A diferença entre metas,projetos e tarefas

Você tem de refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas, para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa – Alvin Toffler

Em nosso dia-a-dia, seja na vida pessoal, seja no âmbito profissional, estamos constantemente envolvidos em projetos, muitas vezes sem nos darmos conta disso. Na definição do PMBOK, um documento do Project Management Institute(PMI), que visa a melhores práticas, padrões e referências para gestão de projetos, um projeto é “um empreendimento temporário, com o objetivo de criar um produto ou serviço único”.

Assim, segundo essa metodologia, um projeto é um conjunto de duas ou mais ações e recursos necessários para concluir uma tarefa não rotineira, com prazo e escopo definido. Definição semelhante é dada por David Allen, criador do projeto GTD  e autor do livro com o mesmo nome, que no Brasil recebeu o título de “Fazendo as Coisas Acontecerem“. Para Allen, projeto é tudo aquilo para o qual se concebe um resultado desejado e exige mais de um passo ou tarefa para a sua conclusão, independentemente da natureza do assunto,seja ele pessoal ou profissional.

É importante distinguir a diferença entre metas e projetos. Metas são sonhos, objetivos de vida relevantes, desafiadores e conectados com a sua realidade, com seus valores e missão de vida. Projetos têm menos relevância, o desafio pessoal é menor ou até inexistente, já que as condições para a sua realização já estão presentes ou podem ser facilmente alcançadas. Em suma: uma meta é algo que se pretende alcançar; projeto é aquilo que se pretende ou deve concluir.

Um projeto é composto pela descrição ou pela imagem do produto ou serviço que se materializará como consequência da sua implementação. Ele deve prever todas as etapas e ações necessárias para a sua execução, definir as pessoas responsáveis por cada um desses passos e estabelecer os prazos para cada etapa. Se entre essas etapas houver alguma mais longa ou complexa, talvez seja o caso de elaborar um projeto especifico para ela, principio que deve ser adotada até mesmo para as tarefas de maior duração.

Muitas pessoas procrastinam ou adiam indefinidade a conclusão de projetos simplesmente porque os confundem com tarefas do dia-a-dia; Se você colocar esse projeto na sua agenda ou lista de afazeres(to do list), sem desdobrá-lo em passos menores, provavelmente vai se sentir desmotivado ou até perder a vontade e disposição para executá-lo, achando que ele nunca terá fim.

Tome-se, por exemplo, a tarefa de elaboração de um plano de negócios ou de marketing para a criação de uma empresa. Se ela for colocada numa lista de tarefas é bem provável que nunca saia do lugar. Um plano de negócios não é simplesmente uma tarefa, mas um conjunto de pequenas tarefas que incluem a definição de metas e estratégias, a pesquisa sobre a concorrência, o desenvolvimento de pesquisas de mercado, o detalhamento do produto ou serviço, as projeções financeiras – e assim por diante.

A partir do momento em que se prioriza uma tarefa integrante de um projeto, ela passa a ter menor duração e pode ser executada sob seu controle conforme a sua motivação. Na realidade, como diz David Allen em seu livro citado, nós não executamos um projeto: o que fazemos são pequenas ações que levam á conclusão de um projeto. Para tanto, é fundamental que se diferencie um projeto de uma meta, conforme mencionado anteriormente.

 

Por exemplo, desenvolver um plano financeiro de investimento é um projeto, já que envolve uma série de tarefas. Admitindo que  conhece e gosta de finanças e que você (e se for o caso, a sua equipe) tem conhecimentos suficientes para levá-lo adiante, o único desafio nesse caso é definir os passos que levarão ao resultado desejado e alocar o tempo necessários para cada um deles.

Por outro lado, se você recebe a atribuição de reduzir, digamos em 10%, os custos do departamento de marketing de sua empresa, isso pode ser visto como algo importante para a sua carreira e valorização profissional, ou pode ser uma necessidade premente de sua empresa. Nesses casos, estamos claramente diante de uma meta, não um projeto, pelos desafios e sentimento de realização envolvidos na obtenção do resultado desejado, o que implica criar condições para levar a tais resultados.

Assim, pense um pouco nas atividades que você precisa fazer. Quais delas são grandes e mais complexas para se tornarem projetos? Se for o caso, determine o resultado desejado, desdobre o projeto em pequenas ações concretas, identifique qual a primeira delas e siga em frente.