de novos papéis e de metas correspondentes, aproveite para colocá-las no papel.

Muitas pessoas acreditam que, em relação a metas, a fartura multiplica as possibilidades de sucesso, ou seja, quanto mais metas tiver maiores serão as possibilidades de obter aquilo que se deseja. Esse pensamento é enganoso. Quanto maior o número de metas maior a chance de dispersão e procrastinação.

Uma lista imensa de metas pode  nos fazer ficar olhando aquele montanha de sonhos e nos deixar frustrados, sem saber por onde começar. A tendência, assim, é ficar desmotivado, com a sensação de que as metas são inatingíveis,  e levar á conclusão errônea de que traçar metas não serve para nada.

Por isso, o autor sugere a aplicação do que chama de regra 8x4x2, que consiste em ter no máximo 8 metas para trabalhar ao longo do ano, e, dentre essas, separar 4 para serem realizadas num mês, e 2 para serem executadas durante a semana. Na fase do planejamento mensal, você deve selecionar quatro dessas metas para serem realizadas no mês que se inicia. Nesse ponto, é importante revê-las em profundidade, refinando e calibrando o seu foco.

Reveja os passos intermediários e verifique se há algo que precisa ser modificado. Defina bem esses passos, observando, principalmente, se a meta ainda é relevante e motivadora para você, não tendo receio de descartá-la se tiver perdido a importância que você atribuiu a ela  na fase inicial de seu planejamento. Se isso acontecer, simplesmente apague-a da sua lista e coloque outra no lugar. Afinal, a meta é sua!

3 – Criação de janelas temporais

Ao longo do ano existem períodos em que você estará dedicado a uma atividade importante, nos quais não poderão ser programadas atividades concorrentes. Esses períodos são denominados de janelas temporais. Essas janelas deverão ser utilizadas para os cursos que pretende realizar, para as férias, para a prática de algum tipo de esporte, para reflexão, ou tarefas de planejamento.

Essas janelas devem ser respeitadas quando fazemos o planejamento dos períodos de menor abrangência, e, por não observá-las, muita gente termina ficando sem férias, negligenciando o tratamento de saúde, descumprindo os compromissos assumidos com os filhos e a família, e assim por diante.

As janelas também servem para reservar datas especiais no ano (aniversários de casamento e de membros da família, reuniões mensais com a sua equipe,etc). Quando planejamos essas janelas com antecedência enquanto nossa agenda está vazia, nosso comprometimento para cumprí-las é ampliado.

A ideia não é lotar a agenda com janelas temporais, mas fazer uma previsão em sua agenda de  eventos especiais, de grande importância. Caso você utilize um software, fica mais fácil reservar essas datas. Com um ou dois comandos, você distribui as janelas e datas especiais que queira reservar ao longo do ano. Se preferir uma agenda de papel, utilize um formulário de planejamento anual, faça a previsão de suas janelas e, depois, transfira-as para a agenda.

O valor da ameixa seca bem planejada

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O navegador Amyr Klink, que realizou a façanha de atravessar o Oceano Atlântico (da África para o Brasil) em um pequeno barco, conta em seu livro Gestão de Sonhos – Riscos e Oportunidades uma história bem interessante, na qual  retrata a importância do planejamento.

Amyr conta que é atendido por uma nutricionista chamada Takako, responsável pela alimentação que o provê em suas aventuras. Na preparação para uma viagem, ele abriu um pacotinho de ameixas secas e, percebendo  que havia apenas três, pediu a ela que colocasse um punhado de ameixas em cada saquinho.

Tanako respondeu perguntando se ela sabia que cada ameixa seca pesava, em média, 10 gramas, e que eram 98 mil saquinhos de ameixa para as 169 semanas de viagem. Impressionado com a precisão de detalhes, Amyr se deu conta de que se ela colocasse uma ameixa a mais em cada saquinho, o peso extra poderia afundar o barco!

Essa historinha nos leva a refletir sobre a importância do planejamento que, á primeira vista, pode parecer algo mecânico ou complicado demais. Com o tempo, porém, ele se torna algo transparente, natural, e absolutamente necessário. Assim que se descobre as vantagens e benefícios de um planejamento e  se passa a experimentar a sensação de ter uma vida organizada, torna-se  quase impossível deixa de fazê-lo.

Tem muita gente cujo barco está afundando de tanto estresse e precisa ficar em cima dele. Que tal parar um pouco e se planejar? Há várias maneiras de dar uma pausa na correria. A ioga ensina a importância de se respirar na posição correta. Essa combinação entre a respiração e a postura contribui para que se mantenha a concentração e o equilíbrio do corpo.

O planejamento é a sua respiração. Quanto mais coisas você tiver para fazer,mais você precisa respirar e planejar.

Não deixe ser barco afundar por causa de uma simples ameixa!